Авансовый отчет в 1с 8.3 бухгалтерия бюджет. Авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием . Работник должен отчитаться о совершенных тратах в положенный срок именно таким образом.

Образец заполнения авансового отчета 2019 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Кто может стать подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Бланк отчета по унифицированной форме № АО-1

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

• информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
• о работнике, получившем авансирование;
• величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
• фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок придется оформлять новый бланк.

Пошаговая инструкция

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

• краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
• реквизиты отчета — его номер и дата;
• далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
• фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
• назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

• общая сумма;
• денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
• остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.

После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Отдельный вопрос — отчеты индивидуальных предпринимателей и сроки их подачи. Например, если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Однако стоит помнить, что вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если же ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Согласно Указаниям 3210-У, отчетность можно формировать и в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

• подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса, далее на него выписывается расходный кассовый ордер;
• подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
• формируется авансовый отчет;
• данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Таким образом, наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетов по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов, и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета согласно срокам их исполнения.

При выдаче подотчетных денежных сумм на предприятии работнику возникает необходимость в составлении авансового отчета.

Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2019 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур.

Обязанность подотчетного работника – представить в установленные сроки отчет и документы, что могут обосновать понесенные расходы.

Но при подготовке такой отчетности стоит придерживаться четких правил, что устанавливаются не только законодательством России, но и руководителем компании посредством утверждения локальных документов.

Общие моменты

Авансовый отчет – один из документов, составляемых на предприятии, при подготовке которого стоит придерживаться законов.

Разберемся, в каких нормативных документах дано определение и на какие положения законодательства необходимо опираться бухгалтерам и подотчетным сотрудникам фирмы.

Что это такое?

Под авансовым отчетом понимают тип бухгалтерского документа, что необходим для отчета сотрудника компании о расходовании денег на приобретение товара, услуг, работ.

Такой документ должен предоставляться бухгалтеру вместе с документацией, что подтвердит обоснованность понесенных затрат.

Авансовые же суммы могут выдаваться только при издании , в котором есть перечень подотчетных лиц, отражены сроки, цели, на которые могут выдаваться деньги, их размер.

Назначение документа

С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.

Как правильно заполнять авансовый отчет?

Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией. Передается заполненный бланк сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.

Все оставшиеся средства подотчетный сотрудник должен вернуть в кассу компании по в соответствии с утвержденными правилами.

Сумма сверх предусмотренного лимита выдается по . На базе авансовых отчетов списывают деньги, выданные подотчет.

Унифицированная новая форма бланка (АО-1)

Используют регламентированную форму первичной учетной документации АО-1 (ОКУД 0302001), что принята правительством (в соответствии с ).

Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.

После утверждения составленного бланка авансового отчета, бухгалтер его списывает и проводит в бухучете.

При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.

Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.

Сдачи в бухгалтерию

Лицо, что получило подотчетные деньги, должно в течение 3 дней после окончания сроков, которые они выданы, подать отчет. Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.

Такие особенности рассмотрены в п. 11 правил ведения всех кассовых операций в России, что были принят .

Подается отчет:

Хранение в организации

Период, в течение которого авансовые отчеты будут храниться, установлен законодательством Российской Федерации.

Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:

• налоговые (при расчете налоговых платежей);
• бухгалтерские.

Сроки оговариваются в таких положениях:

Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.

При смене руководства документы должны передаваться в соответствии с правилами, прописанными в локальных документах предприятия ().

Основным источником является , где указано, что отчет должен храниться не менее 5 лет (подпункт 4 п. 4 второго раздела).

Наличие документов, подтверждающих расходы

Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:

• документ, что подтвердит направление работника в ;
• в фирмы.

После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.

Если такой сотрудник будет тратить выданные средства, он должен собраться справки, что подтвердят расходы.

	Он не считается разновидностью первичной документации, но налоговые работники при проведении проверок могут его затребовать, поскольку им подтверждается фактическая оплата. На чеках должна стоять четкая печать, все сведения должны быть читаемыми. Если такой документ не будет представлен, затраты можно принимать при наличии других справок. То есть, допускается предоставление авансового отчета без кассового чека в 2019 году
Бланк строгой отчетности	При проверке такого документа будет проверяться, правильно ли он составлен и использована ли установленная форма. На нем должны отражаться такие данные: наименование, серия и номер бланка; название фирмы, ФИО индивидуального предпринимателя; месторасположение юрлица; услуга; цена; оплата; даты; должность лица, который выдал документ и т. д.
	Которые не имеет унифицированной формы. Как оформить по чекам израсходование сумм? В обязательном порядке нужно отражать такие сведения: название документа; дату, когда документ составляется; название фирмы; хозоперация; суммы; данные о составившем чек лице; подпись. Указание номера и печати не обязательное требование
Накладные
	—
Чеки кассовой техники	—
Платежные документы	По приходным кассовым ордерам

После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.

Если сотрудник расходует больше денег, причем не оправданно, излишняя сумма из авансового отчета вычитается из прибыли такого работника.

Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.

Часто задаваемые вопросы

Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.

К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.

Как сделать АО на хозяйственные нужды?

К примеру, работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды в кассе. Он ставит подпись в .

После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?

Но для получения суммы подотчет все работники должны написать заявление, в котором отражаются такие данные:

• размер суммы;
• период, на который получаются средства;
• дата;
• подписи руководства.

Раньше директор проставлял на каждом сумму и сроки. В 2019 году такие сведения можно набирать на персональном компьютере.

От руководителя требуется только поставить подпись. Образец заявления:

Если работник не отчитается по средствам, что были выданы подотчет ранее, он не имеет права получить другую сумму.

Право производить перечисления на расчетные счета подотчетных средств появилось после утверждения .

Для перечисления на карту нужно:

1. Поставить отметку в бухгалтерской документации отметку о том, что наличность из кассы перечислена на карточку работника.
2. Получить от сотрудника заявление с такой же отметкой и реквизитами счета.
3. должно содержать отметку о том, что средства являются подотчетными.
4. В учетной политике бухгалтерии разрабатывается и закрепляется бланк авансовых отчетов, где будет пункт для отражения денег, что перечисляются на карточку.
5. Попросить работника сохранить слип после того, как будет производиться оплата.

Наличные средства теперь также должны отражаться в налоговом и бухгалтерском учете:

Допускается отражение подотчетных денег, что перечислены на корпоративные карты. Пишется заявление в свободной форме, руководителем издается приказ.

Помните, что не нужно списывать подотчетные суммы по налогу на прибыль до тех пор, пока работником не будет представлено авансовый отчет со всеми необходимыми документами.

Не стоит также начислять страховые взносы и удерживать налог на доход физического лица. Может включаться НДС в авиабилетах. В остальном же просто следуйте простым правилам.

». Он фиксирует операции по взаиморасчетам с подотчетными лицами (сотрудниками), операции поступления через таких лиц на склад организации ТМЦ, МБП, ОС, прочих материальных и нематериальных активов в национальной валюте.

Сотрудник получает авансом деньги из кассы на хозяйственные, операционные, командировочные расходы. Оформляется выдача денег из кассы РКО.

Отчет по авансам в 1С 8 2 показывает целенаправленное использование денег, которые получил сотрудник. К авансовому отчету подкрепляют разъясняющую документацию: чеки, билеты, квитанции. Неиспользованные деньги возвращаются в кассу предприятия, формируется ПКО.

Формирование авансового отчета

1. Открыть раздел «Банк и касса», подраздел «Касса», пункт «Авансовые отчеты»;

Фото № 1. Пункт авансовый отчет:

2. Нажать на кнопку «Создать».

Фото № 2. Создание нового авансового отчета:

Порядок заполнения авансового отчета

Вверху документа (в шапке) заполняют реквизиты:

• ФИО подотчетного сотрудника, отчитывающегося за полученные деньги;
• Наименование компании. Оно выбирается автоматически, если его задали по умолчанию в настройках программы;
• Указать место, куда будут приходоваться ТМЦ через подотчетного сотрудника;
• Установить тип цен, установить валюту, ее курс к рублю, способ отражения НДС.

Документ «Авансовый отчет» состоит из 5 вкладок. Во вкладке «Аванс» добавляется документ, на основании которого выдавались деньги подотчетному сотруднику. По умолчанию стоят два вида документов «Выдача наличных» и «Списание с расчетного счета».

Фото № 3. Документ, по которому выданы денежные средства:

Если средства выдавались в наличном виде, тогда надо выбрать «Выдача наличных». Наличные из кассы выдаются на основании РКО. В разделе «Выдача наличных» создать новый РКО на сумму выдачи денег подотчетному сотруднику или выбрать уже существующий РКО.

Когда РКО (Выдача наличных) создается из «Авансового отчета», тогда в документе автоматом подтягивается вид операции, получатель, счет учета и организация. Сумму, статью ДДС пользователь проставляет вручную. После проведения РКО, в закладке «Аванс» авансового отчета надо выбрать этот РКО. Тогда в Авансовом отчете автоматом отобразится его сумма и валюта.

Фото № 5. Заполнение вкладки Аванс в 1С 8 2:

На выделенный аванс в 20 тыс. руб. была приобретена аудио техника. Этот факт отображается в закладке «Товары»:

• Вписывается вид документа, в данном случае товарный чек, его номер, дата;
• Выбирается номенклатура;
• Кол-во товара;
• Цена без НДС, с НДС;
• Наименование поставщика;
• Ставится галочка на «Счет-фактура предъявлена» — если она действительно предъявлена, ее номер, дата.

Фото № 6. Заполнение вкладки Товары:

Во вкладке «Оплата» отображается сумма выданных денег в 1С 8 2 под аванс в счет предстоящей поставки или выплаченная наперед сумма поставщику за купленные ТМЦ. В закладке указывается вид документа (расхода), его дата, номер, наименование поставщика, договор с ним, содержание операции и ее сумма вписываются вручную, счета расчетов проставляются автоматически.

Фото № 7. Заполнение вкладки Возвратная тара:

Вкладка «Возвратная тара» отображает информацию о возвращенной таре от поставщика, например, поддоны.

Фото № 8. Заполнение вкладки Оплата:

Во вкладке «Прочее» отражаются расходы на командировку: стоимость гостиницы, суточные, цена билета, расход на топливо, питание и т.д. В табличной части закладки указывается:

• Наименование, номер, дата документа (расхода);
• Расшифровывается содержание расхода;
• Ставится сумма с НДС и без;
• Вписывают поставщика;
• Автоматически ставится счет затрат;
• Вручную указывают была ли предъявлена подотчетному сотруднику счет-фактура от поставщика на данный расход.

Фото № 9. Заполнение вкладки «Прочее»:

Полученные счета-фактуры от поставщиков товаров, услуг в 1С 8 2 формируются и проводятся автоматом на основании проведенного авансового отчета. Их можно увидеть в разделе Покупка – подразделе НДС – пункт Реестр счетов-фактур полученных.

Фото № 10. Реестр счетов-фактур полученных:

Сохранение аванса в 1С 8 2

Когда все вкладки в авансовом отчете будут правильно заполнены, согласно расходным документам, его можно проводить и сохранять с помощью кнопки «Провести и закрыть». При проведении документа «Авансовый отчет» сформируется определенный набор бухгалтерских проводок, который будет отражать факт расходования денег подотчетным лицом или приходования через него ТМЦ, прочих объектов, услуг.

Внизу авансового отчета отражен полученный аванс, сумма расходования и конечный остаток.

Фото № 11. Сумма аванса:

Остаток от аванса составил 4100, 18 руб. Его надо приходовать в кассу. Чтобы это сделать нужно в авансовом отчете выбрать «Создать на основании» — «Поступление наличных». Сформируется ПКО на 4100,18 руб. Все данные в нем заполнятся автоматически, вручную нужно будет внести статью движения денежных средств – Возврат подотчетных сумм.

Сформировать проводки, движения документа можно из самого авансового отчета, стоит нажать на кнопку Дт/Кт. Станут видны все проведенные суммы по Дт, Кт, расшифрованы субконто счетов.

Фото № 12. Движение документа «Авансовый отчет»:

Распечатать авансовый отчет можно из самого документа, нажав на «Печать» — «Авансовый отчет АО — 1».

Фото № 13. Печатная форма авансового отчета:

Аналогично можно распечатать документ «Приходный ордер М – 4», в котором отображаются оприходованные ТМЦ.

Почему в 1С 8 2 не зачитываются авансы?

Существуют следующие причины, почему в 1С не зачитываются авансы:

1. Неверный выбор договоров при создании авансового отчета, например, оплату провели по одному договору, а отгрузка прошла по другому. Нужно перевыбрать корректный договор и перепровести авансовый отчет;
2. Неправильно проставлены счета учета по авансам;
3. Авансы могут не зачитываться из-за разницы во времени и датах в формируемых документах, из-за сохранения или перепроведения документов «задним» числом. Тогда по одному и тому же контрагенту, сделке образуется кредитовый и дебетовый остаток;
4. Аванс может не зачитаться, если оплату провели после отгрузки, но поставили тип платежа «Аванс».

Фото № 14. Карточка счета 71:

Проверить правильность зачтенных авансов можно с помощью оборотно — сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за отчетный период. Через нее открыть карточку счета 71 и проверить все движения средств по подотчетному лицу, учет НДС и ТМЦ.

В описанном выше примере все суммы аванса зачлись, оборот по дебету на начало равняется 1000 руб. и на конец периода равен 1000 руб., все остальные суммы учтены на соответствующих счетах.

Одной из наиболее распространенной работы бухгалтера в хозяйственной деятельности любой организации является оформление авансовых отчетов. Большая часть расчетов, которые совершаются через наличку, оформляются авансовыми отчетами, а это и расходы на командировку, и другие закупки по хозяйству.

Также под отчет сотруднику организации выдается наличка из кассы (или же составляющие денежную ценность документы, к примеру, авиабилеты). Оформляется всё это расходным кассовым ордером или таким документом, как «Выдача денежных документов». Сотрудник отчитывается по расходам после совершения их, предоставляя документы в бухгалтерию, которые будут подтверждать произведенные расходы, а также заполняет авансовый отчет для проведения конечных расчетов.

Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет» на примере 1С Бухгалтерия редакция 3.0

Если у Вас для работы уже установлена программа 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0, то ничего страшного - документ «Авансовый отчет» почти идентичен в этих редакциях. Хотя есть некая разница в интерфейсе программ, но найти документ в меню можно.

Стоит успокоиться тем, кто уже имел дело с переходом от предыдущих редакций 1С и начал паниковать, думая, насколько долго программисты работали, перегружая данные, как они сверяли данные старой и более новой версии бухгалтера. Ничего подобного не будет: процедура перехода на новую редакцию 3.0 будет осуществляться не сложнее чем новые обновления конфигурации. Это и есть самое обычное обновление и проходить оно будет максимально удобно и безболезненно для пользователя.

Новую редакцию 3.0 Бухгалтерии Предприятия, подписчики диска ИТС смогут получить бесплатно. Собственно, наличие подписки на диск информационно-технологического сопровождения (ИТС) является необходимым условиям получения обновлений пользователям продуктов фирмы 1С, так что никаких дополнительных затрат не влечет. Компанией 1С было выпущено руководство по ведению учета для редакции 3.0, и были обновлены методические пособия.

Найти список документов «Авансовые отчеты» Вы сможете в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, смотреть пункт «Авансовые отчеты». Нажмите по элементу «Авансовый отчет» и щелкните на кнопку «Добавить» в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты».

Рисунок 1

Кнопкой «Создать» делаем новый документ

Рисунок 2

В верхней части документа нужно указать основные реквизиты, а именно:
— склад, на который будут приходить приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
— организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
— физическое лицо — это сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (такой реквизит обязателен для заполнения).

Содержимое вкладки «Авансы» открывается по умолчанию. Предназначено оно для ввода и редактирования сведений о наличке, полученных из кассы предприятия неким подотчетным лицом. Сведения эти будут отображаться в виде списка. Для каждой позиции списка будет показан порядковый номер записи, реквизиты документа, за которыми были выданы подотчетные средства, их сумма, название валюты, а также суммы полученного и потраченного аванса в валюте документа. Для того, чтобы добавить в список новую позицию, щелкните в панели инструментов кнопку «Добавить» или же клавишу Insert. Результатом станет сформированная позиция с автоматически назначенным номером.

Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок. С начала нужно выбрать подотчетное лицо из справочника «Физические лица» или, если подотчетное лицо еще не внесено, то тогда добавить новое. После этого вставляем подотчетное лицо в документ двумя щелчками левой кнопки мыши или же кнопкой «Выбрать». На вкладке «Авансы» Вы выбираете документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора предоставляются три вида документов, а именно:

— расходный кассовый ордер;
— выдача денежных документов;
— списание с расчетного счета.

Нужно выбрать документ, которым отражается выдача, если подотчетному лицу были выданы валютные средства. Далее в открывшемся окне нужно щелчком мыши указать нужный документ (там для выбора будет предложен перечень документов, которые сформированы для подотчетника, выбранного ранее в поле Физ. лицо) и нажать кнопку «Выбрать» или клавишу Enter. Редактировать содержимое данного списка (изменять позиции или удалять их) можно используя соответствующие кнопки на инструментальной панели, их названия отображаются в форме всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

В открытом перечне документов выбираем уже созданный документ или создаем новый. Когда Вы вводите кассовый ордер по расходам из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически будет показан вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель - это выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, а также счет учета. Так что нам остается только выбрать статью передвижения денежных средств ну и указать всю сумму аванса.

Рисунок 3

После проведения документа выбираем его, потом в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически будет проставлена валюта и сумма выданного аванса.

Сделаны закупки канцтоваров на уже выданный аванс. Их приобретение необходимо отразить в закладке «Товары» (рисунок 4). Также на этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.

Рисунок 4

В закладке «Тара» нужно заполнить информацию о возвратной таре, которая получена подотчетным лицом у поставщиков (к примеру, бутылки для питьевой воды) (рисунок 5).

Рисунок 5

На закладке «Оплата» указываете информацию о наличных суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные ценности или же выданные авансом в счет их будущей поставки.

Рисунок 6

Закладка «Прочее» сделана для отражения информации о расходах в командировке (рисунок 6). Это могут быть, билеты, расходы на бензин, а также суточные. На ней нужно ввести название, дату документа (или расхода), номер ну и сумму расхода. Внизу окна, под всеми вкладками, будет находиться поле «Ответственный» и «Комментарий». В закладке «Ответственны» можно ввести имя пользователя, который отвечает за оформление текущего документа. В закладке «Комментарий» с клавиатуры вводится произвольный комментарий, относящийся к текущему авансовому отчету. Эти оба параметра не являются обязательными для заполнения.

Услуги, товары и прочие другие растраты нужно выбрать из справочника «Номенклатура». В соответствующих табличных частях документа предусмотрены такие реквизиты, как: «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые будут заполнены автоматически, если в системе сделаны настройки счета учета номенклатуры. Для настройки счетов учета номенклатуры в программе предусмотрен регистр сведений «Счета учета номенклатуры». Открыть этот регистр сведений «Счета учета номенклатуры» можно в разделе учета «Номенклатура и склад», выбрав в панели навигации такой пункт, как «Счета учета номенклатуры». Будет открыта форма списка регистра, в которой можно просмотреть все имеющиеся записи.

А если по расходам к отчету прилагается счет-фактура, то нужно взвести «СФ предъявлен», указать номер счета-фактуры и дату в соответствующих реквизитах строки, тогда при проведении авансового отчета система автоматически будет формировать документ «Счет-фактура полученный». Точно такой же механизм для формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и в закладке «Товары».

После проведения этот документ сформирует проводки (рисунок 7):

Рисунок 7

Также из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет» (рисунок 8):

Рисунок 8

На практике, когда будете заполнять документы, Вам может и не понадобиться заполнять все без исключения вкладки документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия. Вам понадобится заполнить одну или две вкладки, все зависит от того, на какие цели были потрачены валютные средства подотчетным лицом.

Так что таким вот образом в программе 1С Бухгалтерия вводятся документы типа "Авансовый отчет".

При необходимости некоторым сотрудникам могут выдаваться денежные средства на представительские или хозяйственные расходы предприятия. Получить деньги они вправе на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, если их Ф.И.О. и должность указаны в списке людей, обладающих такой возможностью.

Форма документа

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается с помощью первичного учетного документа — авансового отчета. Бланк представляет собой унифицированную форму № АО-1, одну часть которого заполняет сотрудник, вторую — бухгалтер.

Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету

Есть определенные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах.

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на израсходованную часть составляется авансовый отчет, в нем указывается сумма неизрасходованных денег — это и есть возврат подотчетных сумм по авансовому отчету.

Также нередки ситуации, когда работник сначала потратил собственные денежные средства, потом принес документы и получает возмещение. В этом случае он должен обратиться в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов. Такие расчеты бухгалтер также проводит с помощью авансового отчета. Поэтому и эту ситуацию можно отнести к возврату подотчетных сумм по авансовому отчету.

Если же сотрудник вообще не осуществил никаких расходов, он возвращает в кассу подотчетную сумму и авансовый отчет не составляет.

Необходимо помнить: если срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не был соблюден, это считается нарушением кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Теперь рассмотрим подробно порядок заполнения документа.

Заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

Итак, на лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хоз нужды предприятия. Например, ему было выдано пять тысяч рублей, а он потратил четыре тысячи. Поэтому в этой графе он указывает четыре тысячи.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Указываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

11. На оборотной стороне бланка в графах 1-6 работник должен перечислить все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные сотрудником расходы, с указанием затраченных сумм. Документы должны быть пронумерованы согласно порядку их перечисления в авансовом отчете.

Теперь о том, какую информацию работнику следует внести в соответствующие графы:

• 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
• 2 — дата составления чека;
• 3 — номер чека;
• 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
• 5 — сюда вносится сумма произведенного расхода в рублях;
• 6 — заполняется при необходимости. В ней указывается сумма произведенного расхода в иностранной валюте;
• в строке «Итого» указывается общая величина расходов.

12. После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он должен поставить в бланке свою подпись с расшифровкой. Далее необходимо документ передать в бухгалтерию. Бухгалтер проверит правильность заполнения.

Заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

13. Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок обнаружено не будет, в графе «отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

После этого бухгалтер переходит к дальнейшему заполнению бланка.

15. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику

Оборотная сторона.

16. Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны быть одинаковыми.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона авансового отчета.

Лицевая сторона.

17. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит следующие сведения:

• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• размер аванса, полученного из кассы предприятия;
• количество потраченных денежных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм;
• бухгалтерская запись — информация берется из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

19. Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию. После этого он хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока уничтожается.

Скачать образец можно на нашем сайте.