Opis poslova tajnika u crkvi. Izrada opisa poslova tajnice voditelja. Opis poslova tajnice voditelja recepcije

Predstavljaju glavni dio uputa za obavljanje poslova za određeno radno mjesto. Osim popisa određenih preporuka koje se moraju pridržavati, takav dokument sadrži informacije o zahtjevima, pravima, području odgovornosti tajnika, kao i opće odredbe o radu. Ne treba pretpostaviti da je takav profesionalni položaj jednostavan i ne zahtijeva uzimanje u obzir određenih nijansi.

Opće odgovornosti

Prvo morate razumjeti što su klasične, objedinjene radne obveze tajnice. Ukratko, mogu se sažeti kao sljedeće obvezne preporuke:

Zahtjevi znanja

Odgovornosti zaposlenika mogu se malo razlikovati ovisno o njegovoj primarnoj specijalizaciji. No, bez obzira na to, znanje iz sljedećih područja za ovu će poziciju biti korisno i vrlo korisno:

• Osnove radnog i upravnog zakonodavstva.
• Opći standardi etike i poslovnog bontona.
• Osnove uredskog rada.
• Sigurnosne mjere opreza.
• Pravila za rad s računalima, sobama za prijem i pregovore, kao i uredskom opremom.
• Zaštita i zdravlje na radu.
• Zahtjevi za vođenje poslovne korespondencije.

Između ostalog, nemoguće je pravilno obavljati poslove tajnika bez poznavanja internih osnova poduzeća, poslovnih procedura, regulatornih dokumenata i još mnogo toga.

Odgovornosti pomoćnika upravitelja

Odgovornosti na poslu izvršni tajnik ne razlikuje se mnogo od Opći zahtjevi dano gore. Također prima i prenosi korespondenciju, kopira i arhivira dokumente, kontrolira priopćavanje naloga upravitelja odgovornim osobama, vodi potrebnu papirologiju i osigurava nabavu prioritetne robe. Između ostalog, takav stručnjak mora biti sposoban:

Poslove poslova tajnika upravitelja u pravilu mogu obavljati osobe s višom ili srednjom stručnom spremom. stručno obrazovanje. U potonjem slučaju značajna prednost je najmanje 2 godine radnog iskustva u struci.

Tajnička prava

Mora se imati na umu da ne samo da radne obveze tajnika određuju njegov rad; zaposlenik, naravno, također ima određena prava. Dakle, to uključuje mogućnost upoznavanja s radnim projektima i pravo na davanje racionalnih prijedloga u okviru opisa vašeg posla. Osim toga, prilikom utvrđivanja nedostataka u okviru svoje nadležnosti, tajnik ima pravo skrenuti pozornost upravitelja na te aspekte.

Uvjeti za poslove službenika

Radne obveze tajnika u pravilu se malo razlikuju od gore opisanih. Pritom, pomoćnik upravitelja prije svega mora podržavati aktivnosti svojih nadređenih, dok je službenik uglavnom usmjeren na papirologiju. U uputama radna aktivnost Moraju biti uključeni sljedeći aspekti:

Uvjeti za poslove tajnika suda

Puno značajnije promjene odnose se na poslove tajnice sudska sjednica. Ti su stručnjaci u pravilu izravno uključeni u vođenje i snimanje sudskih rasprava. Osim toga, pripremaju dopise, zahtjeve i druge spise, a mogu pozivati ​​i osobe koje sudjeluju u sudskim raspravama. Takav aktivni rad može obavljati osoba s višom i nepotpunom visokom stručnom spremom, bez odgovarajućeg radnog iskustva. Ovu poziciju u pravilu biraju mladići i djevojke koji žele steći iskustvo u pravosudnom polju i nastaviti svoju karijeru u području prava.

Neki mogu pomisliti da takvo radno mjesto ne zahtijeva posebna znanja i vještine, tako da će odgovarati mnogima, ali to nije sasvim točno. Što još radi sudski službenik? Njegove radne obveze uključuju:

• Poštivanje Ustava, Savezni zakoni i sve druge propise i naredbe.
• Izvršavanje uputa suca ili drugih ovlaštenih osoba.
• Interakcija s drugim zaposlenicima pravosudne strukture radi rješavanja pitanja iz nadležnosti tajnika.

Opće informacije

Poslovi tajnika-referenta, pomoćnika upravitelja i sudskih namještenika uređuju se posebnim aktom koji se naziva opis poslova. Njegova prisutnost u bilo kojoj tvrtki je obavezna, jer prema navedenom popisu pravila zaposlenik razumije koje radnje mora izvršiti, a koje ne smije. Takav se dokument razvija i sastavlja uz sudjelovanje upravljačkog tima i u obavezna sadrži pododjeljke kao što su opće odredbe, prava i obveze, područje odgovornosti, radnički odnosi unutar tvrtke, kao i potrebne aplikacije.

Opis posla tajnica

Ovaj opis poslova je izrađen i odobren na temelju ugovor o radu s Ivanovom Nataljom Vladimirovnom i u skladu s
odredbe Zakon o radu Ruska Federacija i drugi regulatorni
akti koji reguliraju radne odnose u Ruskoj Federaciji.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih rukovoditelja, prima se u radni odnos i razrješava dužnosti direktor poduzeća.
1.2. Na mjesto tajnika imenuje se osoba s višom stručnom spremom, bez predočenih uvjeta radnog iskustva, ili srednjom stručnom spremom i radnim iskustvom po specijalnosti od najmanje 2 godine.
1.3. Tajnik upravitelja odgovara izravno voditelju poduzeća.
1.4. U svom radu tajnik upravitelja rukovodi se:
regulatorni dokumenti o obavljenom poslu;
metodološki materijali koji se odnose na relevantna pitanja;
statut poduzeća;
radni propisi;
nalozi i upute direktora poduzeća (neposredni rukovoditelj);
ovaj opis posla.

1.5. Tajnica menadžera mora znati:
rezolucije, naredbe, naredbe i druge uputne materijale i propisi koji se odnose na djelatnost poduzeća i vođenje evidencije;
struktura i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima;
organizacija uredskog rada;
metode registracije i obrade dokumenata;
arhivski rad;
strojopis;
pravila korištenja portafona;
standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije;
pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima;
osnove etike i estetike;
pravila poslovna komunikacija;
osnove organizacije rada i upravljanja;
pravila rada računalne opreme;
osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
interni pravilnik o radu;
pravila i propisi zaštite na radu.
1.6. Za vrijeme odsutnosti tajnika upravitelja, njegove poslove prema utvrđenom postupku obavlja imenovani zamjenik, odgovoran za puna odgovornost za ispravno obavljanje svojih dužnosti.

2. FUNKCIJE

Tajnici upravitelja dodijeljene su sljedeće funkcije:
2.1. Obavljanje poslova na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativnim i administrativnim poslovima voditelja poduzeća.
2.2. Vođenje evidencije.
2.3. Organizacija prijema posjetitelja.

3. OBAVEZE NA POSLU

Za obavljanje poslova koji su mu dodijeljeni, tajnik čelnika poduzeća dužan je:
3.1. Obavljati rad na organizacijskoj i tehničkoj podršci administrativnim i administrativnim poslovima voditelja poduzeća.
3.2. Prihvatite korespondenciju koju upravitelj primi na razmatranje, prenesite je u skladu s donesenom odlukom strukturne jedinice ili određene izvođače za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora.
3.3. Obavljati uredske poslove, obavljati različite radnje korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.
3.4. Prihvatite dokumente i osobne izjave na potpis od strane voditelja poduzeća.
3.5. Pripremite dokumente i materijale potrebne za rad upravitelja.
3.6. Nadzirati pravovremeni pregled i podnošenje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane strukturnih jedinica i određenih izvršitelja, provjeravati ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju voditelju na potpis, te osigurati njihovu kvalitetnu uređivanje.
3.7. Organizirati telefonski razgovori voditelja, evidentirati primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznati ga s njihovim sadržajem, prenositi i primati informacije putem interkoma (telefaks, teleks i sl.), kao i telefonske poruke, pravodobno mu dostavljati informacije primljene komunikacijskim kanalima.
3.8. U ime upravitelja sastavlja dopise, zahtjeve, druge dokumente i priprema odgovore autorima dopisa.
3.9. Obavljati poslove na pripremi sastanaka i konferencija koje održava upravitelj (skup potrebne materijale, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vođenje i sastavljanje zapisnika sastanaka i sastanaka.
3.10. Pratiti izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa voditelja poduzeća, uzetih pod kontrolu.
3.11. Održavati kontrolnu i registracijsku datoteku.
3.12. Pružiti radno mjesto rukovoditelja potrebnim sredstvima organizacijske opreme, uredskim materijalom, stvoriti uvjete pogodne za njegov učinkovit rad.
3.13. Ispisati, prema uputama upravitelja, službene materijale potrebne za njegov rad ili unijeti aktualne podatke u banku podataka.
3.14. Organizirajte prijem posjetitelja, omogućite promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
3.15. Formirati spise prema odobrenoj nomenklaturi, osigurati njihovu sigurnost i predati ih arhivu u utvrđenom roku.
3.16. Kopirajte dokumente na osobnoj kopirnoj mašini.

Tajnik ima pravo:
4.1. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave poduzeća u vezi s njegovim aktivnostima.
4.2. Podnijeti prijedloge za unaprjeđenje rada u vezi s odgovornostima predviđenim ovim uputama na razmatranje upravi.
4.3. Primati od voditelja strukturnih odjela, stručnjaka informacije i dokumente potrebne za obavljanje njihovih radnih zadataka.
4.4. Zahtijevati od uprave poduzeća pomoć u obavljanju službenih dužnosti i prava.

5. ODGOVORNOST

Tajnik je odgovoran:

5.1. Za neizvršavanje (nepravilno obavljanje) poslova iz ovog opisa poslova, u granicama utvrđenim važećim propisima o radu.
5.2. Za prekršaje počinjene u obavljanju djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.
5.3. Za nanošenje materijalne štete - u granicama utvrđenim važećim radnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom.

Pročitao sam ovaj opis posla: Datum. Potpis.

Predstavljamo vam tipičan primjer opisa poslova tajnice menadžera, uzorak 2019. treba sadržavati sljedeće odjeljke: opći položaj, poslove zaduženja tajnika poslovođe, prava tajnice poslovodstva, odgovornost tajnice poslovodstva.

Opis poslova tajnice pročelnika pripada rubrici " Strukturne kvalifikacijske karakteristike radnih mjesta radnika zaposlenih u poduzećima, ustanovama i organizacijama".

Opis posla tajnice upravitelja trebao bi odražavati sljedeće točke:

Radne obveze tajnice voditelja

1) Odgovornosti na poslu. Obavlja poslove na organizacijskim - tehnička podrška upravni i administrativni poslovi voditelja poduzeća. Prima korespondenciju primljenu na razmatranje od strane upravitelja i prenosi je u skladu s odlukom ustrojstvenim jedinicama ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripreme odgovora. Obavlja uredske poslove, obavlja različite poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka. Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis od strane voditelja poduzeća. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad voditelja. Nadzire pravovremeni pregled i dostavljanje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane ustrojstvenih jedinica i određenih izvršitelja, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju rukovoditelju na potpis, te osigurava njihovu kvalitetnu redakciju. Organizira telefonske razgovore upravitelja, evidentira primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznaje ga s njihovim sadržajem, prenosi i prima informacije putem interfona (telefaks, teleks i dr.), kao i telefonske poruke, pravodobno ga obavještava o primljenim informacijama. putem komunikacijskih kanala. Po nalogu upravitelja sastavlja dopise, zamolbe i druge dokumente te priprema odgovore autorima dopisa. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka. Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa voditelja poduzeća, uzetih pod kontrolu. Održava kontrolnu i registracijsku datoteku. Osigurava radno mjesto rukovoditelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvara uvjete pogodne za njegov učinkovit rad. Po nalogu voditelja ispisuje službene materijale potrebne za rad ili unosi aktualne podatke u banku podataka. Organizira prijem posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika. Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, brine o njihovoj sigurnosti i predaje ih arhivu u utvrđenom roku. Kopira dokumente na osobnoj fotokopirnici.

Direktorova tajnica bi trebala znati

2) U obavljanju svojih poslova tajnik direktora mora znati: rezolucije, upute, naredbe i drugi materijali s uputama i regulatorni dokumenti koji se odnose na aktivnosti poduzeća i vođenje evidencije; struktura i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima; organizacija uredskog rada; metode registracije i obrade dokumenata; arhivski rad; strojopis; pravila korištenja portafona; standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije; pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima; osnove etike i estetike; pravila poslovne komunikacije; osnove organizacije rada i upravljanja; pravila rada računalne opreme; osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva; interni pravilnik o radu; pravila i propisi zaštite na radu.

Zahtjevi za kvalifikacije tajnice upravitelja

3) Kvalifikacijski zahtjevi. Visoka stručna sprema bez uvjeta radnog iskustva ili srednja stručna sprema i radno iskustvo po specijalnosti najmanje 2 godine.

1. Opće odredbe

1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvođača.

2. Na mjesto tajnika prima se osoba koja ima višu stručnu spremu bez uvjeta radnog iskustva ili srednju stručnu spremu i radno iskustvo po specijalnosti od najmanje 2 godine.

3. Tajnika prima i razrješava ravnatelj organizacije.

4. Tajnik mora znati:

• rezolucije, upute, naredbe i druge smjernice i regulatorne dokumente koji se odnose na aktivnosti organizacije i vođenje evidencije;
• struktura i upravljanje organizacijom i njezinim odjelima;
• organizacija uredskog rada;
• metode registracije i obrade dokumenata;
• arhivski rad;
• strojopis;
• pravila korištenja portafona;
• standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije;
• pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima;
• osnove etike i estetike;
• pravila poslovne komunikacije;
• osnove organizacije rada i upravljanja;
• pravila za rad računalne opreme;
• osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
• interni pravilnik o radu;
• pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara.

5. U svom radu tajnik se rukovodi:

• zakonodavstvo Ruske Federacije,
• Povelja organizacije,
• naredbe i upute zaposlenika kojima je podređen u skladu s tim uputama,
• ovaj opis posla,
• Interni propisi o radu organizacije.

6. Tajnik odgovara izravno ravnatelju organizacije (direktor organizacije, voditelj odjela, itd.)

7. Za vrijeme odsutnosti tajnika (službeni put, godišnji odmor, bolest i sl.) njegove poslove obavlja osoba koju na propisan način odredi direktor organizacije, koja stječe odgovarajuća prava, dužnosti i odgovorna je za izvršavanje dužnosti koje su mu dodijeljene.

2. Radne obveze tajnice upravitelja

Tajnica:

1. Obavlja poslove organizacijske i tehničke potpore administrativnim i upravnim poslovima ravnatelja organizacije.

2. Prima korespondenciju primljenu na razmatranje od strane ravnatelja, prosljeđuje je sukladno donesenoj odluci strukturnim jedinicama ili određenim izvršiteljima za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora.

3. Obavlja uredske poslove, obavlja različite poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.

4. Prima dokumente i osobne izjave na potpis od strane direktora organizacije.

5. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad ravnatelja.

6. Nadzire pravovremeni pregled i dostavljanje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane ustrojstvenih jedinica i pojedinih izvršitelja, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju ravnatelju na potpis, te osigurava njihovu kvalitetnu redakciju.

7. Organizira telefonske razgovore s ravnateljem, evidentira primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznaje ga s njihovim sadržajem, prenosi i prima informacije putem interkom uređaja (telefaks, teleks i dr.), kao i telefonske poruke, ažurno priopćava svojim informacija informacija primljena komunikacijskim kanalima.

8. U ime ravnatelja sastavlja dopise, zamolbe i druge dokumente te priprema odgovore autorima dopisa.

9. Obavlja poslove na pripremi sjednica i sastanaka koje održava ravnatelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihova registracija), vođenje i sastavljanje zapisnika sa sjednica i sastanaka.

10. Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika organizacije, kao i poštivanje rokova za izvršavanje uputa i uputa ravnatelja organizacije, uzetih pod kontrolu.

11. Vodi kontrolnu i registracijsku kartoteku.

12. Osigurava radno mjesto ravnatelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvara uvjete za njegov učinkovit rad.

13. Ispisuje, po nalogu ravnatelja, službene materijale potrebne za rad ili unosi tekuće podatke u banku podataka.

14. Organizira prijem posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika.

15. Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, osigurava njihovu sigurnost i predaje ih arhivu u utvrđenom roku.

16. Kopira dokumente na osobnoj fotokopirnici.

17. Pridržava se internih propisa o radu i drugih lokalnih propisa organizacije.

18. Pridržava se internih pravila i propisa zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara.

19. Brine se za čistoću i red na svom radnom mjestu.

20. Izvršava, u okviru ugovora o radu, naloge radnika kojima je podređen u skladu s ovim uputama.

3. Prava tajnika upravitelja

Tajnik ima pravo:

1. Podnijeti prijedloge za unapređenje rada u vezi s odgovornostima predviđenim ovim naputkom na razmatranje ravnatelju organizacije.

2. Zatražiti od strukturnih odjela i zaposlenika organizacije podatke potrebne za obavljanje svojih radnih dužnosti.

3. Upoznati se s dokumentima koji definiraju njegova prava i odgovornosti za njegov položaj, kriterije za ocjenu kvalitete obavljanja službenih dužnosti.

4. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave organizacije koje se odnose na njezine aktivnosti.

5. Zahtijevati od uprave organizacije pružanje pomoći, uključujući osiguranje organizacijskih i tehničkih uvjeta i izvršenje utvrđenih dokumenata potrebnih za obavljanje službenih dužnosti.

6. Druga prava utvrđena važećim radnim zakonodavstvom.

4. Odgovornost tajnice upravitelja

Tajnik je odgovoran u sljedećim slučajevima:

1. Za nepravilno obavljanje ili neispunjavanje svojih radnih dužnosti predviđenih ovim opisom poslova - u granicama utvrđenim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

2. Za prekršaje počinjene tijekom obavljanja djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3. Za nanošenje materijalne štete organizaciji - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Opis poslova tajnice voditelja - uzorak 2019. Radne obveze tajnice ravnatelja, prava tajnika ravnatelja, odgovornost tajnika ravnatelja.

Opis posla tajnice treba predvidjeti odgovornosti koje su dodijeljene ovom zaposleniku u organizaciji (uostalom, posao tajnice nipošto nije ograničen na odgovaranje na pozive i pozdravljanje posjetitelja). Razmotrimo kako se takve upute sastavljaju i što bi trebale sadržavati.

Koje su odgovornosti tajnice upravitelja?

Treba odmah napomenuti da su tajnice različite. Dakle, u malim organizacijama tajnica upravitelja nije samo njegov osobni pomoćnik, već je zapravo i voditelj svih uredskih i administrativnih poslova. U velikim tvrtkama i vladine agencije Ne samo šef, nego i njegovi zamjenici mogu imati tajnika. To znači da odgovornosti onih koji rade na ovom radnom mjestu mogu biti vrlo različite.

CSD za zaposlenike, koji je odobrilo Ministarstvo rada Ruske Federacije 1998., unosi određenu jasnoću. Prema ovom dokumentu, tajnica upravitelja:

• bavi se tehničkom i organizacijskom potporom radu voditelja;
• obavlja uredski rad, posebno registrira korespondenciju upućenu upravitelju i prenosi dokumente izvršiteljima po njegovom nalogu;
• osigurava da se dokumenti podneseni na izvršenje pregledaju na vrijeme;
• podnosi voditelju na potpis izjave, nacrte naloga i drugu dokumentaciju;
• organizira telefonske razgovore;
• u odsutnosti upravitelja evidentira pristigle podatke i stavlja ih na uvid upravitelju;
• priprema sastanke ili sastanke, sastavlja zapisnike;
• organizira prijem posjetitelja i sl.

U svakoj pojedinoj organizaciji za tajnika mogu biti predviđene i druge odgovornosti, kako one koje predviđa CSD tako i one koje nisu u njega uključene. Konkretno, tajnici se mogu povjeriti odgovornosti voditelja ureda: opskrba ureda potrošnim materijalom, pozivanje servisera itd. U ovom slučaju CSD je samo minimum na koji se trebate usredotočiti i koji se može nadopuniti.

Izrada opisa poslova tajnice voditelja

Registracija, kao i svaki drugi dokument, mora se provesti prema pravilima uredskog rada, posebno prema GOST R 6.30-2003. Prema svojim standardima, ovaj dokument mora sadržavati:

• naziv ustanove za koju je dokument izrađen;
• naziv dokumenta (“Opis posla”);
• naznaka datuma razvoja i sastava;
• matični broj prema pravilniku upravljanje internim zapisima organizacije;
• naznaka mjesta gdje je sastavljena;
• oznaka homologacije;
• stvarni naslov i tekst uputa;
• oznaka da li ima prijava;
• napomene o internom suglasnosti dokumenta sa službama i odjelima unutar organizacije (obično se suglasnost provodi s kadrovskom službom, pravnom službom, financijskom službom, iako se, ako se ukaže potreba, u odobravanje mogu uključiti i druge službe).

Uzorak takvog opisa posla možete pronaći na našoj web stranici.

Opis poslova pomoćnika tajnika – u čemu je razlika?

U nekim organizacijama umjesto redovnog tajnika postoji mjesto pomoćnika tajnika. Zapravo, teško je jasno razlikovati ova radna mjesta, budući da pomoćnik također može pružati organizacijsku i tehničku podršku radu voditelja te obavljati druge tajničke poslove. Prema tome, ono što je rečeno o opis posla tajnice menadžera, u mnogočemu se odnosi na sličan dokument za pomoćnog tajnika.

Međutim, obično posao recenzenta podrazumijeva da je on stručnjak više razine. Pojednostavljeno, ako obična tajnica samo ispisuje dopise ili naloge ravnatelja, onda ih pomoćnik sam priprema i tek onda prosljeđuje ravnatelju na potpis.

To bi trebalo značiti da referent ne samo da poznaje uredski posao, već i da ima prilično ozbiljno razumijevanje područja u kojem poduzeće posluje. Obično, odgovornosti recenzenta dodatno uključuju:

• izbor materijala s kojima se menadžment treba upoznati;
• priprema izvješća o traženim temama;
• savjetovanje menadžmenta o pitanjima u kojima je referent stručnjak.

Referent je u pravilu dužan imati više obrazovanje i znanja strani jezici(barem engleski). Zapravo, referent je pomoćnik menadžera (ali ne i zamjenik, jer referent obično nema administrativnu moć u organizaciji).

Jer propisi Profesija pomoćnika nije regulirana, u nekim organizacijama tako se zovu obični tajnici upravitelja ili njegovi zamjenici. To dovodi do određene zabune, ali nije zabranjeno zakonom. Stoga je pri izradi uputa za tajnika-pomoćnika sasvim moguće uzeti upute obične tajnice upravitelja kao model.

Opis posla tajnice

ODOBRIO SAM
direktor tvrtke
Prezime I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Opće odredbe

1.1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvođača.
1.2. Tajnika na dužnost imenuje i razrješuje odlukom generalni direktor društva.
1.3. Tajnik izravno izvještava izvršnom direktoru/ voditelj ustrojstvene jedinice poduzeća.
1.4. Za vrijeme odsutnosti tajnika, njegova prava i dužnosti prenose se na drugog službenika, kako je objavljeno u nalogu organizacije.
1.5. Na mjesto tajnika imenuje se osoba koja ispunjava sljedeće uvjete: stručna sprema - viša, nepotpuna viša ili srednja stručna sprema, iskustvo sličan rad od šest mjeseci, poznavanje uredske opreme (fax, fotokopirni uređaj, skener, printer), Microsoft programi Office (Word, Excel).
1.6. Tajnik se u svom radu rukovodi:
- zakonodavni akti Ruske Federacije;
- statut društva, pravila o internom radu i drugi propisi društva;
- naredbe i upute uprave;
- ovaj opis posla.

2. Radne obveze tajnika

Tajnik obavlja sljedeće poslove:
2.1. Obavlja poslove organizacijske i tehničke potpore upravnim i upravnim poslovima upravitelja.
2.2. Prihvaća korespondenciju primljenu na razmatranje od strane upravitelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim jedinicama ili određenom izvođaču za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora.
2.3. Prima dokumente i osobne izjave na potpis upravitelja.
2.4. Odgovori na Telefonski pozivi, evidentira i prenosi službene informacije upravitelju, organizira telefonske razgovore voditelja.
2.5. U ime upravitelja sastavlja dopise, zahtjeve i druge dokumente.
2.6. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sastanka, dnevnom redu, njihova registracija), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka.
2.7. Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa upravitelja, uzetih pod kontrolu.
2.8. Osigurava radno mjesto rukovoditelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvara uvjete koji pogoduju učinkovitom radu rukovoditelja.
2.9. Organizira prijem posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika.
2.10. Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, brine o njihovoj sigurnosti i predaje ih arhivu u utvrđenom roku.
2.11. Organizira poslovna putovanja za upravitelja: naručuje zrakoplovne i željezničke karte, rezervira hotele.
2.12. Obavlja pojedine službene zadatke od neposrednog rukovoditelja.

3. Prava tajnika

Tajnik ima pravo:
3.1. Primati podatke, uključujući povjerljive podatke, u mjeri potrebnoj za rješavanje dodijeljenih zadataka.
3.2. Podnesite prijedloge menadžmentu za poboljšanje vašeg rada i rada tvrtke.
3.3. Zatražiti osobno ili u ime upravitelja od odjela poduzeća i drugih stručnjaka informacije i dokumente potrebne za ispunjavanje njegovih službenih dužnosti.
3.4. Zahtijeva upravljanje za stvaranje normalnim uvjetima za izvršenje službene dužnosti i sigurnost svih dokumenata nastalih kao rezultat aktivnosti tvrtke.
3.5. Donosite odluke iz svoje nadležnosti.

4. Odgovornost tajnika

Tajnik je odgovoran:
4.1. Za neizvršavanje i/ili nepravodobno, nesavjesno obavljanje službene dužnosti.
4.2. Za nepoštivanje važećih uputa, naredbi i propisa o čuvanju poslovne tajne i povjerljivih podataka.
4.3. Za povredu pravila internog rada, radna disciplina, sigurnosnim i protupožarnim propisima.