Revizija kadrovske dokumentacije samostalno. Zakazana inspekcija inspekcije rada. Lokalni propisi, knjige, dnevnici

Revizija je postupak neovisne procjene aktivnosti organizacije, sustava, procesa, projekta ili proizvoda radi identifikacije rizika i pojave konfliktnih situacija. Revizija može biti unutarnja, kada je provodi sama organizacija, i vanjska, kada se stručnjaci treće strane angažiraju na ugovornoj osnovi za procjenu aktivnosti u određenom području tvrtke. Najčešće se termin "revizija" koristi u vezi s provjerom financijska izvješća poduzeća, no postoje i druge vrste, npr. revizija ljudskih resursa. Mnogi su čuli ovu frazu, ali nemaju pojma što je bit ovog postupka. Danas ćemo posebno govoriti o reviziji kadrovske dokumentacije, reći ćemo vam zašto je to potrebno, kada i tko ga provodi.

Zašto vam je potrebna kadrovska revizija?

Recimo odmah da je revizija osoblja neobavezan događaj i ne provodi se često. Međutim, smatramo da bi takav postupak trebalo provesti za:

— priprema za inspekcijsku provjeru ispunjavanja uvjeta radnog, arhivskog, mirovinskog, migracijskog zakonodavstva i sl.;

— procjene rizika povezane s konkretna situacija(rizici koji mogu nastati tijekom inspekcijskih nadzora regulatornih tijela, prilikom razmatranja radnog spora na sudu, tijekom sindikalne kontrole i sl.);

— unapređenje profesionalizma kadrovskih stručnjaka (obuka na temelju prekršaja);

— ocjenjivanje stručnosti zaposlenika kadrovske službe;

— razvoj akcijskog plana za ispravljanje kršenja;

— optimizacija rada kadrovske službe (minimiziranje troškova, izgradnja sustava odgovornosti, nagrađivanja i sl.).

Osim toga, revizija će pomoći u procjeni i analizi stanja kadrovskih dokumenata prilikom prijenosa dokumenata tijekom reorganizacije, promjene uprave (uključujući upravu kadrovske službe), otpuštanja (prijema) zaposlenika kadrovske službe (HR).

Sami ili angažirati tvrtku treće strane?

Ponovimo da kadrovsku reviziju možete provesti sami ili se možete poslužiti uslugama trećih tvrtki, srećom ima ih dovoljno i ima se što izabrati. U isto vrijeme, revizija osoblja vrlo je odgovorna stvar, jer je izravno povezana s povjerljivim dokumentima tvrtke.

Ako planirate odabrati vanjskog revizora, važno je da uslugu pružaju kvalificirani stručnjaci koji već nekoliko godina rade u ovom području. Pitajte koliko često revizorska tvrtka pruža usluge provjere kadrovskih evidencija i postoje li među njezinim klijentima organizacije slične vašoj po vrsti djelatnosti. Ne zaboravite da usluge renomirane konzultantske tvrtke koja nudi reviziju kadrovske dokumentacije i ima profesionalce u svom sastavu ne mogu biti jeftine.

Uspjeh provođenja revizije osoblja od strane stručnjaka iz organizacije treće strane također ovisi o tome kako je tvrtka spremna za interakciju s revizorima. Stoga se najčešće prije početka revizije stvara radna skupina koja se sastoji od predstavnika tvrtke pozvane da provede reviziju i predstavnika tvrtke kupca. Sastav i broj pozvanih revizora uvelike je određen vremenskim rasporedom i opsegom posla, ali je svakako potrebno sudjelovanje pravnika i stručnjaka iz područja dokumentacijske podrške.

Ako nema želje za privlačenjem stručnjaka treće strane, a financiranje za to nije uključeno, moguće je samostalno provesti reviziju osoblja. Međutim, nakon postavljanja odgovarajućeg zadatka kadrovskom odjelu institucije, treba imati na umu da oni nisu uvijek spremni dati objektivnu procjenu trenutne situacije, jer će zapravo provjeriti njihov rad. Štoviše, zaposlenici s punim radnim vremenom mogu "zažmiriti" na neke pogreške, jer su oni ti koji će ih morati ispraviti.

Vjerujemo da je, ako je izbor napravljen u korist interne revizije, najbolje stvoriti malu strukturna podjela u tu svrhu ili komisiju u kojoj mora biti stručnjak koji razumije radno zakonodavstvo i kadrovsku evidenciju, ali nije ovisan o osobama čiji će rad provjeravati, na primjer odvjetnik.

Regulatorni okvir za provjeru kadrovske dokumentacije

Za početak, navedimo glavne propise kojih se treba pridržavati prilikom provjere kadrovske dokumentacije. Glavni su:

— Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225 „O radnim knjižicama” (zajedno s Pravilima za vođenje i čuvanje radne evidencije);

— Rezolucija Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. listopada 2003. N 69 „O odobrenju Uputa za popunjavanje radnih knjižica” (u daljnjem tekstu: Uputa za popunjavanje radnih knjižica);

— Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 5. siječnja 2004. N 1 „O odobrenju jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovu isplatu” (u daljnjem tekstu: Rezolucija N 1);

— Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. N 558 „O odobrenju Popisa standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih tijekom aktivnosti državnih tijela, tijela lokalna uprava i organizacije, s naznakom razdoblja skladištenja";

— Savezni zakon od 27. srpnja 2006. N 152-FZ „O osobnim podacima”;

— GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustavi dokumentacije. Jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za izradu dokumenata";

- Zakon o radu.

Osim toga, postoji i dovoljan broj resornih propisa koji uređuju uredsko poslovanje, postupak vođenja osobnih poslova ili uređuju druge aspekte radnih odnosa. Ove akte također je potrebno proučiti i primijeniti prilikom pregleda kadrovske dokumentacije.

Što provjeravamo?

Nećemo razmatrati kako konzultantska organizacija provodi reviziju na temelju građanskog ugovora, već ćemo se usredotočiti na internu reviziju. Redoslijed kojim se provodi ovisi o ciljevima. Možete provjeriti sva područja vođenja i obrade kadrovskih dokumenata ili samo jedno područje, npr. ugovori o radu. U svakom slučaju, prvi korak u pokretanju revizije bit će izdavanje naloga za provođenje revizije, kojim se imenuje inspektor ili formira revizijska komisija. U nalogu možete odrediti temu ogleda.

Evo primjera narudžbe.

Općinska proračunska obrazovna ustanova

"Srednja škola N 72"

Narudžba br. 42

o provođenju kadrovske revizije

Kako bismo poboljšali rad HR odjela i minimizirali rizike povezane s nepravilnim vođenjem kadrovske dokumentacije,

Naručujem:

1. Od 28. svibnja do 5. lipnja 2012. godine provesti internu kadrovsku reviziju na temu „Prijava zapošljavanja i korištenje plaćenog godišnjeg odmora“.

2. Predsjednikom revizijske komisije imenovati zamjenika ravnatelja za odgojno-obrazovni rad A.G.Volkova.

3. Uključite u proviziju:

— Zamjenik direktora za administrativne i ekonomske poslove O. L. Zolotov;

— nastavnik ruskog jezika i književnosti V. S. Paramonov;

— pravni savjetnik Lopukhov I.R.

4. Dostaviti izvješće o obavljenom nadzoru do 08.06.2012.

5. Kontrolu nad izvršenjem ove naredbe povjeriti zamjeniku ravnatelja za odgojno-obrazovni rad Volkova A.G.

Redatelj Komova /L. V. Komova/

S naredbom su upoznati:

Volkova A. G. 16.05.2012., Volkova

Zolotova O. L. 16.05.2012, Zolotova

Paramonova V. S. 16.05.2012., Paramonova

Lopukhov I. R. 16.05.2012, Lopukhov

Ako je tema revizije određena, tada voditelj odjela ljudskih resursa samo mora pripremiti potrebne dokumente. Ako se revizija provodi kada dođe do promjene u rukovodstvu kadrovske službe ili kada se slučajevi premještaju s jednog stručnjaka na drugog, potrebno je utvrditi popis dokumenata koje treba pregledati.

Zapamtite da postoji popis obveznih dokumenata koje svaka organizacija mora imati, bez obzira na pravni oblik i oblik vlasništva. Takvi dokumenti uključuju:

1. Tablica osoblja. Recimo odmah da se ovaj dokument samo spominje u Zakonu o radu, ali nema naznaka da je njegova priprema obavezna. Rješenjem broj 1 unificiran je obrazac ove isprave - T-3. Napomenimo, regulatorna tijela, bilo da je riječ o državnoj inspekciji rada, tužiteljstvu ili poreznoj upravi, to gotovo uvijek traže: struktura ustanove, fond plaća, dodaci i doplate zaposlenicima jasni su iz rasporeda.

2. Raspored godišnjih odmora. Obveznost ovog dokumenta ne dovodi se u pitanje budući da čl. 123 Zakona o radu Ruske Federacije izravno navodi da se plaćeni godišnji odmor zaposlenicima osigurava u skladu s rasporedom odmora koji je odobrio poslodavac, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenika najmanje dva tjedna prije nove godine. Oblik rasporeda T-7 također je objedinjen Rezolucijom br. 1.

3. Osobne karte - obrasci T-2 i T-2GS (MS). Moraju se voditi za svakog radnika, budući da je poslodavac dužan sa svakim upisom u radnu knjižicu upoznati radnika uz potpis u njegovu osobnu karticu - u njoj, na temelju članka 23. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica, ponavlja se upis u radnu knjižicu.

4. Osobne stvari. Obveza njihovog održavanja utvrđena je za određene kategorije radnika, a to su državni službenici, općinski namještenici, carinski službenici i dr.

Postupak vođenja osobnih dosjea državnih službenika utvrđen je Uredbom predsjednika Ruske Federacije od 30. svibnja 2005. N 609 „O odobrenju Pravilnika o osobnim podacima državnih službenika” Ruska Federacija i upravljanje njegovim osobnim poslom." Za državne službenike konstitutivnog entiteta Ruske Federacije postupak vođenja osobnog dosjea utvrđuje se propisima tog konstitutivnog entiteta. Na primjer, za zaposlenike grada Moskve to je određeno Dekretom gradonačelnika Moskve od 15. lipnja 2011. N 44-UM, a za državne službenike Sankt Peterburga - Dekretom Vlade Sankt Peterburga od lipnja 30, 2008 N 773.

5. U svakoj ustanovi mora postojati i evidencija radnog vremena (obrasci T-12, T-13) budući da čl. 91 Zakona o radu Ruske Federacije obvezuje poslodavca da vodi evidenciju o stvarnom radnom vremenu svakog zaposlenika.

Bilješka! Nekadašnji organi državna vlast, državni odjeli izvanproračunskih fondova, upravljanje teritorijalnim državnim izvanproračunskim fondovima, jedinica lokalne samouprave, proračunske institucije, tijela koja pružaju gotovinske usluge za izvršenje proračuna ruskog proračunskog sustava koristila su vremenski list u obliku 0504421, odobren Nalogom Ministarstva financija Ruske Federacije od 30. prosinca 2008. N 148n, za bilježenje radnog vremena. Međutim, zbog činjenice da je izgubio snagu od 1. siječnja 2011. (Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 1. prosinca 2010. N 157n), obrazac iz Naredbe Ministarstva financija Ruske Federacije od 15. prosinca 2010. Koristi se N 173n - 0301008, a ovo je točna kopija obrasca T-13.

6. Radne knjižice utvrđenog obrasca glavni su dokument o radna aktivnost i radno iskustvo zaposlenika. Svaki ih je poslodavac dužan održavati (osim poslodavaca - pojedinaca koji nisu samostalni poduzetnici) za svakog zaposlenika koji je kod njega radio duže od pet dana, u slučaju kada se radi za ovog poslodavca je glavni za zaposlenika (članak 66. Zakona o radu Ruske Federacije).

Radna knjižica sadrži podatke o zaposleniku, poslu koji obavlja, prenosi drugome stalni posao i o otkazu, te razlozima za otkaz ugovora o radu i podaci o nagradama za uspjeh u radu. Podaci o kaznama ne upisuju se u knjigu, osim u slučajevima kada je disciplinska kazna otkaz.

Bilješka! Provjeriti da li je imenovana osoba odgovorna za vođenje radnih knjižica i da li su sve upisane u knjigu za evidentiranje kretanja radnih knjižica i njihovih uložaka. Uz to pogledajte i upise u radne knjižice – one moraju biti napravljene temeljem naloga.

7. Ugovori o radu ili ugovori o djelu. Ugovor o radu je ugovor između poslodavca i radnika, prema kojem se poslodavac obvezuje da će radniku pravodobno i pouzdano omogućiti rad za određenu radnu funkciju, osigurati mu uvjete rada. puna veličina isplaćivati ​​plaću, a radnik se obvezuje da će osobno obavljati radnu funkciju utvrđenu ovim ugovorom i pridržavati se važećih pravilnika o radu za ovog poslodavca.

8. Narudžbe prema osoblje:

— o zapošljavanju (obrasci T-1, T-1a);

— o premještaju na drugo radno mjesto (obrasci T-5, T-5a);

— o odobravanju dopusta (obrasci T-6, T-6a);

— o upućivanju na službeni put (obrasci T-9, T-9a);

— o poticajima (obrasci T-11, T-11a);

— o otkazu (raskidu) ugovora o radu (obrasci T-8, T-8a).

Ove jedinstvene obrasce moraju koristiti sve organizacije koje djeluju na teritoriju Ruske Federacije, bez obzira na oblik vlasništva (točka 2 Rezolucije br. 1).

Prilikom provjere ovih naloga potrebno je uvjeriti se da postoje dokumenti koji predstavljaju osnovu za njihovo izdavanje. Često ih nema – u nalogu postoji referenca na ugovor, izjavu ili drugi dokument, ali samog dokumenta nema. Ovo je prekršaj.

9. Naredbe o glavnim djelatnostima. Potrebno je provjeriti prisutnost potpisa upravitelja i viza za odobrenje. Podsjećamo da se takve zapovijedi moraju čuvati odvojeno od zapovijedi za osoblje.

Imajte na umu da morate ne samo provjeriti dostupnost ovih dokumenata, već i obratiti pozornost na to kako su sastavljeni. Na primjer, zbog zahtjeva iz čl. 67 Zakona o radu Ruske Federacije, ugovor o radu sklapa se u pisanom obliku, sastavljen u dva primjerka, od kojih svaki potpisuju strane. Jedan primjerak dobiva zaposlenik, a drugi zadržava poslodavac. Primitak primjerka ugovora o radu radnik mora potvrditi svojim potpisom na primjerku koji čuva poslodavac. Članak 57. Zakona o radu Ruske Federacije definira uvjete koji moraju biti uključeni u tekst ugovora o radu.

Ali s ugovorom o uslugama sve je drugačije. Uz činjenicu da savezni zakon definira njegov sadržaj, Ukazom predsjednika Ruske Federacije od 16. veljače 2005. N 159 odobren je uzorak obrasca ugovora o obavljanju državne službe i popunjavanju položaja u državnoj službi . Stoga provjerite jesu li ugovori usklađeni sa zakonskim zahtjevima ne samo u sadržaju, već iu obliku. A u sadržajnom pogledu napominjemo da je npr. najvažniji objekt provjera rješenja o otkazu uključivat će naznaku razloga i razloga za otkaz. Na temelju čl. 84.1 Zakona o radu Ruske Federacije, moraju biti navedeni u strogom skladu s tekstom Zakona o radu Ruske Federacije ili drugog saveznog zakona i s pozivom na odgovarajući članak, dio članka, stavak članka. Prilikom provjere sadržaja ugovora o radu obratite pozornost na postojanje uvjeta koji, na temelju čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije moraju biti uključeni u njihov tekst.

Lokalni propisi, knjige, dnevnici

Krenimo od toga da je temeljem čl. 8 Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavci, osim poslodavaca - pojedinaca koji nisu pojedinačni poduzetnici, donose lokalne propise koji sadrže norme radnog prava, u okviru svoje nadležnosti u skladu s radnim zakonodavstvom i drugim normativnim pravnim aktima koji sadrže norme radnog prava. , kolektivni ugovori, sporazumi. Odredbe takvih akata ne bi trebale pogoršati položaj zaposlenika u odnosu na ono što je utvrđeno radnim zakonodavstvom.

Također je potrebno provjeriti sljedeće dokumente.

1. Pravila internog rada. Prema čl. 189 Zakona o radu Ruske Federacije, ovaj dokument uređuje postupak zapošljavanja i otpuštanja radnika, osnovna prava, dužnosti i odgovornosti stranaka ugovora o radu, radno vrijeme, odmore, poticaje i kazne koji se primjenjuju na zaposlenike, kao kao i druga pitanja uređivanja radnih odnosa kod određenog poslodavca.

2. Upute o zaštiti na radu. Obično se sastoje od zahtjeva zaštite na radu prije, tijekom i nakon rada, a također sadrže i postupke za hitne slučajeve. Ove se upute izrađuju na temelju položaja zaposlenika, njegove profesije ili vrste posla koji obavlja, na temelju međuindustrijskih ili industrijskih standardnih uputa o zaštiti na radu, međuindustrijskih ili industrijskih pravila o zaštiti na radu, sigurnosnih zahtjeva postavljenih u radnu i popravnu dokumentaciju organizacija za proizvodnju opreme, tehnološku dokumentaciju organizacije, uzimajući u obzir specifične uvjete proizvodnje na temelju Metodoloških preporuka.

3. Pravilnik o čuvanju i zaštiti osobnih podataka zaposlenika (ili drugi dokument kojim se utvrđuje postupak njihovog čuvanja i korištenja). Izrada ovog lokalnog akta obvezna je zbog zahtjeva iz čl. 87 Zakon o radu Ruske Federacije.

4. Pravilnik o nagrađivanju ili drugi lokalni propisi kojima se uređuje sustav nagrađivanja u ustanovi i nagrađivanja radnika. Ova odredba je obvezujuća na temelju čl. 135 Zakona o radu Ruske Federacije - sustavi nagrađivanja, uključujući tarifne stope, plaće (službene plaće), dodatna plaćanja i naknade kompenzacijske prirode, uključujući za rad u uvjetima koji odstupaju od normalnih uvjeta, sustave dodatnih plaćanja i poticajnih naknada i sustavi nagrađivanja, utvrđuju se kolektivnim ugovorima, sporazumima, lokalnim propisima u skladu s radnim zakonodavstvom i drugim propisima koji sadrže norme radnog prava.

Osim spomenutih, postoje i drugi potrebni dokumenti - obvezni za neke organizacije zbog specifičnosti njihove djelatnosti, na primjer, raspored smjena, popis radnih mjesta s neredovitim radnim vremenom, ugovori o punom individualnom financijska odgovornost, odredba o poslovnoj ili drugoj tajni zaštićenoj zakonom.

Ako je institucija razvila druge lokalne propise koji uređuju neko područje radnih odnosa, preporučujemo da ih provjerite na prisutnost uvjeta koji pogoršavaju položaj zaposlenika u usporedbi s utvrđenim radnim zakonodavstvom i pravnu snagu (ako je potrebno, mišljenje predstavničkog tijela zaposlenika uzeto u obzir, odobreno je li akt od strane čelnika ustanove, jesu li zaposlenici upoznati s aktom i dr.). To može biti:

- kolektivni ugovor;

— sporazum o kolektivnoj financijskoj odgovornosti;

— odredbe o prilagodbi radnika;

- propise o redu prolaska probni rad;

— propisi o certificiranju zaposlenika.

Preporučamo da posebnu pozornost obratite na provjeru opisa poslova. S jedne strane nisu obvezne, s druge strane na temelju čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije, obvezni uvjet ugovora o radu je radna funkcija, a propisana je ili u ugovoru o radu ili, kako ga ne bi preopteretila, u opisu posla. Stoga su ponekad upute jednostavno potrebne.

Prijeđimo na časopise, među kojima, kao i među lokalnim propisima, ima obveznih.

Osim navedenih obveznih dnevnika, ustanova može voditi i druge dnevnike za sistematizaciju podataka o kadrovskim evidencijama, kao što su:

— dnevnici ugovora o radu, nalozi za osoblje, osobni dosjei, potvrde o nesposobnosti za rad;

— dnevnik upoznavanja s lokalnim propisima;

— dnevnik za izdavanje putnih potvrda i potvrda.

Prilikom provjere dnevnika i poslovnih knjiga obratite pozornost na njihov dizajn. Svi listovi časopisa moraju biti numerirani, sami časopisi moraju biti protkani, zapečaćeni voštanim pečatom ili zapečaćeni i ovjereni od strane voditelja organizacije. Ispravci u dnevnicima nisu dopušteni. Također je potrebno paziti da su u knjizi za evidentiranje kretanja radnih knjižica i njihovih uložaka popunjene sve rubrike, da u njoj nema ispravaka, da je ta knjiga uvezana i zapečaćena.

Bilješka. Analiza sustava evidencije i sistematizacije dokumenata vrlo je važna jer daje informacije o tome kako je organiziran sustav čuvanja dokumenata u ustanovi.

Revizija softvera

Trenutačno većina institucija vodi kadrovsku dokumentaciju pomoću specijaliziranih programskih proizvoda, što znači da će i ona biti potrebno provjeravati.

Prilikom pregleda svakako provjerite pruža li program mogućnost vođenja kadrovske dokumentacije u skladu sa zahtjevima važećeg zakonodavstva (moguće je da su programeri softverskog proizvoda "izgubili" određene potrebne detalje), sadrže li svi unificirani obrasci u programu, koliko se često ažurira, jesu li svi oblici dokumenata relevantni.

Sljedeći važan aspekt koji treba provjeriti je redoslijed pristupa softveru i (ili) stvorenoj kadrovskoj dokumentaciji. U tom slučaju potrebno je saznati tko je od zaposlenika tvrtke uključen u obradu kadrovskih podataka te osigurati da sustav isključuje mogućnost pristupa elektroničkim oblicima dokumenata za one zaposlenike čije radne obveze ne uključuju rad s takvim podacima.

Revizija softver rad kadrovske službe omogućit će nam prepoznavanje mogućih kanala neovlaštenog pristupa ili gubitka podataka o osoblju, kao i procjenu izvedivosti korištenja određenog softverskog proizvoda.

Dakle, tijekom revizije kadrovske dokumentacije provjerava se prisutnost obveznih dokumenata, ispravnost izvršenja, kao i usklađenost sadržaja dokumenata sa zakonskim zahtjevima.

Bolje je dokumentirati sam postupak revizije, kako kasnije prilikom sastavljanja završnog izvješća ne biste zaboravili nešto važno.

Rezultati revizije kadrovske dokumentacije

Posljednja faza provjere dokumenata bit će izrada izvješća koje će opisati trenutno stanje stvari, naznačiti problematična područja I moguće rizike. Izvješće također obično daje preporuke za otklanjanje utvrđenih povreda zakona o radu i nedostataka, te obavještava o mogućim kaznama ako se povrede ne otklone (vidi stranicu 45).

U slučaju revizije kadrovske dokumentacije kada je došlo do promjene rukovodstva kadrovske službe ili stručnjaka za vođenje kadrovskih evidencija, osim zaključka potrebno je sastaviti i akt o prijemu i primopredaji predmeta, prilog kojem će biti popis radnih knjižica (s naznakom punog imena i prezimena vlasnika, serije i broja radne knjižice i uložaka (ako postoje)).

Zaključno, napominjemo da prilikom provođenja periodičnih revizija kadrovske dokumentacije poslodavac ima priliku izbjeći sankcije regulatornih tijela - novčane kazne, obustavu aktivnosti organizacije, kaznenu odgovornost. Osim toga, ako se revizija provodi interno, zaposlenici odjela ljudskih resursa imaju priliku unaprijediti svoje profesionalna razina otkrivanjem i ispravljanjem vlastitih grešaka.

I zapamtite, pravilno održavanje kadrovske dokumentacije ključ je uspješnog rješavanja sukoba sa zaposlenicima i regulatornim tijelima.

Revizija kadrovskih dokumenata samostalno
Kadrovska dokumentacija je onaj dio kadrovskih poslova u kojem uvijek treba biti reda.

Održavanje kadrovskih dokumenata u skladu s utvrđenim pravilima osigurava poduzeću zaštitu od kazni inspekcijskih tijela i radnih sporova sa zaposlenicima. Revizija ljudskih resursa uključuje stručna procjena ispravnost tijeka kadrovskih dokumenata, uključujući analizu teksta određenog dokumenta za usklađenost sa zahtjevima radnog zakonodavstva i procjenu rizika od izricanja sankcija tijekom inspekcija iu slučaju radnog sukoba. Kadrovskom revizijom utvrdit će se koji dokumenti još ne postoje u kadrovskoj službi, a trebali bi se pojaviti, koji bi trebali biti dorađeni, a koji se mogu ostaviti nepromijenjeni.

Kada je potrebna verifikacija?

Obično tvrtke provjeravaju status kadrovskih dokumenata u sljedećim slučajevima:

Državna inspekcija rada ima značajne ovlasti u provjeravanju usklađenosti poslodavaca s radnim zakonodavstvom. Pa koje dokumente provjerava inspekcija rada? Reći ćemo vam u članku.

Inspekcija rada najčešće dolazi s inspekcijama po pritužbama. Budući da ne postoji jasno utvrđena lista za provjeru, preporučujemo da se pripremite za reviziju svih dokumenata koji se odnose na osoblje - ugovore o radu, razne odredbe (o plaćama, bonusima, dnevnoj rutini), naredbe, radne knjižice, platne liste, rasporede radnog vremena, dokumente o plaćanju i platne liste , zaštita rada i tako dalje.

Glavna pitanja provođenja inspekcija odražavaju se u Zakonu o radu Ruske Federacije u 57. poglavlju „Državna kontrola (nadzor) i odjelna kontrola poštivanja radnog zakonodavstva i drugih regulatornih pravnih akata koji sadrže norme radnog prava (članci 353-368 Rada Zakonik Ruske Federacije)."

Prema pravilu utvrđenom zakonom, inspekcije koje provode državni inspektori rada u organizacijama mogu biti zakazane i izvanredne (koje se pak dijele na dokumentarne i na terenu). Postupak obavljanja revizije utvrđuje se zakonom. Za početak radnji provjere i prva i druga opcija zahtijevaju razloge (razloge, slučajeve).

Razlozi za provođenje izvanrednog nadzora inspekcije rada

• neisplata (kašnjenje) ili nepotpuna isplata plaće na vrijeme;
• određivanje plaće u iznosu nižem od onog koji je propisan zakonodavstvom o radu, odnosno ispod minimalne plaće;
• nepostupanje poslodavca po uputama inspektora rada;
• primanje informacija o povredama radnog zakonodavstva koje su rezultirale prijetnjom štete životu i zdravlju radnika;
• pritužba radnika na povredu prava iz radnog odnosa;
• zahtjev radnika za provjeru uvjeta rada i sigurnosti na njegovom radnom mjestu;
• nalog čelnika inspekcije rada odn Savezna služba o radu, objavljen na temelju uputa Vlade Ruske Federacije, predsjednika Ruske Federacije ili državnog odvjetnika.

Žalbe i izjave koje ne dopuštaju identifikaciju osobe koja se prijavila Rostrudu ili njegovom teritorijalnom tijelu, kao i žalbe i izjave koje ne sadrže podatke o tim činjenicama, ne mogu poslužiti kao osnova za neplaniranu inspekciju poslodavca.

Poslodavca obavještava o neplaniranom pregledu ovlašteni službenik Rostruda ili njegovo teritorijalno tijelo kojem je povjereno provođenje inspekcije najmanje dvadeset i četiri sata prije početka inspekcije bilo kojim raspoloživim sredstvom.

Izvanredni nadzor kod poslodavca može se provesti u obliku dokumentarnog nadzora i (ili) nadzora na licu mjesta.

Zakazana inspekcija inspekcije rada

Planirani pregled moguć je za svaku organizaciju i obavlja se jednom svake tri godine.

Za njegovu provedbu dovoljno je imati osnove navedene u Saveznom zakonu od 26. prosinca 2008. br. 294-FZ:

• prošle su tri godine od datuma državne registracije poslodavca;
• protekle su tri godine od završetka posljednjeg planiranog pregleda;
• poslodavac zapravo provodi svoje poduzetničke aktivnosti u roku od tri godine (od dana dostave posebne obavijesti nadležnom tijelu).

Ovaj popis osnova je zatvoren, odnosno inspektori nemaju pravo imenovati druge razloge za provođenje planiranih inspekcijskih nadzora poštivanja normi radnog prava.

1. Provjera kadrovskih dokumenata.
2. Provjera sigurnosti izvedenih radova.

Provjera kadrovskih dokumenata

Prije svega, kada se pripremate za inspekcijski posjet, trebali biste provjeriti sastav dokumenata. Inspekciju rada zanimat će materijali vezani uz radne odnose i zaštitu na radu. Potrebno je osigurati da su ti dokumenti u savršenom redu.

Kadrovski dokumenti koji će se provjeravati:

• sastavni dokumenti;
• kolektivni ugovor;
• sve papire vezane uz plaće;
• interni pravilnik o radu;
• ugovori o radu (članak 57. Zakona o radu Ruske Federacije utvrđuje bitni uvjeti sklapanje ugovora o radu);
• tablica osoblja;
• vremenski listovi;
• tablice radnog vremena za zaposlenike koji se bave opasnim poslovima;
• platne liste;
• bolovanje;
• raspored odmora;
• osobne karte;
• naredbe o postavljenju na dužnost;
• radne knjižice;
• knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka za njih;
• propisi o naknadama i bonusima;
• Propisi o zaštiti osobnih podataka.

Rezolucija Državnog odbora za statistiku od 5. siječnja 2004. br. 1 „O odobrenju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun i plaćanje rada” utvrđuje obrazac naloga, osobnih kartica, rasporeda godišnjih odmora, rasporeda osoblja, vremenskih tablica i drugih dokumenata vezano uz kadrovsko računovodstvo, obračun radnih sati i plaća. Apsolutno sva poduzeća, bez obzira na oblik vlasništva, dužna su poštivati ​​ovu rezoluciju. Postoji niz iznimaka za proračunske organizacije.

Provjera lokalne interne dokumentacije

To uključuje kolektivni ugovor, pravilnik o internom radu, pravilnik o plaćama i nagradama, pravilnik o zaštiti osobnih podataka i pravilnik o poslovnoj tajni. Navedeni dokumenti moraju biti u skladu sa zakonom, ne smiju biti u suprotnosti jedni s drugima i ne smiju pogoršavati položaj zaposlenika društva u odnosu na odredbe zakona.

Sve ove dokumente treba usporediti s ugovorima o radu, oni često sadrže različite načine rada. Također je potrebno usporediti raspored zaposlenih, Pravilnik o plaćama i nagradama s ugovorom o radu, kako bi se isključili različitim sustavima plaće i različiti datumi primanje plaće.

Provjera rasporeda godišnjih odmora

Trebali biste to osigurati posljednjih godina Svi zaposlenici poslani su na godišnji odmor, a rasporedi godišnjih odmora nisu prekršeni, obratite pozornost na to kako je isplaćen godišnji odmor. Ako netko od vaših zaposlenika nije dobio traženi iznos, učinite to odmah. Ne zaboravite da morate biti odobreni najkasnije dva tjedna prije završetka. kalendarska godina. Obratite pozornost na to je li trajanje godišnjeg odmora protivno zakonu. U slučajevima kada je netko od zaposlenika otišao neplanirano na godišnji odmor, potrebno je izvršiti izmjene prema nalozima i izjavama zaposlenika.

Provjera isplata plaća

Inspektori će svakako obratiti pozornost na to kako plaća(po zakonu je potrebno plaćati dva puta mjesečno). U Pravilima interni propisi, kolektivni ugovori i ugovori o radu moraju odražavati podatke o vremenu i mjestu isplate plaća.

Inspektori će paziti i na visinu plaće, ne zaboravite da ona ne smije biti niža utvrđena zakonom minimum.

Ako se zaposleniku isplaćuju dodaci ili bonusi, organizacija to mora dokumentirati ova činjenica. Također biste trebali provjeriti jesu li svi otpušteni zaposlenici dobili plaću.

Provjera podataka vezanih uz zaštitu na radu

Svaki poslodavac mora svojim zaposlenicima osigurati sigurne uvjete rada. Oni su navedeni u dokumentima o zaštiti rada, čija je prisutnost neophodna u svakoj organizaciji. To mogu biti razne upute, dokumenti koji potvrđuju da su zaposlenici bili obučeni o zaštiti na radu. Dokumenti ove vrste moraju biti dostupni, bez obzira na veličinu organizacije i broj zaposlenika.

Prilikom provjere sigurnosti obavljenog rada, inspektori traže sljedeće uvjete:

• zahtjevi koji se odnose na obuku i poduku zaposlenika;
• mjere zaštite tijekom rada;
• opskrba radnika zaštitnom opremom;
• organiziranje i provođenje certificiranja radnih mjesta prema uvjetima rada (sada SOUT), kao i korištenje rezultata rada automatiziranog radnog mjesta (SOUT) za ostvarivanje beneficija i naknada zaposlenicima, provođenje periodičnih liječničkih pregleda i sl.

Tijekom revizije inspektori državne inspekcije rada osim provjere potrebne dokumente, može pregledati sve prostorije poduzeća, postavljati pitanja osoblju i tražiti informacije koje nedostaju od odgovornih zaposlenika.

Razdoblje provjere

Po opće pravilo rok za provođenje zakazanog pregleda ne može biti dulji od 20 radnih dana, a za podružnice ukupni rok nije dulji od 60 radnih dana. Ako govorimo o malim poduzećima, onda je za malo poduzeće i mikropoduzeće ovo razdoblje jednako 50 sati, odnosno 15 sati. Ovi se nalazi ne odnose na izvanredne inspekcije. Po potrebi se rok za izravni nadzor produljuje za 20 radnih dana (ali ne više), o čemu je potrebno obavijestiti poslodavca 3 dana unaprijed.

Usustavite ili ažurirajte svoje znanje, steknite praktične vještine i pronađite odgovore na svoja pitanja na na Računovodstvenoj školi. Tečajevi su razvijeni uzimajući u obzir profesionalni standard "Računovođa".

29 381 pregleda

Kako vas inspekcija ne bi iznenadila, morate jasno znati koje dokumente Državna inspekcija rada i Mirovinski fond Ruske Federacije mogu provjeriti te ih također imati na raspolaganju. Budući da su razlozi za naređivanje nadzora poreznih tijela različiti (zakazani nadzor poštivanja odredaba radnog zakonodavstva, provjera činjenica o nesrećama na radu, žalbe sindikalnih tijela, radnika o kršenju zakona, obavijesti zaprimljene od provedba zakona), tada se popis dokumenata koje treba provjeriti može znatno razlikovati. Kako bi izbjegli probleme, poduzeća bi također trebala provesti vlastitu reviziju ljudskih resursa.

Inspekcija rada glavno je tijelo nadležno za osiguranje poštivanja zaštite prava i sloboda iz radnog odnosa, uključujući pravo na sigurne uvjete rada i osiguravanje poštivanja zakona i drugih propisa od strane poslodavaca.

Inspekcija rada glavno je tijelo nadležno za osiguranje poštivanja zaštite prava i sloboda iz radnog odnosa, uključujući pravo na sigurne uvjete rada i osiguravanje poštivanja zakona i drugih propisa od strane poslodavaca.

U vezi s postavljenim zadaćama utvrđene su glavne ovlasti. Savezna inspekcija rada provodi inspekcije, istraživanja, izdaje obvezne naloge za uklanjanje prekršaja, sastavlja protokole o upravnim prekršajima u okviru svojih ovlasti, priprema druge materijale (dokumente) o privođenju počinitelja pred pravdu u skladu sa saveznim zakonima i drugim propisima. pravni akti Ruske Federacije itd. .

Ako inspektori otkriju kršenja u organizaciji, menadžer, glavni računovođa i voditelj odjela za ljudske resurse mogu biti kažnjeni. Ako je službenik već bio kažnjen za sličan upravni prekršaj, može biti diskvalificiran na razdoblje od jedne do tri godine u skladu s čl. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Osim toga, mogu se izreći i sankcije entitet. Odbijanje i protivljenje inspekcijskom nadzoru kažnjivo je sukladno sankcijama predviđenim čl. 19.4 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Kršenje radnog zakonodavstva također može dovesti do suspenzije aktivnosti organizacije do 90 dana.

Kazne: administrativna odgovornost poslodavca

Poslodavac može snositi administrativnu odgovornost u sljedećim slučajevima:

• ometanje aktivnosti državnih inspektora rada, osobito nepoštivanje naloga koje oni izdaju, korištenje prijetnji nasiljem ili nasilnih radnji protiv samih inspektora (članak 363. Zakona o radu Ruske Federacije). Na temelju čl. 19.4 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, nepoštivanje zakonitog naloga ili zahtjeva službene osobe tijela koje provodi državnu kontrolu, kao i ometanje službene osobe u obavljanju službenih dužnosti, povlači za sobom upozorenje ili izricanje kazne. administrativna kazna za službenike;
• kršenje zakonom utvrđenog postupka za prikupljanje, pohranjivanje, korištenje ili širenje podataka o građanima (osobni podaci). U vezi s tim prekršajima predviđena je sankcija u obliku upozorenja ili izricanja administrativne novčane kazne službenicima;
• nepoduzimanje, odlukom tijela koje je ispitivalo slučaj upravnog prekršaja, mjera za otklanjanje uzroka i uvjeta koji su pridonijeli počinjenju upravni prekršaj. Ovdje se na dužnosnike primjenjuju sljedeće mjere: administrativna kazna;
• nedostavljanje ili neblagovremeno podnošenje Vladina agencija podatke koji su predviđeni zakonom, a koji su ovom tijelu nužni za obavljanje njegove zakonite djelatnosti, kao i davanje službenicima i inspektorima podataka u nepotpunom obimu ili u iskrivljenom obliku. U ovom slučaju, administrativna novčana kazna odnosi se ne samo na službene osobe, već i na pravne osobe.

Provjera tvrtke: potrebne osnove

Razlozi za naređivanje inspekcijskog nadzora od strane inspekcije mogu biti:

• planove rada za praćenje poštivanja radnog zakonodavstva;
• činjenice industrijskih nesreća;
• žalbe sindikalnih tijela, zaposlenika ili drugih osoba o povredama radnog zakonodavstva, druga pitanja iz nadležnosti savezne inspekcije rada;
• informacije dobivene od agencija za provođenje zakona.

Planirana revizija provodi se ne više od jednom u dvije godine. Ako je tvrtka malo poduzeće, revizori nemaju pravo revidirati njezine aktivnosti 3 godine od datuma. U pravilu se inspekcija prijavljuje dan ili dva prije početka, osim ako bi ta informacija, po mišljenju inspekcije, mogla naštetiti rezultatima revizije i omogućiti tvrtki da ih brzo sakrije. Također, planirana inspekcija može biti sveobuhvatna, kada se određeno područje aktivnosti organizacije koje se odnosi na usklađenost s Zakonom o radu Ruske Federacije podvrgne dubinskom proučavanju.

Trebali biste obratiti pozornost na pitanja verifikacije. Inspektori ne mogu preko njih. Na primjer, ako je predmet revizije obračun i izdavanje plaća, tada će inspektori provjeravati dokumente koji se odnose na otpuštanje zaposlenika.

S tim u vezi, prije svega, potrebno je utvrditi cjelokupni popis dokumenata koji se mogu provjeravati. Ne postoji jedinstveni opći popis dokumenata koje svaka organizacija mora imati. Razni pravni akti sadrže reference na potrebu vođenja određenih dnevnika, naloga i drugih dokumenata. U tom smislu, a ovisno o industriji kojoj poduzeće pripada, potrebno je sastaviti popis dokumenata koji, sukladno zakonskim aktima, moraju biti u organizaciji.

Revizija organizacije: koji se dokumenti mogu provjeriti

Dokumenti se mogu podijeliti u sljedeće vrste:

• Individualni lokalni propisi (vidi tablicu 1);
• Obvezni lokalni akti organizacije (vidi tablicu 2);
• Lokalni propisi odobreni uzimajući u obzir mišljenje sindikalnog odbora (vidi tablicu 3).

stol 1

Individualni lokalni propisi

Sažmi emisiju

tablica 2

Obvezni lokalni akti organizacije

Sažmi emisiju

Tablica 3

Lokalni propisi odobreni uzimajući u obzir mišljenje sindikalnog odbora

Sažmi emisiju

Sistematizacija informacija: kako organizirati protok dokumenata

Prema izjavama radnika o povredi prava (namet disciplinski postupak, nezakonit otkaz) također mogu biti potrebni sljedeći dokumenti:

• sporazum o kolektivnoj financijskoj odgovornosti (članak 245. Zakona o radu Ruske Federacije);
• ugovori o punoj individualnoj financijskoj odgovornosti (članak 244. Zakona o radu Ruske Federacije);
• propisi o zaštiti poslovne tajne;
• propisi o prilagođavanju radnika;
• propise o postupku polaganja probnog rada;
• pravilnik o certificiranju zaposlenika.

Posebna pozornost treba posvetiti sistematizaciji podataka iz kadrovske evidencije . U tu svrhu preporuča se da institucije i organizacije vode sljedeće dnevnike:

U našem slučaju:

• dnevnik izdavanja radnih knjižica. Potreba za njezinim održavanjem uvjetovana je pravom zaposlenika da traži isprave vezane uz rad, kao i obvezom izdavanja radne knjižice na dan otkaza zaposleniku. U slučaju sporne situacije, poslodavac će moći potvrditi izdavanje radne knjižice zaposleniku;
• dnevnik ugovora o radu. Osobito korisno u slučaju velika količina zaposlenika u radnom odnosu, kao i prilikom sklapanja ugovora o radu na određeno vrijeme, kako bi se mogli pratiti rokovi njihovog isteka. To je potrebno u vezi sa zahtjevom utvrđenim čl. 79 Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem zaposlenik mora biti obaviješten o raskidu ugovora o radu na određeno vrijeme zbog isteka roka valjanosti najmanje tri puta unaprijed. kalendarski dani prije otkaza. U suprotnom, uvjet o ugovoru o radu na određeno vrijeme gubi snagu i ugovor o radu smatra se sklopljenim na neodređeno vrijeme (čl. 58. Zakona o radu Ruske Federacije);
• dnevnik naloga za osoblje. Potrebno za točan obračun serijskih brojeva naloga za osoblje. Ovisno o broju zaposlenih u poduzeću, možete voditi jedan dnevnik za sve naloge (primanje, premještaj, otpuštanje itd.) ili svaku vrstu naloga evidentirati u posebnom dnevniku;
• dnevnik upoznavanja s lokalnim propisima. Potreba njegova održavanja proizlazi iz čl. 68 Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem poslodavac mora upoznati zaposlenika s lokalnim propisima uz potpis pri zapošljavanju, čak i prije potpisivanja ugovora o radu;
• dnevnik sigurnosnih informacija u skladu s odjeljkom 10. Zakona o radu Ruske Federacije;
• dnevnik zaposlenika na obveznom zdravstvenom pregledu sukladno čl. 69 Zakon o radu Ruske Federacije.

Nakon provjere dokumenata, provjerava se kvaliteta postojećih dokumenata u smislu zakonskih zahtjeva.

Dakle, revizori će provjeriti ponašanje organizacije primarna dokumentacija o kadrovskom računovodstvu, računovodstvu korištenja radnog vremena i obračunima s osobljem za plaće. pri čemu potrebni papiri moraju biti u skladu s jedinstvenim obrascima odobrenim Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 6. travnja 2001. br. 26 (osobne karte zaposlenika, kadrovski nalozi (o zapošljavanju, o premještaju, o godišnjim odmorima, o otkazima, o službenim putovanjima, o stimulacijama i dr.), kadrovski raspored, raspored radnog vremena, isplatnice i isplatnice i dr.).

Treba napomenuti da tvrtka možda nema neke od gore navedenih dokumenata, npr. opis posla, a radne obveze mogu biti uključene u odredbe ugovora o radu.

Također možete istaknuti neke specifičnosti održavanja pojedinačnih dokumenata. Dakle, ako organizacija ima zaposlenike s neredovitim radnim vremenom, tada treba sastaviti popis radnih mjesta takvih zaposlenika. Ako ugovor o radu sadrži odredbu o čuvanju poslovne tajne radnika, mora postojati odredba o zaštiti te tajne. Pritom mora biti jasno definiran popis podataka koji čine poslovnu tajnu, a zaposlenici moraju biti upoznati s tim podacima na potpis. Pravilnik o unutarnjem radu je obvezan akt, ali može biti i dodatak kolektivnom ugovoru

Raspored godišnjih odmora sastavlja se dva tjedna prije nove kalendarske godine. Svi zaposlenici organizacije moraju biti upoznati s njim. Često se događa da se zaposlenici zapravo ne odmaraju prema rasporedu zbog različitih okolnosti, ali raspored na papiru ostaje nepromijenjen, a zaposlenicima su na rasporedu navedeni radni dani. Ove prekršaje također mogu otkriti inspektori. S tim u vezi, ako se raspored ne poklapa sa stvarnim odmorom zaposlenika, preporučljivo je uzeti prijave zaposlenika za izmjene rasporeda i okolnosti odgode odmora i izmjene rasporeda. Zaposlenik također mora biti obaviješten o vremenu početka godišnjeg odmora, uz potpis, najkasnije dva tjedna prije njegovog početka. Dopust se mora odobriti u skladu s nalogom. Bilo bi dobro da od svog honorarnog radnika dobijete potvrdu da je otišao na godišnji odmor s glavnog posla.

Česta je pojava da inspektori traže da svaka stranica ugovora o radu sadrži potpise radnika i poslodavca. U praksi se to ne radi često. Za poslodavca je pogodno da se ugovor o radu jednostavno zapečati spajalicom. Listovi takvog sporazuma mogu se lako zamijeniti. Ugovor koji nije potpisan na svakom listu, naravno, bit će priznat kao ispravno sklopljen, jer zakonodavstvo ne sadrži zahtjev da svaki list ugovora bude potpisan od obje strane. Istodobno, ustaljena praksa potpisivanja građanskih ugovora ukazuje na uputnost izvršenja takvog dokumenta. Ova praksa često se prenosi i na radne odnose.

Treba napomenuti da se kršenja zakona odnose upravo na plaćanja (nepružanje dodatna plaćanja zbog rada vikendom i praznikom, neisplate bonusa, naknada).

U nekim tvrtkama zaposlenici umjesto prekovremenog rada dobivaju slobodno vrijeme novčana nagrada, čime je povrijeđen zahtjev iz čl. 54, 55, 88, 89 i 90 Zakona o radu Ruske Federacije, a mogu ih provjeriti i inspektori.

U slučaju prijava inspekciji rada o kašnjenju plaća ili netočnom obračunu isplata, inspektori će od vas svakako tražiti da dostavite naloge, izvatke s osobnog računa, dokumente o plaćanju koji će im omogućiti da utvrde vrijeme obračuna nakon otkaza ili godišnjeg odmora. . Zapamtite da je organizacija dužna isplatiti zaposlenika na dan otkaza, a tijekom odmora -. Ako se iz bilo kojeg razloga rokovi propisani zakonom prekrše, zaposlenici će morati biti plaćeni s kamatama u iznosu koji nije manji od 1/300 stope refinanciranja Središnje banke Ruske Federacije za svaki dan kašnjenja u skladu s čl. . 236 Zakon o radu Ruske Federacije. Za kršenje rokova plaćanja - kao preventivnu mjeru za povratak - revizori mogu kazniti šefa tvrtke ili glavnog računovođu u iznosu od 1.000 do 5.000 rubalja. (Članak 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Pitanje certificiranja radnog mjesta može privući pozornost inspektora ako se u poduzeću otkrije nezgoda. Sva radna mjesta dostupna u organizaciji podliježu certificiranju radnih mjesta za uvjete rada. Uključuje procjenu radnih mjesta na temelju higijenskih pokazatelja, sigurnosti od ozljeda i opskrbljenosti radnika osobnom zaštitnom opremom. Ovo certificiranje mora se provesti najmanje jednom u pet godina. Dokumenti o certifikaciji radnog mjesta pohranjuju se u organizaciji 45 godina. Za svakoga radno mjesto potrebno je sastaviti karticu ovjere radnog mjesta.

Sadržaj lokalnih propisa o radna prava a odgovornosti moraju biti poznate svakom zaposleniku. S obzirom dokumentiranje lokalnim propisima, prije svega biste trebali obratiti pozornost na činjenicu da, budući da je pisani dokument, akt koji se proučava ima određene zahtjeve za oblik, jezik, stil prezentacije, strukturu i sadržaj, prisutnost relevantnih pojedinosti (datum donošenja , broj, naziv, registracija itd. .), reguliran je zahtjevima uredskog poslovanja i mjes propisi, usvojen centralno po nalogu za poduzeće (organizaciju). Dokumenti moraju biti međusobno usklađeni.

Složena inspekcijska problematika: sudska praksa

Važno je čuvati povjerljivost osobnih podataka. Uredba o tajnosti osobnih podataka u organizaciji je dokument koji utvrđuje temeljna pravila zaštite podataka koji čine osobne podatke zaposlenika. Pravila utvrđuju norme i zahtjeve koji se moraju poštovati. Potreba stupanja na snagu ovog dokumenta proizlazi iz sadržaja pogl. 14 Zakon o radu Ruske Federacije. Ovaj dokument mora osigurati, prije svega, zaštitu osobnih podataka zaposlenika organizacije u svim fazama procesa statutarnih aktivnosti određene organizacije, uključujući i one neautomatizirane. U odluci Devetog arbitražnog prizivnog suda od 07.06.2006., 14.06.2006. br. 09AP-4259/2006-AK u predmetu br. A40-8448/06-119-84, suci su primijetili da Poslodavac mora stvoriti tehničke uvjete za zaštitu osobnih podataka radnika od njihove protupravne uporabe, posebice osigurati poseban tretman pristup prostorijama u kojima se pohranjuju relevantne informacije, opremiti skladišne ​​prostore koji isključuju neovlašteni pristup informacijama itd.

Također treba obratiti pozornost na reguliranje pitanja različitih plaćanja, uključujući poticajna i kompenzacijska plaćanja, utvrđena lokalnim propisima. Primjer je Odluka Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 26. siječnja 2005. br. 16141/04. Prema Vrhovnom arbitražnom sudu Ruske Federacije, zakonodavstvo o porezima i naknadama niti norme dnevnica niti postupak za njihovo utvrđivanje u odnosu na porez na osobni dohodak nisu definirani: opći postupak za uspostavljanje takvih normi i ograničavanje njihovu veličinu predviđa samo radno zakonodavstvo . Prema čl. 168 Zakona o radu Ruske Federacije u slučaju upućivanja na Poslovni put poslodavac je dužan radniku naknaditi dodatne troškove vezane uz boravak izvan mjesta stalnog prebivališta (dnevnice). Trenutno, zbog masovnog prelaska poslodavaca na sustav isplate plaća putem bankovnih računa (kartica), potrebno je takvu isplatu predvidjeti u ugovoru o radu. U suprotnom ćete od svih novozaposlenih djelatnika morati dobiti pismenu suglasnost za prijenos plaće na njihov kartični račun. Zakon o radu utvrđuje da se plaća isplaćuje radniku najmanje svakih pola mjeseca na dan utvrđen pravilnikom o radu, kolektivnim ugovorom,.

Statistika jasno pokazuje da su greške poslodavaca u zaštiti na radu vrlo česte i da dominiraju među ostalim prekršajima. Posebno treba istaknuti da svi navedeni dokumenti moraju biti uredni bez obzira na to kako se zapravo odvijao odnos između poslodavca i radnika.

Bilješke

Sažmi emisiju

Razlozi za pokretanje revizije rada odjela za ljudske resurse mogu biti različiti, na primjer, promjena kadrovskog službenika ili uprave, priprema za inspekciju Državnog poreznog inspektorata. U ovom slučaju, sam postupak mogu provesti bilo tvrtke treće strane ili stručnjaci, ili sami. Ako se donese odluka u korist druge opcije, morate proučiti važna pitanja: koje materijale prikupiti, što provjeriti i općenito kako provesti reviziju osoblja. Štoviše, revizija mora biti kvalitetno obavljena jer za pogreške kadrovika ili referenta tvrtka odgovara novcem, a time i dijelom dobiti.

Glavna pitanja

Provođenje kadrovske revizije je procjena aktivnosti cjelokupnog kadrovskog odjela ili određenog područja. Prije pokretanja postupka morate odlučiti kakva je provjera potrebna: sveobuhvatna ili selektivna.

Ako postoje pritužbe na rad određenog odjela odjela ljudskih resursa, možete se ograničiti na slučajnu provjeru, odnosno trebate provjeriti samo rad ovog odjela. Ako je razlog revizije promjena u rukovodstvu ili nadolazeća zakazana inspekcija državne inspekcije rada, morate provjeriti rad cijele kadrovske službe.

Također morate smisliti što provjeriti:

• ispravnost vođenja evidencije;
• postavljanje osoblja.

Provjera usklađenosti postavljanja osoblja s potrebama tvrtke prilično je ozbiljan postupak koji zahtijeva veliku pozornost. Postupak provođenja takve provjere objavljen je u zasebnoj publikaciji, a ovdje ćemo detaljno razmotriti kako provjeriti usklađenost kadrovskih dokumenata sa zakonima.

Gdje početi

Polazna točka kadrovske revizije je izdavanje naloga( ). Po redu
Obavezno je navesti ciljeve revizije (selektivne ili sveobuhvatne), trajanje i sastav komisije. Komisija mora uključivati:

• kadrovski službenik (i voditelj OK, ako takva jedinica postoji);
• odvjetnik;
• računovođa;
• predstavnik uprave.

Nakon što je nalog izvršen, algoritam revizije će se sastojati od tri faze:

• izbor metodoloških i pravnih dokumenata;
• provjera dostupnosti potrebnih dokumenata i spisa;
• priprema izvješća.

Odabiremo nastavne materijale

Da biste započeli provjeru, morate se pripremiti regulatorni okvir: zakoni i akti koji reguliraju upravljanje kadrovskim evidencijama (ispravno izvršenje dokumenata za osoblje). Mora biti uključen u popis trenutne verzije:

• Zakon o radu;
• Rješenje Ministarstva kulture br. 558 (o rokovima čuvanja);
• Uredba Vlade br. 225 (o radnim knjižicama);
• Rješenje broj 69 (upute za izradu radnih knjižica).

Ovaj posao može se povjeriti odvjetniku tvrtke, a aktualne verzije pravnih akata mogu se pronaći na web stranici ATP “Consultant+”.

Provjeravamo uredske dokumente

Za evidentiranje prisutnosti i stanja dokumenata potrebno je sastaviti izjavu, u
u koje ćete zatim morati metodički unositi podatke. Naslovna stranica izjave mora sadržavati:

• naziv (“Izjava o ovjeri kadrovskih dokumenata”);
• osnova (pojedinosti o narudžbi);
• sastav komisije;
• razdoblje revizije.

Tijelo same izjave mora biti oblikovano kao tablica s nazivima stupaca:

• "serijski broj";
• "Nedostaje dokument";
• “Dokument postoji, ali zahtijeva izmjene”;
• "Dokument je u skladu sa zakonom."

Važno

Podaci o osobnim dokumentima upisuju se u izvod za svakog zaposlenika, na primjer 1. Ivanov ugovor o radu I.I., 2. Petrov ugovor o radu P.P. itd.

Izjava mora sadržavati sve dokumente koji se trebaju nalaziti u OK datotekama:

Popis dokumenata

• ugovori o radu, sporazumi, ugovori i dodatni sporazumi uz njih;
• radne knjižice;
• raspored osoblja;
• knjiga ili dnevnik za evidentiranje kretanja radne evidencije;
• raspored odmora;
• vremenski list;
• osobne karte;
• nalozi za zapošljavanje;
• nalog za premještaj, otkaz;
• naredbe o disciplini, službenim putovanjima, godišnjim odmorima;
• nalozi za osnovne djelatnosti (vezano za OK);
• Osobne stvari;
• izjave zaposlenika (mogu se arhivirati uz naloge);
• pravila unutarnjeg reda;
• odredbe: o plaćanju, o poslovnoj tajni, o zaštiti osobnih podataka;
• upute o zaštiti na radu;
• zapisnici upoznavanja s LNA;
• kolektivni ugovor (ako postoji);
• opis poslova (ukoliko ugovorima nisu izravno propisane odgovornosti);
• popis radnih mjesta za zaposlenike s nepunim radnim vremenom;
• rasporedi smjena;
• ugovori o financijskoj odgovornosti (timska, individualna).

Osim dokumenata, OC datoteke moraju sadržavati dnevnike registracije:

• obrasci radnih knjižica i uložaka;
• računovodstvo inspekcija;
• ugovori o radu;
• naredbe o osoblju i glavnim aktivnostima;
• izjave.

Svaki dokument mora biti provjeren u skladu sa zakonom, na primjer:

• jesu li u ugovorima sadržani obvezni uvjeti, nije li plaća niža od minimalne plaće, je li primljen primjerak;
• jesu li svi osobni dokumenti i nalozi potpisani;
• jesu li radne knjižice ispravno popunjene?
• Jesu li registracijski dnevnici prošiveni i zapečaćeni?
• Da li se poštuju rokovi čuvanja dokumenata i sl.?

Ispunjeni obrazac moraju potpisati svi članovi povjerenstva., a na temelju rezultata njegovog završetka sastavlja se zapisnik.

Pripremamo izvješće

Završna faza kadrovske revizije je priprema izvješća.. Sastavlja se u slobodnog oblika i može sadržavati elemente strukture:

• naslov i datum dokumenta;
• podaci o statusu kadrovskih dokumenata (jesu li uredni ili postoje nedostaci);
• podatke o uočenim nedostacima (ukratko);
• preporuke koje ukazuju na sankcije u slučaju nepoduzimanja mjera (uzorak pogledajte ovdje).

Presliku očitovanja nalazi se u prilogu izvješća.

važno

Ako je razlog revizije bila promjena kadrovika, izjava se može koristiti kao dodatak aktu o prijemu i primopredaji predmeta, što će značajno pojednostaviti stupanje na poziciju novog zaposlenika.

Konačno savjet : ako je odlučeno redovito provoditi takve provjere, možete izraditi i odobriti propise ili upute, u kojem su navedena osnovna pravila provođenja kadrovske revizije, učestalost revizije i algoritam.