График работы 5 2 образец. Сменный график работы по ТК РФ – норма часов и порядок оформления. На какой период составляется бланк

Можно в Excel сделать график рабочих смен , выделив рабочие дни цветом ячеек и/или шрифта.
Можно выделить цветом субботы, воскресенья, праздники. Здесь показаны образцы нескольких графиков.
Как сделать с помощью формул и условного форматирования график, смотрите в статье "Табель рабочего времени в Excel".
Можно сделать горизонтальный график, с помощью разных настроек, например, табель отпусков, этапов работ, т.д. Об этом способе, смотрите в статье "Диаграмма Ганта в Excel".
Шаблон графика рабочих смен для заполнения вручную на бумаге (pdf). Блан распечатыватеся на одной странице.
Шаблон графика рабочих смен для заполнения на компьютере скачать (rar).
Здесь размещены графики смен, дежурств, которые заполняются автоматически – это небольшая программа для быстрого составления графиков смен в Excel.

Автоматический график сменности в Excel со сменой 12 часов (rar). При изменении данных всего в одной ячейке, все автоматически пересчитывается.
Автоматический график дежурств в Excel на месяц со сменой 24 часа (rar).
В Excel можно сделать программу, которая будет не только автоматически закрашивать ячейки определенных периодов, но и считать часы в этих ячейках. Например, можно сделать табель учета рабочего времени, который будет считать количество рабочих дней в месяце, дней по больничному листу, в отпуске, т.д. Подробнее о таком табеле читайте в статье "

Потребности современного общества диктуют выход за рамки стандартного рабочего дня для обеспечения максимальной эффективности предприятий и учреждений. В этой статье пойдет речь об условиях составления и введения сменного графика, о том, как вести учет рабочего времени, о тонкостях и нюансах законодательного оформления сменного режима работы.

Статьей 103 Трудового кодекса РФ приводятся понятие сменной работы и основания введения сменного графика труда. Законодатель относит к причинам введения работы по сменам следующие объективные обстоятельства:

1. Длительность производственного процесса, связанного с технологическими особенностями, при котором неизбежно превышение допустимой продолжительности ежедневного труда. Либо с острой потребностью общества в круглосуточном оказании некоторых услуг. Например: организации, оказывающие охранные услуги (ЧОП/ЧОО); круглосуточная неотложная медицинская помощь.
2. Необходимость высокоэффективной эксплуатации технического оборудования, большее количество продукции, определенных услуг. Например, круглосуточная работа магазинов и столовых.

Таким образом, посменный график труда широко применяется в разных областях: в сфере обслуживания населения, на непрерывных производствах, где задействован конвейеры, производственные линии, остановка которых экономически нецелесообразна.

Согласно трудовому законодательству график сменности – это документ, регулирующий вопросы начала и окончания работы, вид смены (дневная, ночная и т.д.), продолжительности перерывов для отдыха и питания. Сменный график представляет собой работу в 2, 3 или 4 смены.

Составляем график сменности

Для корректного составления графика сменности необходимо учесть его базовые составляющие:

1. учетный период, используемый работодателем и обеспечивающий баланс рабочего времени;
2. длительность труда, которая должна быть обеспечена графиком сменности;
3. порядок перехода трудящихся лиц с одной смены к работе в другой;
4. действия работника при неявке сменщика.

Законодательно типовая форма графика сменности не закреплена. Работодатель наделен правом прописать основные условия документа в произвольной форме. Тем не менее работодателю вменена обязанность учитывать нижеприведенные правила:

• согласно ч. 2 ст. 91, ч. 2 ст. 104 ТК РФ длительность рабочего времени не должна превышать нормального числа рабочих часов, установленного трудовым законодательством;
• в соответствии со ст. 94 ТК РФ продолжительность ежедневной работы (смены) для отдельных категорий работников не должна превышать установленный законодательством предел;
• согласно ч. 1 ст. 95 ТК РФ длительность рабочей смены, непосредственно предшествующей нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час;
• в соответствии с ч. 2 ст. 96 ТК РФ продолжительность смены в ночное время сокращается на один час без последующей отработки;
• согласно ч. 5 ст. 103 ТК РФ работа в течение двух смен подряд запрещается;
• в соответствии со ст. 110 ТК РФ еженедельный непрерывный отдых не должен быть менее 42 часов;

Максимально допустимая длительность трудовой смены законодателем не установлена, что подтверждается письмом Роструда от 02.12.2009 № 3567-6-1. Пояснения требует ст. 94 ТК РФ, так как исключением из этого правила выступают: несовершеннолетние, инвалиды, работники с опасными или вредными условиями труда, для которых время труда в течение смены ограничено.

Образец графика сменности:

Вводим график в действие

Для введения сменного графика в действие работодатель обязан:

1. Издать приказ о введении сменного режима работы в произвольной форме. В документе следует указать должности, в отношении которых устанавливается сменный режим, сроки и процедуру введения сменной работы.
2. Согласно ч. 1 ст. 100 ТК РФ отразить условие о введении сменного режима в правилах трудового распорядка или коллективном договоре.
3. Согласно ч. 2 ст. 103 ТК РФ составить график сменности. После составления графика, его проект в соответствии со ст. 103 ТК РФ, надлежит направить в представительный орган работников для учета мнения. После проведения всех процедур, в том числе согласования, документ утверждается руководством путем издания приказа.
4. Согласно ч. 1 ст. 100, абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ прописать условие о введении сменного режима работы в трудовом договоре с сотрудником.

График сменности, согласно ст. 103 ТК РФ, является приложением к коллективному договору. Если отсутствует, график сменной деятельности разрабатывается и принимается как самостоятельный локальный нормативный акт.

В соответствии со ст. 103 ТК РФ графики сменности доводятся до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие. Особое внимание необходимо обратить на дату утверждения и даты ознакомления сотрудников с графиком, поскольку законодательство о труде стоит на защите прав работника на своевременное информирование об .

Приказ о введении сменного графика:

График сменной деятельности на месяц должен быть утвержден и доведен до сведения работников раньше, чем за один месяц до начала месяца работы. Это требование сложно реализовать, если на предприятии, в учреждении наблюдается перманентная текучка кадров, график сменности затруднительно ввести в действие без корректировок с учетом уволенных и только что принятых сотрудников.

У работодателя имеется широкий перечень способов уведомления работников о вводимом графике посменного труда:

• рассылка писем;
• размещение сведений на информационных стендах;
• объявление под расписку и т.д.

Норма часов при сменном графике работы по Трудовому Кодексу

Учет рабочего времени – это измерение соблюдения обязанности работника выполнять норму рабочего времени. Различают режимы:

• с поденным;
• недельным;
• суммированным учетом рабочего времени.

Суммированный подсчет

Согласно ч. 1 ст. 104 ТК РФ при этом особом режиме продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов, сам учетный период не может превышать 1 года.

Соблюсти требования действующего законодательства можно, если правильно организовать непрерывный трудовой процесс и корректно рассчитать норму рабочего времени, опираясь, в том числе на Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю». Полезным инструментом при расчете нормы часов при сменном графике работы является калькулятор рабочего времени, с уже введенными базисными значениями и величинами в программу расчета.

Введение суммированного учета неизбежно, если работники должны находятся на рабочем месте все 24 часа. При специфических графиках работы:

• 2 – 2 – 3;
• 2 через 2;
• сутки через трое;
• день – ночь – отсыпной – выходной и иных,

нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории сотрудников еженедельной продолжительности рабочего времени.

Для работающих:

• неполный рабочий день (смену);
• преимущественно во вторую смену;
• неполную рабочую неделю;
• нерабочие праздничные дни;
• выходные дни,

нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается, однако, особо учитывается оплата ночных часов при сменном графике труда, оплата сверхурочных часов, продолжительность смены в ночные часы и нерабочие праздничные дни при посменном режиме деятельности.

К работе ночью действующее законодательство, а именно статья 96 ТК РФ, относит время с 22.00 до 6.00. Каждый час трудовой деятельности, приходящийся на ночной период, должен оплачиваться в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, согласно ст. 154 ТК РФ. Минимальный размер повышения платы за работу ночью составляет 20 % часовой тарифной ставки за каждый час.

Следуя требованиям статьи 153 ТК РФ, время труда в нерабочий праздничный день должно оплачиваться согласно правилам, обозначенным трудовым законодательством. Однако, сотруднику произведут оплату в стандартном одинарном размере, если он предпочтет получить другой день отдыха за работу в нерабочий праздничный день.

При составлении посменного трудового графика выходные выпадают на разные дни недели, и не всегда приходятся на субботу или воскресенье. Поэтому если трудовая смена приходится на выходной день, то этот день считается рабочим и зарплата начисляется в одинарном размере.

При суммированном учете рабочего времени к сверхурочным работам относят:

• запланированную переработку – если часы переработки уже указаны в посменном графике, который не удалось составить в пределах нормы;
• незапланированную переработку – осуществляемую работником по инициативе работодателя, например, при неявке на рабочее место сменщика.

Отпуск при сменном графике труда предоставляется с учетом тех же требований трудового законодательства, которые применяются и к обычному режиму трудовой деятельности, т.е. согласно ст. 114 ТК РФ.

Ежедневный подсчет

Если работодатель применяет ежедневный подсчет, то определенная установленная норма труда в день не меняется и всегда одинакова, независимо от дня недели. Отработанные часы, сверх фиксированной нормы, относятся к сверхурочной работе, за них полагается денежная компенсация. Следуя требованиям статьи 100 Трудового кодекса РФ, при организации трудового процесса поденный подсчет времени устанавливается для работников, которые трудятся на условиях 5- или 6-дневной рабочей недели, с двумя или одним выходным днем соответственно. Продолжительность рабочего дня при этом равная и фиксированная. Это закреплено в правилах внутреннего трудового распорядка. За отчетный период, подлежащий учету, принимается 1 рабочий день.

Учет времени работы может быть еженедельным. При этом время ежедневной работы устанавливается и регулируется графиком смен. Еженедельный подсчет применим в отношении работы по гибкому графику. При этом графике количество рабочих часов в день непостоянное. Подсчет нормы труда при таком подходе делается ежедневно, но учет и анализ ведется еженедельно. При этом соблюдается норма труда именно за неделю, а не за одну смену. По истечении недели подсчитывается и сверхурочная работа.

Для руководителей, стремящихся повысить производительность и рентабельность бизнеса, работа со сменным графиком является оптимальным решением. Рациональность работы по сменам определяется руководством, вместе с тем внедрение в производственный процесс осуществляется при неукоснительном соблюдении требований действующего законодательства, обеспечении гарантий работников организации.

Работы довольно распространен и обусловлен особенностями деятельности предприятия. Каков его образец, как правильно составить график работы по 12 часов? В этой статье можно найти исчерпывающую информацию на данную тему.

Необходимость сменного графика на предприятии

Производство бывает нельзя останавливать, иначе это может привести к непредсказуемым обстоятельствам. Для этого необходимо устанавливать график работы сотрудников по , так как одного человека нельзя задействовать круглосуточно, иначе будут нарушены его права. Сбои в работе тоже могут привести к поломке оборудования или к невыполнению производственного задания.

Такими графиками пользуются:

• медицинские учреждения;
• подразделения пожарной охраны;
• котельные;
• железнодорожные и транспортные организации;
• авиакомпании;
• иные.

Все перечисленные службы и предприятия осуществляют свою деятельность непрерывно, а при нарушении этого цикла может случиться непредсказуемое.

Необходимость графика

График сменности — это один из важных документов, составляемый организацией. Это основание для начисления и учета рабочего времени сотрудников. Хотя основным документом он не является, но имеет силу учета.

Стоит также принять во внимание, что если работа осуществляется непрерывно, она может проверяться инспекционными органами. А отсутствие графика может стать причиной для наложения дисциплинарного взыскания.

Количество сменности напрямую зависимо от особенностей предприятия. Смен может быть организовано от одной до четырех, если это позволяют штаты. Причем работники в каждой смене могут работать от 3 до 12 часов в сутки.

Сколько человек одновременно могут работать, решается в индивидуальном порядке. Главное, чтобы при организации работы в ночное время суток не допускать, чтобы работал один человек.

Как вопрос регулируется законодательством

Положения о рабочем времени в законодательстве

В трудовом кодексе имеется информация относительно составления графика. Все расписано довольно понятно, но при этом следует уделить внимание некоторым вопросам:

1. Длительность времени в течение недели не должна превысить показатель 40 часов.
2. Должен быть обеспечен перерыв на обед, продолжительность которого должна составляет не менее 30 минут.
3. должно составлять не менее 42 часов.
4. В обязанности работодателя входит выдать задание и контролировать выполнение.
5. Если необходимо разрабатывать для каждой организационной структуры на предприятии отдельные графики работы, то продолжительность смены тоже может изменяться. Если время работы выпадает на ночь, то и смена автоматически уменьшается на час.
6. При составлении графика следует принимать во внимание нормы ТК РФ, чтобы не были нарушены права работников при выплате зарплаты и оплате больничных листов.

Многие считают, что графиком работы по сменам является время работы одни сутки через двое или трое суток, но тем не менее это совершенно не так. Некоторое количество сотрудников, осуществляющих свою деятельность в течение дня, а затем меняющих их иными трудится в режиме, существующем на предприятии, но работа в таких условиях не предполагает разработки графика.

Плата за труд

При расчете платы за труд при сменном графике не нужно придерживаться стандартных рамок. Общее количество затрачиваемых на работу часов отлично от норматива, притом часов может быть больше или меньше положенного. То есть получается как недоработка, так и переработка.

Чтобы избежать возникновения ошибок при начислениях заработной платы, необходимо проводить сверку данных с нормой относительно отработанных часов. Если обнаружится, что была допущена переработка, то нужно пересчитать часы и обязательно оформить доплату за фактически отработанное время.

При работе по графику в плата за труд производится как за обычный день, а при работе в официально установленные праздничные дни работнику выплачивается заработная плата с повышенным тарифом, как правило, в двойном размере.

Как закрепляется порядок труда

В каких документах закреплен сменный график

При необходимости ввести сменный график работы следует эти сведения отразить в нормах трудового распорядка, то есть прописать в локальном акте предприятия. При наличии в организации профсоюза стоит согласовывать данное действие с его представителями, только при получении мотивированного мнения можно ввести данное положение в действие.

В тоже необходимо указать данные о применении сменного графика.

Чтобы было все узаконено, требуется оформить трудовые соглашения с работниками и обязательно подписать обеими сторонами. В соглашениях указать количество часов и иную информацию, касающуюся графика работы по сменам.

Руководитель, как правило, поручает подготовку документа работнику отдела кадров или иному специалисту. Главное, чтобы не было возникновения вопросов по неисполнению трудового законодательства.

Как формируется сменный график

Разработанный график необходимо утвердить распорядительным документом по предприятию. В нем необходимо отразить, на какой период он действует, кто отвечает за создание, а также иные данные.

1. В левом верхнем углу прописывается наименование организации, далее слово «Приказ №»
2. По центру, ниже, слово «Приказываю»
3. После приказная часть:

«Обеспечить разработку и согласование с профсоюзом график работы к 04.12.2015 кадровику Е.А. Сюткиной

Инженеру по организации труда Е.Л. Башковой провести ознакомление с документом работников в срок 06.12.2015.

Контроль за выполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Е.В. Протопопову.»

1. Подпись руководителя.

С документом в обязательном порядке ознакомляют работников, чья деятельность связана со сменной работой, при этом дату и подпись подставить необходимо. После этого необходимо заняться подготовкой непосредственного графика. На подготовку дается 30 рабочих дней до наступления смены.

С графиком тоже должны ознакомить каждого работника под личную подпись, это и будет свидетельствовать о том, что работник согласен выполнять работы в данном режиме. После того как график будет утвержден, согласован и с ним ознакомятся все работники, он будет обязательным к исполнению документом.

График может быть подготовлен на любой временной период, это может быть указано в нормативной документации.

Замена в графике

Как замена отражается в графике

Что-либо менять в утвержденном документе нельзя, однако если существует острая необходимость, то нужно при этом соблюдать некоторые правила. Если работодатель вынужден поменять информацию в графике, то он обязательно должен получить согласие работников в письменной форме, иначе его действия будут считаться противозаконными.

Если у кого-либо из сотрудников случились непредвиденные обстоятельства, то они должны заранее написать на имя руководителя , в котором обязательно указать просьбу, причем обращение должно быть мотивированным. Сотрудники, которые работают с работником, совместно должны быть проинформированы о данном факте. Если консенсус был достигнут, то в график вносятся изменения.

Однако на практике встречаются и такие ситуации, когда работники меняются сами по себе, будучи на сменах, не извещая при этом непосредственного руководителя. Это категорически не допускается, так как могут возникнуть непредсказуемые обстоятельства:

С работником произошел несчастный случай, а он в это время не должен быть на работе, что затруднит процесс расследования, и, конечно, вина, прежде всего, будет на его руководителе, который не был в курсе дел. Возникнут трудности при подготовке табеля учета рабочего времени, а также при расчете заработной платы.

Если случай, когда работник заменил иного сотрудника по работе, не согласовав с руководством, был отмечен, то руководитель имеет полное право наложить дисциплинарное наказание, если подобные случаи встречались неоднократно, то последний может даже уволить подчиненного.

Нюансы при формировании графика

Официально утвержденной формы графика не существует, поэтому на каждом предприятии устанавливается своя форма, последняя может быть утверждена распорядительным документом. Но, главное, при составлении учитывать следующие сведения:

• коды и реквизиты организационной структуры;
• когда был подготовлен график;
• место подготовки графика;
• сам документ.

Бланк заверяется заинтересованными лицами, в том числе работодателем и руководителем подразделения, а также тем, кем он был составлен. Причем его можно заверить печатью предприятия.

Он может быть написан собственноручно либо набран на компьютере, 11 формата достаточно при оформлении.

Графики сменности, разработанные на предприятии, подлежат обязательной регистрации по делопроизводству. Когда все этапы разработки, утверждения и ознакомления пройдены, то их необходимо передать в кадровый отдел.

Обеспечивается в отдельной папке в общей подшивке. Обычно срок хранения предусматривается не более 5 лет, а после графики уничтожаются по акту.

Образец составления графика

При подготовке бланка следует выполнить разделение на три части:

1. В первой части прописывается название документа, дата составления, номер по делопроизводству, период составления. Необходимо оставить место для подписи руководителя об утверждении графика.
2. Вторая часть. Обычно используется табличная форма, то есть прописываются фамилия и инициалы работника, число, номер смены, данные о . Можно добавить табельный номер сотрудника.
3. Далее, нужно оставить место для ознакомления сотрудников для подписи, указать продолжительность рабочих смен, сколько работников трудится одновременно, а также условные обозначения для того, чтобы график можно было легко заполнять и читать.

Грамотное составление документа потребуется при начислении заработной платы и проставлении отметок в табельном учете времени.

Как создать график работы в Excel, смотрите в этом видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

График рабочего времени на 2019 год представляет собой многокомпонентный документ, информирующий о следующем:

• норме рабочего времени;
• количестве выходных и рабочих дней;
• границах и длительности рабочего дня;
• сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

ВАЖНО! В 2019 году (как и в 2018 году) работающим в режиме привычной пятидневки необходимо отработать 247 рабочих из 365 календарных дней.

Сравнивая годовой график текущего периода с предыдущим, можно отметить следующее:

• в 2019 году численность рабочих и календарных дней осталась без изменений;
• из указанных в первом пункте рабочих дней возможность законно недорабатывать 1 час позволительна 6 раз: 22 февраля, 7 марта, 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 31 декабря (в 2018 году такое было возможно 6 раз: 22 февраля, 7 марта, 28 апреля, 8 мая, 9 июня, 29 декабря);
• число выходных и праздничных дней в 2019 году составит 118 дней (как и в 2018 году).

Учетные нюансы работы в выходной день изучайте с материалами нашего сайта:

• «Можно ли учесть для прибыли оплату дня пути в командировку или из нее, если он приходится на выходной?» ;
• «Как учесть для прибыли отгул за работу в выходной?» .

Нюансы составления графика рабочего времени

Подход к составлению графиков заключается в следующем:

• определить период для составления графика (неделя, месяц, квартал, год);
• если в компании установлены для разных работников различные рабочие режимы, необходимо произвести разбивку членов трудового коллектива по применяемым режимам рабочего времени (пятидневка, шестидневка, предоставление выходных по гибким графикам и др.);
• рассчитать норму рабочего времени для каждого применяемого в компании режима;
• произвести группировку рабочего времени в сочетании с днями отдыха, учитывая законодательно установленное требование о длительности еженедельного непрерывного 42-часового отдыха (ст. 110 ТК РФ).

К примеру, в компании часть работников трудится с понедельника по пятницу в режиме 8-часового рабочего дня. При этом работу выполняют не только совершеннолетние работники, но и подростки 15-16 лет. Учитывая, что для них предусмотрена иная продолжительность рабочего дня, для данной возрастной группы необходимо рассчитать годовую норму рабочего времени следующим образом:

• уточнить законодательный норматив длительности рабочей недели для данной категории работников: не более 24 часов;
• рассчитать продолжительность рабочего дня: 24 часа в неделю / 5 рабочих дней = 4,8 часа;
• определить норму рабочего времени для данной группы работников: 247 рабочих дней × 4,8 часов - 6 часов предпраздничных недоработок = 1 179,6 часа.

Для остальных работников данной компании при работе в режиме пятидневки норма рабочего времени составит: 8 часов × 247 рабочих дней - 6 часов = 1 970 часов.

ВАЖНО! Норма рабочего времени уменьшается на суммарную длину перерывов в осуществлении трудовых функций: отпуска, больничные, донорские дни и иные подобные временные промежутки, когда работник не трудится.

Скачать образец приказа об изменении графика работы вы можете по ссылке .

Где бесплатно скачать образец графика рабочего времени

В отличие от множества форм документов кадрового учета, специального единого бланка с названием «График рабочего времени» не существует.

Компании, чей рабочий режим не зависит от особенностей работы оборудования или нюансов организации трудового процесса, не утруждают себя составлением подобных графиков, а прописывают специфику трудового режима во внутреннем локальном акте.

В каком документе отразить все параметры трудового режима, узнайте из материала «Правила внутреннего трудового распорядка - образец 2019» .

В тех компаниях, где организована круглосуточная работа или сочетания трудовых будней с днями отдыха отличаются от привычной пяти- или шестидневки, разрабатывают формат графиков самостоятельно.

Поскольку в обязанности каждого работодателя входит обязательный учет фактически отработанного сотрудниками времени, наиболее приемлемой считается форма графика, разработанная на основе табеля учета рабочего времени.

Познакомиться с таким графиком и скачать его бланк вы можете на нашем сайте.

Итоги

График рабочего времени содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

График рабочего времени в 2019 году во многом подобен аналогичным графикам предыдущих лет. Как и в 2018 году, текущий год характеризуется стандартным набором выходных/праздников (118 дней), а также рабочих и календарных дней (247 и 365 соответственно).

We"re sorry, the browser you are using is limiting the functionality of this website. To get the best experience, we recommend that you switch to an up-to-date fully supported web browser. If you feel that you have received this message in error, please contact us .

Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.

Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel. Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания.

Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.

В этой статье

Средство отбора кандидатов на вакантную должность

Специалисты по управлению персоналом должны отслеживать и держать под контролем многочисленные получаемые резюме, сопроводительные письма, заявления и сведения о лицах, претендующих на открытые вакансии. В зависимости от размера компании и текущего плана привлечения новых сотрудников, это может означать огромный объём работы. Использование средства отбора кандидатов на вакантную должность поможет вам держать ключевые сведения о кандидатах и документацию в порядке, а также обеспечить положительный опыт для кандидатов и других сотрудников, участвующих в процессе найма. С помощью этого шаблона вы можете отслеживать контактные данные кандидатов, указывать заданные им вопросы и полученные ответы телефонных интервью, добавлять текущий статус найма, комментарии, дальнейшие шаги и многое другое.

Учёт посещаемости сотрудников

Большинство компаний имеют свою собственную политику относительно графиков работы сотрудников. Например, компания может предоставлять оплачиваемые отпуска или больничные дни. В любом случае важно отслеживать график посещаемости сотрудников, так как информация о посещаемости может быть полезной при оценке эффективности работы во время проведения ежегодных оценок эффективности сотрудников. Используйте этот простой шаблон учёта посещаемости сотрудников, чтобы документировать, работал ли сотрудник или брал отпуск, отсутствовал по личным причинам или болел. Можно также добавлять вкладки для каждого месяца года и таким образом вести постоянный учёт посещаемости сотрудников.

Анализ целей и эффективности работы сотрудников

Иметь хорошо продуманный процесс рассмотрения и оценки работы ваших сотрудников важно, чтобы гарантировать отличный уровень работы вашей компании. Сотрудники должны знать, что они правильно и эффективно выполняют свои обязанности, а также, что именно они могут улучшить в своей работы. Такую оценку полезно проводить каждый год, а лучше – два раза в год. Использование шаблона анализа целей и эффективности работы персонала поможет управлять процессом такой оценки. Используйте этот шаблон для документирования результатов работы сотрудника, анализа достижения поставленных целей, оценки сотрудников менеджерами, а также для создания планов профессионального развития на будущий год.

Рабочее расписание сотрудника

Существует множество программных средств для планирования рабочего графика сотрудников, но иногда приятно иметь расписание работы сотрудника в виде простого графика. Отслеживание рабочих расписаний сотрудников гарантирует, что у вас всегда будет нужное соотношение работы и работников для каждого конкретного дня или для целой недели. Вы можете использовать этот шаблон для составления списка расписаний сотрудника в едином месте с удобным доступом, чтобы обеспечивать быстрый визуальный охват и вносить коррективы по мере необходимости.

Учёт рабочего времени сотрудника

Прошли те дни, когда сотрудники вручную вносили время начала и окончания своей работы. Вот почему наличие у вас системы учёта рабочего времени сотрудника полезно для отслеживания количества отработанных ими часов в течение недели, двух недель или целого месяца. Вы можете ссылаться на имеющиеся у вас данные учёта рабочего времени при начислении заработной платы. Кроме того, вы можете попросить сотрудников вести ежедневный журнал отработанного времени, что может быть полезным для отслеживания их повседневной деятельности. Этот шаблон учёта рабочего времени сотрудника позволит вам создать и использовать один файл для каждого из ваших сотрудников и отслеживать время, отработанное этим сотрудником в течение недели, двух недель или целого месяца. Более того, встроенные формулы позволяют быстро рассчитать общее количество часов, что упрощает процесс начисления заработной платы сотрудников.

План адаптации нового сотрудника

Количество часов, затрачиваемых на обучение новых сотрудников, тесно связано с тем, насколько успешным будет работа нового сотрудника в вашей компании. Хотя время и усилия, необходимые для обучения, могут варьироваться в зависимости от типа и размера компании, иметь план обучения нового персонала в целях обеспечения быстрого и эффективного периода адаптации, - всегда хорошая идея. С помощью шаблона расписания обучения сотрудников вы можете создавать списки учебных мероприятий, добавлять сведения о том, с кем сотрудник должен работать для выполнения каждой задачи, указывать статус каждой задачи и добавлять комментарии, полученные от нового сотрудника и его менеджера.

Рабочее расписание по месяцам

Отслеживание важных дат, таких как праздники, запланированные закрытия офиса, сроки выплаты заработной платы и других выплат, позволит вам оставаться максимально организованными. Кроме того, создав рабочее расписание по месяцам в начале года, вы будете иметь полноценное представление о том, что ожидать в течение года и сможете распланировать свои действия. В этом простом шаблоне рабочего расписания вы можете настроить отдельные вкладки для каждого месяца, указывать важные события в календаре, а также добавлять заметки, предоставляющие подробные сведения о каждом событии.

Список документов для приёма на работу

После того, как кандидат принимает предложение на работу, начинается процесс его адаптации. Количество необходимой документации, необходимой для окончательного приёма нового сотрудника в компанию может быть просто огромным. Именно поэтому использование списка документов для приёма на работу поможет убедиться, что все действия были предприняты вовремя. Применяйте этот шаблон для создания списка документов, необходимых для отслеживания процесса сбора и систематизации всех данных. Шаблон также поможет держать менеджеров по найму в курсе происходящего.

Расчётная ведомость

Предоставление сотрудникам расчётной ведомости, в электронном виде или бумажной, даёт неоспоримые преимущества как для работника, так и для работодателя. Работнику расчётная ведомость помогает отслеживать размер компенсаций и вычетов, в то время как для работодателя расчётная ведомость важна, так как выступает доказательством правильного начисления заработной платы. Используйте этот шаблон, чтобы ускорить процесс выдачи расчётных ведомостей сотрудникам и сделать учёт выплат более аккуратным. Так как шаблон содержит встроенные формулы, вам достаточно только ввести данные о ставке работника и его вычетах, после чего общая сумма к оплате будет рассчитана автоматически.

Справка о заработной плате

В зависимости от того, сколько сотрудников работает в вашей компании, оформление справок о заработной плате может быть очень трудной задачей. С помощью этого простого в использовании шаблона вы сможете быстро и без труда добавлять данные сотрудника, включая данные о его зарплате, сверхурочных часах, положенных ему льготах и т.д., для каждого периода начисления заработной платы. Кроме того, создавая вкладки для каждого периода начисления заработной платы, вы сможете сохранить обновляющуюся историю выплаты заработной платы на месяц, квартал и год.

План привлечения новых сотрудников

Привлечение новых сотрудников является одной из главных обязанностей любого отдела кадров. Поиск, проверка и найм профессионала, подходящего для вашей команды, – крайне важные действия для обеспечения успешной работы всей вашей организации. Именно поэтому наличие проработанного плана привлечения новых сотрудников даст вашему отделу кадров необходимые знания о доступных источниках, целях и типах найма. Этот шаблон плана привлечения новых сотрудников организовать весь процесс с помощью имеющихся столбцов для бюджета, целей найма, статуса и комментариев.

План переходного периода

Иногда в компании возникает необходимость перевода сотрудника с одной должности на другую или с одного проекта на другой, в зависимости от имеющихся ресурсов. Тем не менее, даже найдя нового сотрудника для первоначальной должности, скорее всего, вы не хотите потерять знания и информацию, которые накопил предыдущий сотрудник. План переходного периода при переходе сотрудника с одной должности на другую внутри компании помогает уменьшить объём утерянной информации. Используйте этот шаблон плана переходного периода, чтобы помочь сотруднику, ранее занимавшему должность, обучить и передать знания новому сотруднику. Шаблон позволяет указывать задачи, цели, предположения, даты начала, сроки выполнения и многое другое.

Расписание отпусков сотрудников

На протяжении всего года вашим сотрудникам понадобятся отпускные дни, чтобы восстановить силы и оставаться продуктивными. Однако, как же вам убедиться, что все ваши задачи продолжают выполняться, даже когда кто-то из сотрудников находится вне офиса? Используйте простой шаблон расписания отпусков, чтобы отслеживать, когда сотрудники будут находится в отпуске, сколько отпускных дней они будут брать, а также иметь под рукой подробные сведения о том, будут ли эти сотрудники доступны во время отпуска.

Рабочее расписание на неделю

Независимо от размера или направления вашего бизнеса, имея еженедельный график работы, вы сможете способствовать тому, чтобы ваши сотрудники всегда были в курсе задач на ближайшую неделю и представляли, какое количество времени необходимо для завершения каждой задачи. Составление рабочего расписания поможет вашей команде не упускать из виду важные текущие задачи и гарантирует, что работа будет завершена вовремя. Используйте шаблон рабочего расписания на неделю, чтобы указывать еженедельные задачи и систематизировать их по дням недели и времени суток.

Рабочее расписание

Создание рабочего расписания для вашей команды способствует прозрачности рабочего процесса, так как сотрудники всего в курсе происходящего. Расписание позволит вам убедиться, что у вас есть запасной вариант, когда это необходимо, и задачи продолжают выполняться. Кроме того, члены вашей команды будет знать, когда они должны работать. Кроме того, если сотрудник не может работать в определённый день из-за конфликта расписаний, он или она может быстро получить доступ к рабочему расписанию всей команды и назначить себе замену. Предлагаемый шаблон рабочего расписания упорядочивает этот процесс и всегда доступен для всей команды. Указывайте имена сотрудников для часов и дней, когда они будут работать, и создавайте непрерывную историю предыдущих недель путем добавления новой вкладки для каждой недели.

Узнайте, как работают шаблоны для отдела кадров в Smartsheet

Smartsheet представляет собой надёжный инструмент на основе электронных таблиц для совместной работы и сотрудничества. Заранее отформатированные шаблоны Smartsheet для управления персоналом позволяют быстрее создавать расписания, отслеживать прогресс, управлять документацией и систематизировать детали. Кроме того, шаблоны Smartsheet очень надёжны, поэтому с их помощью легко и просто выполнять работу и предоставлять доступ к данным всей вашей команде.

Диаграммы Ганта автоматически создаются и изменяются, когда вы вносите изменения в данные, поэтому вам не требуется выполнять особую настройку каждый раз, когда вы хотите визуально отобразить процесс выполнения задач. Вы можете легко переключаться между представлением сети, диаграммы Ганта и календаря, предоставляя доступ членам команды или внешним сотрудникам без необходимости отправлять письма по электронной почте со сложными статическими таблицами.

Мощные функции Smartsheet для совместной работы позволяют вам начинать обсуждения, прикреплять вложения, настраивать напоминания и предоставлять доступ к документам заинтересованным лицам, чтобы они могли без труда просматривать их и вносить изменения.

Найдите лучший шаблон для отдела кадров в Smartsheet

Выбор правильного шаблона для управления персоналом имеет крайне важное значение, так как именно эти шаблоны помогут вам оптимизировать процессы и гарантировать, что вы не упустите из виду ни одной детали. С помощью заранее отформатированного шаблона вы можете повторно использовать одни и те же процессы для следующего проекта, что существенно упростит планирование управления персоналом и создаст журнал предыдущих проектов.

Узнайте, как без труда использовать шаблон для отдела кадров. Попробуйте бесплатную 30-дневную версию Smartsheet.