Pojam i vrste primarnih knjigovodstvenih isprava. Organizacijska dokumentacija: prikupljamo i čuvamo

Sva primarna dokumentacija je potvrda financijske aktivnosti tvrtke. Te će računovodstvene dokumente prvenstveno zahtijevati regulatorna tijela tijekom inspekcije. Stoga se postavljaju povećani zahtjevi za održavanje i skladištenje takvih papira.

Primarna dokumentacija, ili kako je virtuozni računovođe nazivaju primarna dokumentacija, dokaz je financijskog poslovanja poduzeća. Štoviše, imaju pravnu snagu, ovi dokumenti mogu pomoći tvrtki u kontroverzna pitanja, ili je saplete. Ti dokumenti su: ugovor, faktura, dokumenti o plaćanju, otpremnica, faktura, račun i drugi.

Obrasci primarni dokumenti unificiran. Ako je potrebno, obrascu se dodaju dodatni redovi, ali istovremeno zadržavaju glavni. To je navedeno u Pravilniku o računovodstvu i računovodstvu u Ruskoj Federaciji (Naredba Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34 n (s izmjenama i dopunama 26. ožujka 2007. br. 26 n). Izuzetak su obrasci za obavljanje gotovinskih transakcija (Dekret Državnog odbora za statistiku Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20).

Sve izmjene i dopune standardnog obrasca odobravaju se nalogom čelnika tvrtke.

Organizacija samostalno izrađuje obrasce primarnih dokumenata ako traženi obrazac nije dostupan u katalogu jedinstvenih obrazaca. Obavezni uvjet: takvi obrasci moraju sadržavati potrebne pojedinosti.

1. Kako se zove dokument?
2. Kada se sastavi.
3. Podaci o organizaciji koja sastavlja dokument.
4. Navedite što konkretna poslovna transakcija uključuje za ovaj dokument, trošak transakcije (novčano ili u naravi).
5. Popis osoba odgovornih za sastavljanje isprave s obveznim potpisom.

Gore navedeni detalji navedeni su u Saveznom zakonu "O računovodstvu".

Svi primarni dokumenti moraju se pravovremeno dostaviti računovodstvu. Usklađenost s kronologijom unosa podataka jedan je od glavnih uvjeta za pravilno računovodstvo.

Za praktično računovodstvo, svi primarni zapisi su razvrstani u grupe - tablica:

Grupno ime	Što je uključeno
Organizacijski i upravni dokumenti	To uključuje naloge, punomoći, upute. Odnosno, to su papiri koji daju zeleno svjetlo za provedbu poslovne transakcije.
Popratna dokumentacija	Obrasci računa, potvrde o prihvaćanju, nalozi za gotovinski račun - oni su ti koji potvrđuju činjenicu poslovne transakcije. Podaci upisani u te dokumente podliježu obveznom unosu u knjigovodstvene registre.
Računovodstveni dokumenti	Koriste se u nedostatku standardnih jedinstvenih obrazaca, za kombiniranu obradu popratnih i administrativnih dokumenata. Na primjer, troškovnik se smatra i administrativnim i popratnim dokumentom. Platna lista istovremeno ukazuje na potrebu isplate prema popisu i potvrđuje isplatu.

I još jedan uspješan izum računovodstvenog servisa je raspored protoka dokumenata. Imajte na umu: oblik rasporeda mora se odražavati u računovodstvenim politikama organizacije.

Raspored tijeka dokumenata

Odgovarajući reci i stupci odražavaju podatke o kretanju izvještajnih dokumenata. Veliki plus ovog rasporeda je što su svi izdani dokumenti pod kontrolom. Glavna stvar je ne zaboraviti napraviti odgovarajuće unose.

Ispunite u skladu s pravilima

Počnimo s činjenicom da se primarni podaci koji se dostavljaju računovodstvu moraju provjeriti. Što provjeriti:

1. Količina popune (ispunjeni su svi potrebni reci i odjeljci).
2. Ispravnost popunjavanja (uneseni podaci moraju odgovarati mjestu unosa, proturječnosti u podacima su nedopuštene).
3. Pouzdanost informacija (provjera matematičkih operacija, usklađivanje s popratnim dokumentima).

Ovjerena isprava mora biti upisana u knjigovodstvene registre.

Savjet: kako biste izbjegli pogrešku ponovnog odražavanja dokumenta u računovodstvu, trebali biste učiniti sljedeće. Na poleđini obrasca nalazi se datum i Matični broj u registru.

Kako popuniti primarne knjigovodstvene dokumente u 2017

• Sva knjiženja u primarnim knjigovodstvenim dokumentima moraju imati dugi rok trajanja.
• Dopušteno je koristiti papirnate dokumente zajedno s elektroničkim, koji moraju biti potpisani digitalnim potpisom (Savezni zakon 402-FZ od 6. prosinca 2011.).
• Upotreba pečata obvezna je na onim ispravama gdje je za to predviđeno mjesto.

Od 04.07.2015., dionička društva i društva sa ograničenom odgovornošću(Savezni zakon 82-FZ od 06.04.2015.). Provjerite što piše u Povelji o korištenju pečata. Ako tvrtka nastavi koristiti pečat, nisu potrebne izmjene Povelje. Rok za donošenje takvih izmjena u Povelji društva nije određen zakonom. Ali ne biste trebali odgađati promjene kako ne biste unijeli puno proturječnosti u financijske dokumente.

• Usporedba monetarnih i naturalnih pokazatelja. Nije potrebno navesti oba odjednom, dovoljan je jedan (Savezni zakon 402-FZ). Dešava se da je prikladnije naznačiti bilo koji pokazatelj (na primjer, pri premještanju materijala unutar tvrtke koristi se prirodni pokazatelj). U potvrdi o prihvaćanju usluge prikladnije je navesti samo podatke o troškovima, ali kako bi se izbjegli nesporazumi, vrste usluga su dodatno navedene.
• Potpis odgovorne osobe. Zakon Ruske Federacije ne govori ništa o faksimilnim potpisima na primarnim dokumentima. Pismo Federalne porezne službe Ruske Federacije br. 3–1.11.469 od 23. rujna 2008. razmatra stav porezne službe u vezi s faksimilima na dokumentima.
• Valuta u kojoj je dokument sastavljen. Glavna monetarna jedinica je rublja. Čak i kada uvjeti ugovora govore o konvencionalnim jedinicama. Budući da se sve transakcije u računovodstvu vrednuju u rubljima (Savezni zakon 402-FZ od 6. prosinca 2011.). Nitko ne zabranjuje dodavanje dodatnih stupaca koji označavaju iznose u stranoj valuti, ali mora biti prisutan stupac koji označava iznos u rubljima. U protivnom postoji opasnost od odbijanja troškova i odbitka PDV-a.

Popis primarnih dokumenata

Sporazum

Pojam „sporazuma“ reguliran je čl. 420 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Ugovor je sporazum o nastanku (promjeni) ili prestanku prava i obveza između stranaka. Svaka strana dužna je pažljivo pročitati uvjete ugovora. Nakon dogovora stavlja se potpis i pečat svake strane. Ugovor kao primarni dokument ima punu pravnu snagu, svaka ugovorna strana mora imati jedan potpisani primjerak. Sve točke predviđene sadržajem ugovorne strane moraju ispuniti u skladu sa svojim obvezama. Sporovi se rješavaju mirnim putem ili sudskim putem.

I jedan trenutak. Ne za sve situacije, sklapanje ugovora je priznanje međusobnih prava i obveza. Račun primljen prilikom kupnje proizvoda ili usluge priznaje se kao isti ugovor.

Ček

Primarnom knjigovodstvenom ispravom smatra se račun za plaćanje primljen od prodavatelja proizvoda ili usluge. Kupac plaća na temelju iznosa navedenog na računu. U dokumentima plaćanja poželjno je imati poveznicu na ovaj dokument (npr. dokument plaćanja sadrži izraz „uplata po računu br. 35/7 od 31.01.2017.“). Mogu postojati situacije u kojima će biti teško dokazati da je plaćanje izvršeno posebno za određenu fakturu.

Za kupca proizvoda (usluge) dostavljeni račun je svojevrsno jamstvo da prodavatelj neće promijeniti fiksnu cijenu u određenom roku (1-5 dana). Rok valjanosti računa za plaćanje određuje prodavatelj. Kupac plaća u navedenom roku.

Račun za plaćanje

Ako plaćanje nije moguće iz više razloga (na primjer, problemi s računalna mreža računovodstvo, financijska preklapanja), tada je preporučljivo obavijestiti prodavatelja o trenutnoj situaciji, po mogućnosti unaprijed. Moguća je promjena datuma računa, ali uvjeti kupnje ostaju isti.

Dokumenti za plaćanje

U ovu vrstu knjigovodstvenih isprava spadaju: čekovi za plaćanje (robni, gotovinski), nalozi za plaćanje, zahtjevi za plaćanje.

Kada kupujete robu (usluge) za gotovinu iz blagajne organizacije, svakako biste trebali zadržati gotovinski račun i prenijeti ga u računovodstvo.

Račun

Ako na potvrdi nije navedeno koje se plaćanje vrši u gotovini, tada obavezna Uz račun blagajne prilaže se račun o prodaji. Sadrži popis kupljene robe (usluge) s naznakom u kojoj je količini i po kojoj cijeni izvršeno plaćanje. Potvrda o prodaji ovjerena je pečatom prodavatelja i potpisom osobe odgovorne za prodaju robe (usluge).

Potvrda o prodaji bez gotovinskog računa priznaje se kao primarni dokument, budući da pojedinačni poduzetnik ima pravo raditi bez blagajne (uz obavezni uvjet izdavanja prodajnog računa).

Potvrda o prodaji koju izdaje samostalni poduzetnik bez upotrebe fiskalne blagajne

To je navedeno u Zakonu Ruske Federacije 54-FZ „O korištenju opreme za blagajne pri plaćanju gotovinom i plaćanju platnim karticama” (važan u 2017.).

Prilikom plaćanja roba (usluga) između pravnih osoba preko tekućeg računa izdaje se teretnica.

Popis pakiranja

Svaka partija se sastavlja prema uzorku (potrebni su potpisi odgovornih osoba i pečat). Iznosi navedeni na dostavnici i na računu moraju odgovarati. U nekim slučajevima prikladno je koristiti faksimilni potpis, ta činjenica svakako treba biti navedena u ugovoru o isporuci robe (usluga).

Prilikom plaćanja računa za proizvod (uslugu) preko tekućeg računa izdaje se nalog za plaćanje.

Nalog za plaćanje

Ovo je jedinstveni obrazac dokumenta koji se najčešće ispunjava na računalnoj tehnologiji. Plaćanje pripremljeno za isplatu može se dostaviti banci na papiru ili korištenjem posebnog bankarskog programa „Clint-Bank“ (što je puno brže). Prije slanja morate provjeriti sve podatke o primatelju plaćanja kako biste izbjegli nesporazume, posebno ako prvi put radite s drugom ugovornom stranom. Pažljivo ispunite podatke o tome što plaćate. Dobro bi došao detaljan opis, uz obavezno navođenje podataka o računu (datum, broj).

Zahtjev za isplatu je primarni dokument kojim vjerovnik zahtijeva od dužnika da dug vrati putem banke.

Zahtjev za plaćanje

Postoji zahtjev bez prihvaćanja: u ovom slučaju, novac se automatski tereti s računa dužnika. Akceptni zahtjev podrazumijeva prisutnost akcepta od strane dužnika. Međutim, ugovorom se mogu odrediti uvjeti povrata nastalog duga; u tom slučaju vraćanje duga putem banke provodi se bez akcepta.

Obrazac računa koristi se u slučajevima kada se evidentira PDV.

Dostavnica

Pripremljeni su za račune i akte. Plaćanje predujma po ugovoru također je razlog za izdavanje računa. PDV se odbija na temelju faktura i faktura. Valja napomenuti da su svi obveznici PDV-a dužni izdavati račune. Puno je praktičnije ispunjavati obrasce pomoću automatiziranih programa.

Izrada promjena

Strogo je zabranjeno mijenjati gotovinu i bankovne dokumente (članak 9. Saveznog zakona Ruske Federacije "O računovodstvu").

Izmjene i dopune drugih primarnih dokumenata dopuštene su, ali pod uvjetom da su svi sudionici u poslovnom prometu upoznati s izmjenama koje se vrše. Upoznatost s izmjenama i dopunama sudionici potvrđuju svojim potpisom uz naznaku datuma izmjena.

Ispravak se vrši na sljedeći način: netočan unos u dokumentu pažljivo se precrtava tankom crtom. Istodobno, ono što je prekriženo jasno je čitljivo. Izrađuje se na vrhu korekcije ili pored nje ispravna opcija zapisa. Uz prekriženu crtu, ili gdje ima dovoljno slobodnog mjesta, ispisuje se natpis “Vjerujte ispravljenom”. Mora biti navedeno puno ime. osoba koja je izvršila izmjene, datum i potpis.

Koliko godina treba čuvati knjigovodstvene isprave?

Skladištenje

Optimalno mjesto za pohranu primarne građe je arhiv. Važno je pravilno pripremiti dokumente za arhiviranje:

• Razvrstavanje kronološkim redom.
• Oprema prema vrsti.
• Uvezivanje i arhiviranje dokumenata u mape.
• Izrada pratećeg certifikata.

Važno je osigurati sigurnost računovodstvenih registara od neovlaštenih ispravaka. Ispravak pogrešaka može se izvršiti samo službenim putem, uz potpis osobe koja je izvršila dopunu. Za vašu informaciju, u registrima se akumuliraju podaci o primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo.

Ima tu i poslovne tajne: sadržaj upisnika je upravo takav. Otkrivanje informacija o sadržaju kažnjivo je ruskim zakonom.

Trajanje skladištenja

Savezni zakon Ruske Federacije "O računovodstvu" (članak 17.), kao i arhivsko zakonodavstvo (Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558) predviđa razdoblje skladištenja dokumenata tvrtke. Za primarne knjigovodstvene isprave to razdoblje je najmanje 5 godina.

Rok čuvanja počinje se računati od 1. siječnja godine koja slijedi od godine predaje dokumenta u arhiv.

Ako organizacija prekrši rok skladištenja primarnih materijala, inspekcijska tijela imaju pravo izreći kazne (članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije). Kazna se kreće od 10 tisuća do 40 tisuća rubalja, ovisno o stupnju prekršaja.

Usput, samo dokumenti koji su stari tri godine bit će relevantni za inspekciju poreznih vlasti. Zbog nedostatka primarnog izvješća starijeg razdoblja, inspektori nemaju pravo novčane kazne prema članku 120. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Računovodstvena služba poduzeća dužna je ne samo uredno voditi evidenciju primarnih dokumenata, već i osigurati njihovu sigurnost. Samo u tom slučaju će se tvrdnje poreznih vlasti pokazati neutemeljenima.

Dokumentacija, značenje primarnih dokumenata

Detalji primarnih dokumenata, unifikacija i standardizacija dokumenata

Vrste knjigovodstvenih isprava

Postupak registracije, prijema, provjere, obrade i čuvanja dokumenata

Organizacija protoka dokumenata

1. Dokumentacija, značenje primarnih dokumenata

Za cjelovit i kontinuirani prikaz knjigovodstvenih objekata potrebno je prije svega evidentirati svaku poslovnu transakciju. Da biste to učinili, prvi element računovodstvene metode je dokumentacija. Dokumentacija- metoda primarnog odraza računovodstvenih objekata, koja omogućuje kontinuirano i kontinuirano praćenje istih.

Prema Pravilniku o računovodstvu i financijskom izvješćivanju u Ruskoj Federaciji (odobren nalogom Ministarstva financija Ruske Federacije br. 34-n od 29. srpnja 1998.), „sve poslovne transakcije moraju biti dokumentirane popratnim dokumentima. Ove isprave služe kao primarne knjigovodstvene isprave na temelju kojih se vodi računovodstvo.”

Dokument u prijevodu s latinskog documentum znači dokaz, dokaz.

Primarna knjigovodstvena isprava – pisanu potvrdu koja potvrđuje činjenicu poslovne transakcije ili pravo na njezino obavljanje.

Primarno računovodstvo – je jedan, tijekom vremena ponavljan, organiziran proces prikupljanja, mjerenja, bilježenja, akumulacije i pohranjivanja informacija o ekonomska aktivnost.

Važnost primarnih računovodstvenih dokumenata u financijskim i ekonomskim aktivnostima poduzeća:

Isprave služe kao temelj i potvrda točnosti knjigovodstvenih podataka.

Koriste se za operativno vođenje i upravljanje.

Na temelju dokumenata provodi se praćenje knjigovodstvenih objekata.

Dokumenti imaju pravni značaj. Koriste se kao dokazi u sporovima na sudu.

Dokumenti imaju kontrolnu vrijednost.

1. Detalji primarnih dokumenata, unifikacija i standardizacija dokumenata

Rekviziti u prijevodu s latinskog requisitum znači potreban, potreban.

Rekviziti– pokazatelji koji karakteriziraju poslovnu transakciju prikazanu u dokumentu.

Detalji su obvezni i izborni.

Prema stavku 2. članka 9. Saveznog zakona "O računovodstvu" br. 402-FZ od 6. prosinca 2011. Obavezni podaci primarne knjigovodstvene isprave su:

1) naziv dokumenta;

2) datum izrade dokumenta;

3) naziv organizacije;

5) iznos naturalnog i (ili) novčanog mjerenja činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;

6) nazive položaja osoba odgovornih za ostvarenje neke činjenice iz gospodarskog života;

7) svojeručne potpise naznačenih osoba s naznakom prezimena i inicijala.

Dodatne pojedinosti nisu zakonski odobrene. Upisuje ih samo poduzeće po želji u sve dokumente, osim u primarne knjigovodstvene dokumente. Novac. Dodatni detalji mogu uključivati: adresu i telefonski broj organizacije, prezimena strana uključenih u transakciju itd.

Prije stupanja na snagu novog Saveznog zakona "O računovodstvu" br. 402-FZ od 6. prosinca 2011. (ovaj zakon stupio na snagu 1. siječnja 2013.) velika je pažnja posvećena unificiranju i standardizaciji primarnih knjigovodstvenih isprava. Dokumenti su prihvaćeni u računovodstvo ako su sastavljeni prema obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije. Ove je albume izradio Ruski državni odbor za statistiku (sada Rosstat) u dogovoru s ruskim Ministarstvom financija. Odobreno je oko 250 jedinstvenih obrazaca dokumenata.

Objedinjeni dokumenti su standardni dokumenti namijenjeni registraciji homogenih transakcija u organizacijama različitih oblika vlasništva i djelatnosti.

Osim toga, resorna ministarstva izradila su i jedinstvene dokumente za poduzeća u svojim djelatnostima. Na primjer, rusko Ministarstvo poljoprivrede razvilo je jedinstvene dokumente za evidentiranje poljoprivrednih proizvoda, životinja, zemljišta itd.

Standardizacija dokumenata je uspostavljanje identičnih standardnih veličina za standardne dokumente. To je učinjeno kako bi se smanjila potrošnja papira i pojednostavila obrada i pohrana dokumenata.

Stupanjem na snagu Saveznog zakona "O računovodstvu" br. 402-FZ od 6. prosinca 2011. Poduzeća se oslobađaju obveze korištenja jedinstvenih dokumenata koje su izradili Državni odbor za statistiku i resorna ministarstva. Prema stavku 4. članka 9. ovog zakona, obrasce primarnih dokumenata odobrava čelnik poduzeća na preporuku glavnog računovođe (ili osobe kojoj je povjereno računovodstvo). Prilikom izrade obrazaca dokumenata, računovođa mora uključiti sve potrebne detalje i učiniti ih kompaktnima. Glavni računovođe, u pravilu, podnose jedinstvene obrasce dokumenata na odobrenje.

Cilj: Razviti znanje studenata o glavnim vrstama računovodstvenih isprava.

Preduvjet za metodu dokumentiranja je odraz činjenica gospodarske djelatnosti u primarnim dokumentima u vrijeme njihova nastanka. Računovodstvena dokumentacija daje pravnu valjanost računovodstvenim informacijama.

Za kontinuirani prikaz knjigovodstvenih objekata potrebno je evidentirati svaku poslovnu transakciju. U tu svrhu koristi se element računovodstvene metode – dokumentacija.

Dokumentacija osnova je računovodstva i sastoji se u stalnom kontinuiranom odražavanju svih poslovnih transakcija koje provodi organizacija u pratećim računovodstvenim dokumentima.

knjigovodstveni dokument predstavlja pisanu potvrdu o stvarnom izvršenju poslovne transakcije ili pravu na njezino obavljanje.

Dokumenti imaju pravni i kontrolni značaj. U prvom slučaju koriste se kao dokazi u slučaju sporova između organizacija i pojedinaca. Ispravno i pravodobno sastavljeni dokumenti imaju dokaznu vrijednost u arbitraži i na sudovima, služe kao osnova za forenzičko računovodstvo itd. U drugom slučaju dokumenti će isključiti slučajeve krađe, te su temelj za provođenje revizija, dokumentarnih revizija i analiza rad organizacije.

Osnovni zahtjevi za izradu primarnih dokumenata formulirani su u čl. 9 Zakona o računovodstvu, Pravilnik o računovodstvu i financijskom izvješćivanju u Ruskoj Federaciji.

Primarna knjigovodstvena isprava mora sadržavati određene pokazatelje potrebne za karakterizaciju i potvrdu činjenice poslovne transakcije, a koji su tzv pojedinosti.

Detalji se dijele na: obvezne i dodatne.

Obvezni podaci daju računovodstvenim dokumentima pravnu snagu. To uključuje:

Naziv dokumenta (obrasca), šifra obrasca;

Datum izrade dokumenta;

Ime kompanije;

Mjerenje poslovnih transakcija u fizičkom i novčanom smislu;

Imena radnih mjesta osoba odgovornih za izvršenje poslovne transakcije i ispravnost njenog izvršenja;

Potpisi službenih osoba.

Dodatni detalji određena karakteristikama reflektiranih poslovnih transakcija i namjenom dokumenata.

Ovisno o prirodi operacija i tehnologijama obrade informacija, sljedeće može biti uključeno u primarne dokumente:

Broj dokumenta;

Osnova za obavljanje poslovne transakcije;

Adresa i broj telefona organizacije;

Tekući računi organizacije i dr.

Primarni računovodstveni dokumenti prihvaćaju se u računovodstvo ako su sastavljeni prema obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih (standardnih) obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije.

Za formalizaciju poslovnih transakcija za koje nisu predviđeni standardni obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata, organizacije mogu samostalno razviti i odobriti odgovarajuće oblike primarnih dokumenata pod uvjetom da ispunjavaju utvrđene zahtjeve.

Dokumenti se moraju sastavljati pravodobno, u pravilu u trenutku transakcije, a ako to nije moguće, odmah po završetku transakcije.

Dokumenti moraju sadržavati sve podatke koji odražavaju pouzdane podatke.

Zapisi u dokumentima vode se tintom, kemijskom olovkom, pisaćim strojevima i drugim sredstvima koja osiguravaju sigurnost tih zapisa za vrijeme određeno za njihovo čuvanje u arhivu. Napravite zapise jednostavnom olovkom nije dozvoljeno. Dokument mora biti jasno ispunjen, bez mrlja. Slobodne crte moraju biti prekrižene. Popis osoba ovlaštenih za potpisivanje odobrava voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom.

Za pravilnu upotrebu u računovodstvenom procesu dokumenti se klasificiraju prema sljedećim homogenim obilježjima: namjeni; mjesto sastavljanja; metoda refleksije; obujam sadržaja operacija.

Po namjeni isprave se dijele na upravne, oslobađajuće (izvršne), knjigovodstvene i kombinirane isprave.

Upravni dokumenti sadržavati nalog (uputu) za izvršenje poslovne transakcije. Na primjer, nalog za provođenje inventure, nalog za plaćanje Ne vodi se evidencija u banci za prijenos sredstava i sl., na temelju upravnih dokumenata, jer operacija još nije završena.

Popratne (izvršne) isprave potvrditi činjenicu poslovne transakcije. Mogu služiti kao: računi za potvrđivanje učinjenih troškova, računi za primanje dragocjenosti. Ovi i slični dokumenti sastavljaju se u trenutku transakcije i osnova su za njeno iskazivanje na računovodstvenim računima.

Računovodstveni dokumenti sastavljaju računovodstveni djelatnici i služe kao osnova za knjiženje na računovodstvenim računima. To uključuje: računovodstvena izvješća, različiti tipovi kalkulacije (troškovi amortizacije dugotrajne imovine, nematerijalna imovina i tako dalje.).

Kombinirani dokumenti- istodobno obavljati funkcije karakteristične za dvije ili više gore opisanih vrsta dokumenata. Na primjer, jedan dokument može kombinirati funkcije administrativne i popratne isprave ili funkcije popratne i računovodstvene dokumentacije. Kombinirani su ulazni i izlazni blagajnički nalozi, obračuni plaća i sl. Njihovom primjenom smanjuje se broj evidencija i olakšava knjigovodstvena obrada dokumenata.

Po mjestu sastavljanja razlikovati unutarnje i vanjske dokumente.

Domaći smatraju se dokumentima sastavljenima i korištenima za formaliziranje transakcija koje se provode unutar određene organizacije. Tu spadaju računi za interno kretanje zaliha, avansni izvještaji odgovornih osoba i sl.

Načinom evidentiranja transakcija dokumenti se dijele na primarne i sumarne.

U primarni dokumenti evidentirati jednu ili više poslovnih transakcija neposredno u trenutku njihova završetka ili neposredno nakon njihova završetka. Primjeri primarnih dokumenata uključuju: čekove za primanje novca od banke, račune za godišnji odmor materijalna sredstva i tako dalje.

Sažeti dokumenti sastavljaju se na temelju više prethodno pripremljenih jednorodnih primarnih dokumenata grupiranjem i sažimanjem njihovih pokazatelja. Zbirni dokumenti su npr. blagajnički izvještaj (sastavlja se na temelju isprava koje potvrđuju primitak i izdatak novca), robni izvještaj (sastavlja se na temelju robnih isprava). Konsolidirani dokumenti omogućuju značajno smanjenje broja knjigovodstvenih unosa: umjesto unosa za svaki pojedinačni dokument sastavlja se opći unos na temelju rezultata sažetka izvješća, kombinirajući podatke iz velikog broja primarnih dokumenata.

Po obimu sadržaja poslovanja Primarni dokumenti dijele se u dvije skupine: kumulativni i jednokratni.

Jednokratni dokument formalizirati jednu transakciju u trenutku njezina završetka ili odmah nakon završetka, na primjer, faktura za puštanje robe.

Kumulativni dokumenti odražavaju homogene ili povremeno ponavljajuće operacije za određeno razdoblje. Primjer takvih dokumenata su limit kartice i sl. Za razliku od jednokratnih, kumulativni dokumenti se odražavaju u računovodstvu tek nakon što se u njih unese posljednja transakcija i zbroje svi unosi. Korištenje kumulativnih dokumenata omogućuje vam smanjenje količine dokumentacije i vremena za njezinu pripremu.

Pogreške se ponekad događaju tijekom računovodstvenog procesa transakcija. Priroda pogrešaka je različita: u dokumentima i računovodstvenim registrima evidentiran je pogrešan tekst ili pogrešan iznos; rezultati su netočno izračunati; u knjigovodstvenim knjiženjima netočno iskazivati ​​korespondirajuća računa i sl.

Za ispravan i točan prikaz svih transakcija u organizaciji, potrebno je odmah identificirati i ispraviti sve pogreške nastale u računi pogreške.

Pogreške se moraju ispraviti prije dovršetka izvješćivanja.

Ispravljanje pogrešaka računa provodi se na sljedeće načine: lektura, doknjiženja, „crveni storn”.

Korektivna metoda se koristi u sljedećim slučajevima:

Greška ne utječe na račune korespondencije;

Pogreške su brzo otkrivene i nisu utjecale na rezultate računa.

Korištenje ove metode pretpostavlja da je pogrešan tekst ili iznos prekrižen, a točan tekst ili iznos napisan iznad prekriženog. Ispravljene pogreške navode se i potvrđuju: u dokumentima - potpisima osoba koje su dokument potpisale; u knjigovodstvenim registrima - potpis osobe koja je izvršila ispravak.

Način dopunskih knjiženja koristi se u slučajevima kada računovodstveni registri ili računovodstvena knjiženja pokazuju točnu korespondenciju računa, ali je iznos poslovne transakcije podcijenjen. Da bi se ispravile takve pogreške, radi se dodatni računovodstveni unos za razliku između točnih i podcijenjenih iznosa. Računovođa organizacije izdaje potvrdu o iznosu učinjene pogreške, u kojoj se, s obzirom na primarni dokument, navodi kada i koja je pogreška učinjena. Knjigovodstvena potvrda služi kao knjigovodstvena isprava i podloga za ispravak knjigovodstvene pogreške.

Metoda crvenog preokreta (negativni brojevi) primjenjuje se ako računovodstvena evidencija ukazuje na netočnu korespondenciju računa. Bit ove metode je da se u početku netočno knjiženje ponavlja u istoj korespondenciji računa, ali se unos vrši crvenom tintom. Pri izračunavanju zbrojeva u knjigovodstvenim registrima od zbroja se oduzimaju iznosi ispisani crvenom tintom. Time se netočan unos poništava. Nakon toga se sastavlja novi unos koji odražava ispravnu korespondenciju računa i bilježi se u računovodstvenim registrima običnom tintom.

Dokumentacija i primarno računovodstvo ne mogu pružiti potpuni odraz u računovodstvu stvarnog kretanja imovine i izvora njenog nastanka (mogu postojati odstupanja između knjigovodstvenih evidencija i stvarnih stanja sredstava i izvora). Štoviše, promjene u računovodstvu koje provodi Ministarstvo financija Rusije u skladu s Programom reforme računovodstva dovode do niza nekonvencionalnih situacija koje organizacijama omogućuju dopuštanje značajnih odstupanja u računovodstvenim podacima i stvarnom stanju imovine, što dovodi do iskrivljenja u računovodstvenim informacijama o dostupnosti objekata i njihovom oporezivanju. Rješavanje ovih problema olakšava inventura, kao jedna od najvažnijih faza u pripremi za izradu godišnjeg izvješća, kojom se potvrđuje točnost podataka u ovom dokumentu.

Inventura je utvrđivanje stvarne raspoloživosti sredstava i njihovih izvora preračunavanjem stanja u naravi ili tekućim računima. Riječ inventura dolazi od latinske riječi inventura i označava provjeru prisutnosti i stanja dragocjenosti u naravi prebrojavanjem, vaganjem, mjerenjem itd.

Glavni ciljevi popisa su: imovina koja je stvarno dostupna organizaciji, usporedba stvarne raspoloživosti s računovodstvenim podacima i utvrđivanje odstupanja, kao i potvrda pouzdanosti računovodstva obveza za sve vrste potraživanja, obveza i drugih vrsta plaćanja.

Smjernice za popis imovine i financijskih obveza (odobrene Nalogom Ministarstva financija Ruske Federacije 13. lipnja 1995.) utvrđuju postupak za provođenje popisa imovine i financijskih obveza organizacija i evidentiranje njegovih rezultata. Prilikom provođenja popisa sva imovina u vlasništvu organizacije se broji i mjeri prema lokaciji i financijski odgovornim osobama. Osim toga, prema Metodičke upute Inventar podliježe imovini koja ne pripada organizaciji, ali je navedena u računovodstvenim evidencijama na sigurnom, primljena na obradu, a također je evidentirana iz bilo kojeg razloga.

Popis primarnih dokumenata:

1. DJELA:

Prijem (prijenos) osnovnih dokumenata;

Otpis osnovnih dokumenata;

Prijem i predaja obnovljenih objekata;

Prijem materijala;

O utvrđenim nedostacima;

Inventar;

Zamijeniti.

2. ZAHTJEVI:

Akt-zahtjev za zamjenu materijala;

Dostavnica;

Zahtjev za izdavanje materijala;

Zahtjev za plaćanje;

Potražnja-narudžba.

3. RAČUNI:

Račun (zahtjev) za unutarnje kretanje;

Račun za godišnji odmor sa strane.

4. OPREMITI:

Za obavljeni posao;

Za rad na komad.

5. NARUDŽBE:

Nalog o prijemu, prijenosu, raskidu ugovora;

O odobravanju dopusta;

Narudžba za otpremu.

6. NARUDŽBE:

Prijamni blagajnički nalog;

Troškovni i blagajnički nalog;

Nalog za primitak.

7. KARTICE:

Linijske kartice;

Plaća.

8. IZJAVE:

Za otvaranje računa;

O odustajanju od naglaska.

9. NARUDŽBE:

Nalog za plaćanje;

Besplatan nalog za plaćanje;

Zahtjev za plaćanje-nalog.

10. RAČUNI:

Dostavnica;

Račun (dobavljač);

Faktura zahtjeva za plaćanje;

Osobni račun.

11. PUNOMOĆ.

12. IZVJEŠTAJI:

Unaprijed izvješće;

Materijalni izvještaj.

13. REGISTRI(popisi, inventar):

Registar čekova;

Registar neisplaćenih plaća;

Registar zahtjeva za plaćanje;

Registar ulaznih i izlaznih naloga;

Popis inventara;

Popis inventara.

KLASIFIKACIJA PRIMARNE DOKUMENTACIJE

Prema stupnju generalizacije informacija

Po broju računovodstvenih pozicija

Po vremenu obrade

Jednom

Kumulativno

Jednolinijski

Višelinijski

Primarni

Sekundarna

Raspored tijeka dokumenata

Vrste rada s dokumentom

Izvođači

Dućan

Marketinška služba

Zaliha

V.Ts.

Računovodstvo

----

Arhiva

1. Izvadak 2. Izdavanje dopuštenja 3. Izdavanje građe 4. Oporezivanje 5. Ovjera dokumenata 6. Pohrana dokumenata

Svaki dan tvrtka prolazi kroz mnoge operacije. Računovođe ispostavljaju račune ugovornim stranama i šalju im novac, obračunavaju plaće, kazne, obračunavaju amortizaciju, pripremaju izvješća itd. Svakodnevno se sastavljaju deseci dokumenata raznih vrsta: upravnih, izvršnih, primarnih. Posljednja skupina je od velike važnosti za aktivnosti poduzeća.

Što su "primarni dokumenti"?

Svaki događaj u gospodarskom životu organizacije mora biti potvrđen papirom. Formira se u trenutku transakcije ili neposredno nakon njezina završetka. Priprema knjiženja i vođenje izvješća provodi se na temelju podataka navedenih u primarnim knjigovodstvenim dokumentima. Popis njih je velik. U ovom ćemo članku pogledati glavne, najčešće korištene dokumente.

Zašto je potrebna primarijus?

Primarna dokumentacija sastavni je element računovodstva. Kao što je gore spomenuto, formira se u trenutku završetka ili neposredno nakon završetka operacije i dokaz je stvarnosti jedne ili druge činjenice ekonomskog života poduzeća.

Popis primarnih računovodstvenih dokumenata za jednu transakciju može uključivati:

1. Sporazum.
2. Ček.
3. Blagajnički ček ili drugi dokument o plaćanju.
4. Tovarni list.
5. Potvrda o završetku.

Obavezni detalji

Trenutno postoje unificirani oblici primarne knjigovodstvene isprave. Koriste se za odražavanje informacija o različitim operacijama; sukladno tome, popis stupaca u njima je drugačiji. U međuvremenu, svi primarni dokumenti sadrže jedinstvene obvezne podatke. Među njima:

1. Naziv tvrtke.
2. Naslov dokumenta (na
3. Datum formiranja.
4. Sadržaj operacije za koju je dokument sastavljen. Na primjer, prilikom popunjavanja računa, odgovarajući stupac može naznačiti "Prijenos materijala za obradu".
5. Monetarni i naturalni pokazatelji. Prvi se koriste za odražavanje troškova, drugi - količina, težina itd.
6. Radna mjesta odgovornih djelatnika ("šef računovodstva", "skladištar" itd.).
7. Potpisi osoba uključenih u transakciju.

Važna točka

Primarni dokument koji sadrži sve potrebne podatke ima pravnu snagu.

Imajte na umu da se propisno obavljeni papiri mogu koristiti u pravnim postupcima kao dokaz valjanosti (ili na drugi način) potraživanja. Mnoge dokumente sastavljaju druge ugovorne strane. Potrebno je pažljivo provjeriti ispravnost upisa i ni u kojem slučaju ne potpisivati ​​dobavljače (izvođače i sl.) ako to nisu učinili.

Potrebno je pažljivo čuvati primarnu dokumentaciju.

Trebate li plombu na primaru?

U praksi se mnoge druge ugovorne strane žale na njegovu odsutnost na obrascu TTN i nekim drugim dokumentima. Podsjetimo, od 2015 većina organizacije su izuzete od obveze posjedovanja pečata. Takve tvrtke mogu ga koristiti prema vlastitom nahođenju. Ako postoji, informacije o njegovoj prisutnosti moraju biti navedene u računovodstvenoj politici.

U slučaju kada druga ugovorna strana inzistira na korištenju pečata prilikom registracije primarnog dokumenta, a tvrtka ima pravo ne staviti ga na legalno, druga ugovorna strana mora poslati odgovarajući pismena obavijest s poveznicama na propise koji uređuju ovu problematiku.

Sporazum

Ako je druga ugovorna strana dugogodišnji partner, tada je sasvim moguće sklopiti ugovor za nekoliko transakcija. U ovom slučaju važno je jasno navesti rokove za ispunjenje obveza, slijed i postupak obračuna i druge nijanse. Ugovor se može sklopiti za prodaju robe, pružanje usluga ili izvođenje radova. Vrijedno je reći da građansko pravo dopušta i usmeno sklapanje ugovora. Međutim, u gospodarskom poslovanju u pravilu se koriste pisani oblici ugovora.

Ček

U ovom dokumentu dobavljač navodi iznos koji treba prenijeti drugoj ugovornoj strani za proizvod, uslugu ili rad. Prilikom plaćanja podrazumijeva se da subjekt pristaje na transakciju.

Faktura mora sadržavati:

1. Naslov dokumenta.
2. Naziv usluga (roba, radova) za koje se vrši plaćanje.
3. Cijena.
4. ukupni iznos.
5. Pojedinosti o plaćanju.

Trenutno je cijeli popis računovodstvenih dokumenata sadržan u programu 1C, tako da se obrađuju automatski.

Napominjemo da račun nema posebnu vrijednost za regulatorna tijela. U njemu prodavač utvrđuje zadanu cijenu. S pozicije računovođe račun je najvažniji primarni dokument na temelju kojeg knjigovodstvena knjiženja.

Faktura je vrsta fakture. Ovaj papir sadrži poseban redak za iskazivanje iznosa PDV-a.

Dokumentacija o plaćanju

Činjenicu plaćanja možete potvrditi blagajničkim računom ili drugim sličnim dokumentom. Plaćanje potvrđuje činjenicu plaćanja za isporuku proizvoda, usluga ili radova. Specifična vrsta dokumenta odabire se ovisno o načinu plaćanja: gotovinom ili virmanom.

Jedan od najpopularnijih dokumenata za plaćanje je nalog za plaćanje. Predstavlja nalog vlasnika računa da banka izvrši prijenos sredstava na navedeni račun. Dokument se može koristiti prilikom plaćanja usluga, robe, za avansno plaćanje, otplatu kredita i sl.

U slučaju davanja doprinosa u proračun popunjava se polje 22 “Šifra”. U nalogu za plaćanje u ovom stupcu naveden je UIN (jedinstveni identifikator). Zahvaljujući njemu, fiskalna uprava prepoznaje platitelja.

Polje "Šifra" u nalogu za plaćanje moguće je popuniti drugačije. To ovisi o tome kako točno subjekt ispunjava svoju obvezu prema proračunu: dobrovoljno ili na zahtjev regulatornog tijela.

Tovarni list

Obrazac TTN izdaje pošiljatelj. je osnova za predaju tereta primatelju. Dokument je sastavljen u 4 primjerka. Prema TTN, prodavatelj obračunava prodaju, a kupac isporuku robe.

Imajte na umu da se TTN sastavlja pri prijevozu tereta vlastitim resursima tvrtke. Ako prijevoz obavlja treća tvrtka, izdaje se obrazac 1-T.

Još važna točka: podaci u TTN-u moraju odgovarati podacima na računu.

Potvrda o završetku

Ovaj dokument sastavljaju kupac i dobavljač. Akt je potvrda o izvršenju radova i pružanju usluga po ugovorenoj cijeni u roku utvrđenom ugovorom. Jednostavno rečeno, ovo je izvještaj izvođača kupcu.

Trenutno jedinstveni oblik akta nije odobren. Poduzeće ima pravo samostalno izraditi obrazac i konsolidirati ga u svojim računovodstvenim politikama.

Glavni detalji akta su:

1. Broj i datum upisa u knjigovodstvenu dokumentaciju.
2. Datum pripreme.
3. Pojedinosti o sporazumu u skladu s kojim se sastavlja akt.
4. Trajanje, obujam, trošak rada.
5. Podaci o računu putem kojeg će se izvršiti plaćanje.
6. Naziv naručitelja i izvođača.
7. Potpisi stranaka u transakciji.

Akt se uvijek sastavlja u dva primjerka.

Obrazac M-15

Ova skraćenica se koristi za označavanje fakture za puštanje materijala na stranu. Treba napomenuti da ovaj dokument nije obavezan, ali ga poduzeća često koriste.

Faktura za predaju materijala trećoj strani izdaje se kada je potrebno prenijeti dragocjenosti iz glavnog (glavnog) ureda u udaljene odjele ili druge tvrtke (prema posebnom dogovoru).

Pravila za registraciju f. M-15

Prvi dio rada sadrži broj u skladu s tijekom dokumenata poduzeća. Ovdje također trebate navesti puni naziv tvrtke i OKPO.

Prva tablica odražava datum pripreme dokumenta, šifru transakcije (ako se koristi odgovarajući sustav), naziv strukturna jedinica, opseg djelatnosti poduzeća koje izdaje račun.

Isto tako, navedeni su podaci o primatelju i osobi odgovornoj za dostavu. Slijedi poveznica na dokument prema kojem se izdaje račun. To može biti dogovor, narudžba itd.

U glavnoj tablici u stupcima 1 i 2 navodi se knjigovodstveni podkonto i šifra analitičkog knjigovodstva za sav materijal koji se otpisuje.

• naziv materijala koji ukazuje na pojedinačne karakteristike, marku, veličinu, razred;
• broj stavke (ako ga nema, ćelija se ne popunjava);
• šifra jedinice;
• naziv mjerne jedinice;
• količina prenesene robe;
• podatke o stvarno otpuštenim predmetima iz skladišta (popunjava skladištar);
• ukupni trošak materijala;
• Cijena bez PDV-a;
• iznos dodijeljenog PDV-a;
• ukupni trošak s PDV-om;
• inventarni broj građe;
• broj putovnice (ako je dostupan);
• evidencijski broj u skladu s upisnom karticom.

Fakturu potpisuju knjigovođa, djelatnik zadužen za otpuštanje dragocjenosti iz skladišta i primatelj.

Napredna izvješća u "1C"

Generiranje izvještajnih dokumenata jedna je od najčešćih aktivnosti računovođe. Mnoga plaćanja izvršena u gotovini dokumentiraju se unaprijed. To uključuje putne troškove, poslovne kupnje itd.

Često zaposlenici poduzeća dobivaju sredstva iz blagajne za poslovne troškove. Nakon kupnje potrebnih dragocjenosti (na primjer, papirnatih materijala), zaposlenici se javljaju i dostavljaju računovodstvu popratne dokumente.

Računovođa pak mora evidentirati sve troškove u računovodstvenom sustavu. Otvoren " Izvješća o troškovima" u "1C" možete pronaći u odjeljku "Banka i blagajna", pododjeljku "Blagajna". Novi dokument se unosi pomoću gumba "Kreiraj".

Na vrhu obrasca navedite:

1. Naziv tvrtke.
2. Skladište u koje će se kapitalizirati novoprimljene dragocjenosti.
3. Zaposlenik koji izvještava o sredstvima primljenim prema izvješću.

Dokument sadrži 5 knjižnih oznaka. U odjeljku "Predujmovi" trebate odabrati dokument za koji su sredstva izdana:

1. Novčani dokument.
2. Nalog za gotovinski račun.
3. Zaduženje računa.

Ako je roba kupljena izdanim sredstvima, ona se odražava na kartici istog naziva. U odjeljku "Kontejner" navedite podatke o povratnim kontejnerima (na primjer, boce za vodu). Kartica "Plaćanje" odražava informacije o gotovini plaćenoj dobavljačima za kupnju objekta ili izdanoj uz nadolazeću isporuku.

U rubrici “Ostalo” navedeni su podaci o putnim troškovima: dnevnice, troškovi goriva, karte i sl.

"Univerzalni" oblik

U popisu primarnih knjigovodstvenih dokumenata postoji jedan papir koji se može koristiti u raznim situacijama. Koristi se u pripremi računovodstvenih i poreznih izvješća. Riječ je o o računovodstvenoj potvrdi. Obrazac je potreban ako je potrebno ispraviti grešku. Osim toga, dokument je neophodan prilikom obavljanja transakcija koje zahtijevaju objašnjenja, odraz izračuna, potvrdu transakcija, ako nedostaju drugi papiri.

Utančanost

Vrijedno je reći da poduzeće ima pravo potvrditi izvršenje transakcija koje ne zahtijevaju izvršenje standardnih (standardnih, unificiranih) obrazaca, ne uz pomoć potvrde, već putem samostalno razvijenih primarnih računovodstvenih dokumenata. Njihov popis, međutim, mora biti sadržan u financijskoj politici tvrtke.

Pravila za sastavljanje potvrde

Za ovaj dokument nije odobren jedinstveni obrazac. Prema tome, stručnjaci ga mogu sastaviti u slobodnom obliku ili koristiti predloške razvijene u poduzeću. Među obveznim podacima koje certifikat mora sadržavati treba istaknuti sljedeće:

1. Informacije o poduzeću.
2. Datum i razlozi sastavljanja.
3. Primarne knjigovodstvene isprave i knjigovodstveni registri, uz koje se prilaže potvrda.
4. Potpis odgovornog radnika.

Možete pisati na običnom bijelom A4 listu ili na memorandum tvrtke.

Prilikom sastavljanja morate biti vrlo oprezni kako biste izbjegli pogreške. Što je potvrda detaljnija, to će inspektori imati manje dodatnih pitanja.

Dokument mora, naravno, sadržavati samo pouzdane podatke. Ako se tijekom pisanja uoče pogreške, preporučljivo je ponovno sastaviti potvrdu.

Značajke pohrane

Sve što se odnosi na primarne računovodstvene dokumente mora se čuvati u poduzeću najmanje 5 godina. Obračun ovog razdoblja počinje od datuma završetka izvještajnog razdoblja u kojem su papiri izdani.

Dodatno

Primarni obrazac može se izdati u papirnatom ili elektroničkom obliku. U U zadnje vrijeme Poduzeća sve više daju prednost elektroničkom upravljanju dokumentima. To je i razumljivo: potrebno je puno manje vremena za izradu i slanje radova.

Elektroničke isprave moraju biti ovjerene digitalnim potpisom (pojačanim ili regularnim – prema dogovoru između ugovornih strana).

Odgovornost

Primarna dokumentacija najvažniji je element gospodarskog života poduzeća. U njegovom nedostatku, tvrtka će se suočiti s ozbiljnim sankcijama regulatornih tijela. Novčane kazne također će biti izrečene ako se uoče pogreške primarna dokumentacija, lažne informacije.

Kršenje propisa povlači kaznu ne samo prema Poreznom zakoniku, već i prema Zakonu o upravnim prekršajima. Ako postoje razlozi, počinitelji mogu i kazneno odgovarati.

Zaključak

U radu poduzeća mogu se koristiti različiti dokumenti. Štoviše, neki od njih mogu imati unificirani oblik, a neke može samostalno razviti tvrtka. Međutim, bez obzira na to, svi potrebni podaci moraju biti prisutni u dokumentima.

Neka poduzeća prakticiraju korištenje kombiniranih dokumenata. Riječ je o jedinstvenim obrascima, dopunjenim u skladu sa specifičnostima djelatnosti organizacije.

Važno je odražavati odabrane vrste primarne dokumentacije u računovodstvenim politikama poduzeća. Tijekom poslovanja tvrtke može se pojaviti potreba za novim dokumentima. Ako ih razvija poduzeće, onda ih treba spomenuti u računovodstvenoj politici.

Imajte na umu da druga ugovorna strana također može samostalno izraditi određene oblike papira. Financijska politika mora naznačiti da tvrtka prihvaća takve dokumente od drugih ugovornih strana.

Za evidentiranje mnogih transakcija organizacije ne smiju koristiti jedinstvene oblike primarne dokumentacije. Međutim, ako je riječ o gotovinskim transakcijama, onda se one izvršavaju isključivo odobrenim nalozima i drugim ispravama za plaćanje.

RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA

Isprava (od latinskog documentum, poučan primjer, potvrda, dokaz) je pisani dokaz koji potvrđuje činjenicu poslovne transakcije i pravo na njezino izvršenje.

Dokumentacija je tijek informacija o financijskim i ekonomskim aktivnostima organizacije i koristi se u upravljanju organizacijom za prethodnu, tekuću i naknadnu kontrolu.

Dokumentacija služi kao osnova za naknadne knjigovodstvene evidencije te osigurava točnost, pouzdanost i nespornost knjigovodstvenih pokazatelja, kao i mogućnost njihove kontrole.

Prema Pravilniku o računovodstvu i financijskom izvješćivanju u Ruskoj Federaciji, sve poslovne transakcije dokumentiraju se popratnim dokumentima. Ove isprave služe kao primarne knjigovodstvene isprave na temelju kojih se vodi računovodstvo.

Važnost knjigovodstvenih isprava u financijskim i gospodarskim poslovima određena je ne samo činjenicom da one služe kao temelj i potvrda točnosti računovodstvenih podataka. Dokumenti su sredstva kojima se obavlja sama financijska i gospodarska djelatnost. Koriste se za operativno upravljanje i upravljanje organizacijom. Na temelju dokumenata provodi se dnevno praćenje kretanja inventara i novčanih sredstava organizacije, utvrđuje se zakonitost i svrsishodnost pojedinih poslova. Dokumenti koji potvrđuju točnost računovodstvenih podataka pomažu identificirati pogreške u računovodstvu.

Dokumenti imaju pravni značaj, koriste se kao dokazi u sporovima između organizacija i pojedinaca. Samo ispravni i pravovremeni dokumenti imaju dokaznu vrijednost u arbitraži i na sudovima. Isprave služe kao osnova za forenzičko-računovodstveno ispitivanje koje se provodi odlukom tužiteljstva, suda, arbitraže ili odlukom istražnih tijela.

Dokumenti imaju kontrolnu vrijednost jer omogućuju kontrolu sigurnosti dragocjenosti i sprječavaju slučajeve krađe. Velika važnost imati dokumente prilikom provođenja dokumentarnih revizija, revizija gospodarskih i financijskih aktivnosti organizacije. Dokumenti se koriste za analizu rezultata rada

organizacije. To je dokument koji je osnova informacijskog sustava organizacije, koji se koristi u organizaciji. U zakonu Ruska Federacija O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija kaže se: Dokumentiranje informacija je preduvjet za uključivanje informacija u informacijska sredstva. Dokumentiranje podataka provodi se na način koji utvrde nadležna tijela državna vlast, odgovoran za organizaciju uredskog rada, standardizaciju dokumenata, njihovih nizova, sigurnost Ruske Federacije.

Knjigovodstvena isprava je pisana potvrda kojom se potvrđuje činjenica o poslovnoj transakciji.

Osnovna namjena knjigovodstvenih isprava je: pisano obrazloženje i odraz poslovnih transakcija (imovina), osnova i izvor knjigovodstvenih evidencija, provedba kontrolnih funkcija i izvedivost poslovnih transakcija. Ovu kontrolu provode odgovorne osobe prilikom obavljanja transakcija (prethodna kontrola), djelatnici računovodstva prilikom obrade dokumentacije, kao i revizori prilikom dokumentarnih revizija i pregleda.

Primarna knjigovodstvena isprava mora se sastaviti u trenutku izvršenja neke činjenice gospodarskog života, a ako to nije moguće, odmah po njenom završetku. Primarna knjigovodstvena isprava sastavlja se na papiru i (ili) u obliku elektroničke isprave potpisane elektroničkim potpisom.

Elektronički dokument - dokumentirane informacije, predstavljen u elektroničkom obliku, tj. u obliku pogodnom za ljudsku percepciju korištenjem elektroničkih računala, kao i za prijenos informacijskim i telekomunikacijskim mrežama ili obradu u informacijskim sustavima.

Savezni zakon „O elektroničkom potpisu” od 6. travnja 2011. br. 63-FZ definira elektronički potpis kao informaciju u elektroničkom obliku koja je priložena drugim informacijama u elektroničkom obliku (potpisane informacije) i koja se koristi za određenu osobu koja potpisuje informacije .

Ako se u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije oduzmu primarni računovodstveni dokumenti, uključujući u obliku elektroničkog dokumenta, kopije oduzetih dokumenata, izrađene na način utvrđen zakonodavstvom Ruske Federacije, uključuju se u knjigovodstvene isprave.

Ako zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum predviđa podnošenje primarne računovodstvene isprave drugoj osobi ili državnom tijelu na papiru, gospodarski subjekt (organizacija) dužan je na zahtjev druge osobe ili Vladina agencija o vlastitom trošku izraditi tiskane preslike primarne knjigovodstvene isprave sastavljene u obliku elektroničke isprave.

Knjigovodstvena isprava za vanjski oblik je obrazac na kojem se bilježi sadržaj poslovne transakcije, vrijeme i mjesto njezina završetka, naturalni pokazatelji, iznos transakcije i sl. Ovi i mnogi drugi podaci zabilježeni u ispravi njezini su sastavni elementi, zvani detalji u praksi.

Svaki dokument mora u potpunosti zadovoljiti svoju svrhu, mora sadržavati određene pokazatelje. Pokazatelji koji karakteriziraju poslovnu transakciju prikazanu u dokumentu nazivaju se detalji.

Obrasce primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava čelnik gospodarskog subjekta na preporuku službenika odgovornog za vođenje računovodstvenih evidencija. Novi zakon "O računovodstvu" ukinuo je koncept "jedinstvenih obrazaca", sada organizacije mogu samostalno razvijati sve oblike primarnih dokumenata. Da bi obrasci primarnih dokumenata na temelju kojih se evidentira činjenica poslovne transakcije postali legitimni, moraju biti odobreni nalogom voditelja (eventualno u sklopu računovodstvene politike) i imati obvezne podatke

Pojedinosti o dokumentu

Svaki dokument mora u potpunosti zadovoljiti svoju svrhu, mora sadržavati određene pokazatelje. Pokazatelji koji karakteriziraju poslovnu transakciju prikazanu u dokumentu nazivaju se detalji. Rekviziti - od lat. requisitum - potreban, potreban.

Detalji mogu biti obvezni, dodatni ili posebni. Primarni knjigovodstveni dokumenti moraju sadržavati sljedeće obvezne podatke.

Potrebni detalji primarne računovodstvene isprave su:

Naslov dokumenta;

datum izrade dokumenta;

naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument;

vrijednost naturalne i (ili) novčane mjere neke činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;

naziv pozicije osobe (osoba) koja je izvršila transakciju, operaciju i osoba (osoba) odgovorna za ispravnost njezina izvršenja;

potpise osoba iz stavka 6. s naznakom prezimena i inicijala.

Za dodatne detalje može sadržavati: adresu i telefonski broj organizacije, naznačene su strane uključene u transakciju itd.

Posebni detalji uključuju:, koji odgovara određenom računovodstvenom području.

Zahtjevi za popunjavanje dokumenata

Dokumenti se moraju sastaviti pravodobno, u pravilu, u trenutku transakcije, ili ako je to iz nekog razloga nemoguće, odmah nakon završetka transakcije.

Pri prodaji robe, proizvoda, radova i usluga korištenjem blagajne Dopušteno je sastavljanje primarne knjigovodstvene isprave najmanje jednom dnevno nakon njezina završetka na temelju novčanih primitaka.

Dokumenti moraju sadržavati sve podatke koji odražavaju pouzdane podatke. Dokumenti se mogu ispunjavati pastom za kemijsku olovku, kemijskom olovkom, pisaćim strojevima ili potpuno automatizirano. Dokument mora biti sastavljen jasno, jasno, bez brisanja; nije dopušteno unositi u dokumente jednostavnom olovkom. Završni upisi koji se odnose na prijenos dragocjenosti moraju biti napisani riječima. Slobodne crte moraju biti prekrižene.

Popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom. Dokumente kojima se dokumentiraju činjenice gospodarskog života vezane uz novčana sredstva potpisuju čelnik organizacije i glavni računovođa ili njihove ovlaštene osobe.

Ispravljanje pogrešnih unosa u dokumentima

Ispravci su dopušteni u primarnom računovodstvenom dokumentu osim ako nije drugačije navedeno savezni zakoni ili regulatorni pravni akti državnih regulatornih tijela za računovodstvo. Ispravak mora sadržavati datum ispravka, te potpise osoba koje su sastavile ispravu s naznakom njihovih prezimena i inicijala ili druge podatke potrebne za identifikaciju tih osoba.

Ispravci se mogu vršiti na primarnim knjigovodstvenim ispravama (osim bankovnih i blagajničkih isprava). U tekstu i digitalnim podacima primarnih dokumenata nisu dopuštena brisanja i neodređeni ispravci. Pogreške u primarnim dokumentima izrađenim ručno ispravljaju se na sljedeći način: precrtava se netočan tekst ili iznos, upisuje se ispravljeni tekst i (ili) iznos. Precrtano je jednom crtom kako bi se mogao pročitati ispravak. Ispravak greške u primarnom dokumentu mora biti označen natpisom "Ispravljeno", datum ispravka mora biti označen i potvrđen potpisom osoba koje potpisuju dokument. (Na primjer, ako je u dokumentu greškom upisan broj 429 umjesto 439, ne možete precrtati samo broj 2 i iznad njega napisati broj 3. Broj 429 je potpuno prekrižen, napisano je 439, napisano je "Ispravljeno", datum je 29., 20. svibnja, a potpisi: Sviridov, Zaitsev.)

Zakon Ruske Federacije "O računovodstvu" i Pravila o uvođenju računovodstva i računovodstvenih izvješća u Ruskoj Federaciji propisuju da ispravci gotovine i bankovnih dokumenata nisu dopušteni. U ovom slučaju, treba ga sastaviti novi dokument.

Klasifikacija dokumenata

Koristi se za odraz poslovnih transakcija veliki broj razni dokumenti. Za ispravnu upotrebu dokumenata uobičajeno ih je grupirati, tj. sastavljaju zbirne knjigovodstvene isprave koje su razvrstane prema jednorodnim obilježjima: prema namjeni, redoslijedu sastavljanja, načinu evidentiranja prometa, mjestu sastavljanja, redoslijedu popunjavanja.

Isprave se prema namjeni dijele na upravne, izvršne (oslobodilačke), knjigovodstvene i kombinirane.

Upravne isprave sadrže nalog (uputu) za obavljanje poslovne transakcije. Međutim, oni ne potvrđuju činjenicu njegove provedbe, pa stoga nisu temelj za račune. Na primjer, nalog, nalog za plaćanje banci za prijenos poreza i sl.

Popratne isprave potvrđuju činjenicu poslovne transakcije i služe kao osnova u računovodstvu za odražavanje poslovnih transakcija. Na primjer, računi koji potvrđuju nastale troškove, akti o preuzimanju i prijenosu dugotrajne imovine itd.

Knjigovodstvene isprave sastavljaju računovodstveni djelatnici u slučajevima kada ne postoje druge isprave za evidentiranje poslovne transakcije ili u svrhu pripreme administrativnih i potvrdnih isprava za evidentiranje u računovodstvu. Na primjer, akumulativne izjave, izračuni stvarna cijena proizvoda, razne vrste potvrda i obračuna koje priprema računovodstvo i sl.

Kombinirani dokumenti istovremeno obavljaju funkcije administrativnih i oslobađajućih, oslobađajućih i računovodstvenih formalnosti. Na primjer, faktura za otpuštanje materijalnih sredstava sadrži nalog za otpuštanje materijala iz skladišta u radionicu, kao i evidentiranje stvarnog izdavanja.

Prema redoslijedu sastavljanja isprava razlikuju se primarne i zbirne isprave.

Primarni dokumenti sastavljaju se za svaku pojedinačnu transakciju u trenutku njezina završetka. Na primjer, ulazni blagajnički nalog, izlazni blagajnički nalog, zahtjevi za plaćanje, akti za otpis dugotrajne imovine i dr.

Konsolidirani dokumenti sastavljaju se na temelju prethodno sastavljenih primarnih dokumenata. Njihova uporaba olakšava kontrolu homogenih operacija. Mogu biti izvršni, računovodstveni ili kombinirani. Na primjer, akontacijski i blagajnički izvještaji, grupni i zbirni izvještaji. Konkretno, avansno izvješće, budući da je kombinirano, obavlja funkcije popratne i računovodstvene isprave. Daje pune karakteristike poravnanja s odgovornim osobama: stanje ili prekoračenje prethodnog predujma, veličina ovog predujma, potrošeni iznos, stanje i datum njegovog unosa u blagajnu ili prekomjerni trošak i datum njegove nadoknade od strane poduzeća. Osim toga, avansno izvješće daje opis fakturiranih proizvodnih troškova nakon što je izvješće pregledano i odobreno. Na poleđini izvješća nalazi se popis pojedinačnih izdataka i njihova popratna dokumentacija.

Prema načinu evidentiranja prometa dokumenti se dijele na jednokratne i kumulativne.

Jednokratni dokumenti koriste se samo jednom za prikaz jedne transakcije ili nekoliko istovremeno izvršenih transakcija. Nakon registracije, jednokratni dokument odlazi u računovodstvo i služi kao osnova za odraz u računovodstvu. Na primjer, dolazni i odlazni blagajnički nalozi, obračuni plaća itd.

Kumulativni dokumenti sastavljaju se tijekom određenog razdoblja (tjedan, desetljeće, mjesec) kako bi odražavali homogene ponavljajuće transakcije koje se u njima bilježe kako se događaju. Na kraju razdoblja izračunavaju se ukupni iznosi za pokazatelje koji se koriste za račune. Treba napomenuti da se kumulativni dokumenti razlikuju od zbirnih dokumenata po tome što se zbirni dokument sastavlja na temelju primarnih dokumenata i predstavlja njihov sažetak, dok je kumulativni dokument primarni dokument koji se sastavlja postupno zbrajanjem prometa. Akumulacijski dokumenti uključuju limit kartice, dvotjedne ili mjesečne naloge itd.

Ovisno o mjestu sastavljanja isprave mogu biti interne i eksterne.

U poduzeću se sastavljaju interni dokumenti koji odražavaju unutarnje poslovanje. Na primjer, blagajnički i izdatni nalozi, računi, akti, obračuni plaća i sl.

Vanjski dokumenti ispuniti izvan granica ovog poduzeća, stižu u izdanom obliku. Na primjer, fakture, bankovni izvodi, otpremnice itd.

Prema redoslijedu popunjavanja dokumenti se mogu razvrstati u one koji se sastavljaju ručno i računalno. Neki se dokumenti moraju popuniti ručno, poput gotovinskih čekova

Dokumenti sastavljeni uz pomoć računalne tehnologije automatski bilježe podatke o izvršenim transakcijama u trenutku njihova završetka.

Prihvat, ovjera i knjigovodstvena obrada dokumenata

Dokumenti zaprimljeni u računovodstvu se obrađuju radi pripreme za knjiženje u knjigovodstvene registre. Glavna faza računovodstvene obrade dokumenata u organizaciji je provjera primljenih dokumenata u biti, obliku i aritmetički.

Prilikom provjere isprava o njihovoj osnovanosti potrebno je utvrditi zakonitost, ispravnost i svrhovitost obavljenog poslovnog posla. Prema važećem računovodstvenom postupku, primarni dokumenti o poslovnim transakcijama koji su u suprotnosti sa zakonom i utvrđenim postupkom za primanje, pohranu i trošenje novčanih sredstava, inventara i drugih vrijednosti ne bi se trebali prihvatiti na izvršenje. Ako računovodstveni odjel primi takve primarne dokumente, glavni računovođa mora obavijestiti voditelja organizacije o nezakonitosti određene poslovne transakcije. U slučaju neslaganja između čelnika organizacije i glavnog računovođe prilikom obavljanja određenih poslovnih transakcija, primarni računovodstveni dokumenti o njima mogu se prihvatiti na izvršenje pisanim nalogom čelnika organizacije, koji je u tom smislu zadužen za punu odgovornost za posljedice takvih transakcija i uključivanje podataka o njima u računovodstveno i financijsko izvješćivanje. Dokumenti primljeni kao osnova za obračun plaće ili priloženi dolaznim i odlaznim blagajničkim nalozima podliježu obveznom poništenju pečatom ili vlastoručnim potpisom „Primljeno” ili „Plaćeno” s naznakom datuma (dan, mjesec, godina). Provjera dokumenata u biti je nastavak prethodne kontrole koja prethodi transakciji. Prethodnu kontrolu provodi računovodstvo prilikom izrade dokumenata. Također je važno jer većinu dokumenata sastavljaju financijski odgovorne osobe, a ne djelatnici računovodstva.

Provjera obrasca omogućuje vam da se uvjerite da je za izvršenje određene poslovne transakcije korišten obrazac odgovarajućeg obrasca, da su svi brojevi jasno uneseni, da je prikazan sadržaj transakcije i svi detalji.

Nakon toga računovođa provodi aritmetičku provjeru koja se svodi na provjeru ispravnosti aritmetičkih izračuna i izračuna te oporezivanja dokumenata. Oporezivanje se vrši množenjem količine s cijenom. Aritmetička provjera omogućuje vam kontrolu aritmetičkih izračuna ukupnih zbrojeva, ispravnost odraza kvantitativnih i troškovnih pokazatelja.

Nakon provjere, računovođa obrađuje dokumente. Knjiženje dokumenata sastoji se od utvrđivanja računa na koje treba knjižiti poslovne transakcije evidentirane u dokumentima kao zaduženja i odobrenja.

Organizacija protoka dokumenata

Dokumentotok je put kretanja dokumenta od trenutka prvih zapisa do predaje u arhiv.

Koncept tijeka dokumenata uključuje izradu rasporeda prolaza dokumenata, praćenje ispravnosti izvršenja dokumenata i odgovarajući prikaz transakcija na računovodstvenim računima. Optimiziranje protoka dokumenata omogućuje vam da odredite broj potrebnih dokumenata i broj ljudi koji rade s tim dokumentima.

Prilikom izrade rasporeda moraju se ispuniti sljedeći zahtjevi:

primarni knjigovodstveni dokumenti prihvaćeni od strane računovodstva moraju sadržavati sve potrebne podatke;

prilikom prihvaćanja dokumenata potrebno je provjeriti ispravnost aritmetičkih izračuna;

dokumenti moraju biti sastavljeni u skladu sa zahtjevima zakonodavnih i regulatornih akata (na primjer, računi za primitak robe moraju navesti iznos PDV-a kako bi mogli prihvatiti PDV za povrat);

svi ispravci u dokumentima moraju biti ovjereni potpisima osoba odgovornih za njihovu pripremu, uz naznaku datuma ispravka;

Za svaku transakciju potrebno je predočiti sve potrebne dokumente (ugovor i izmjene i dopune istog, račun ili potvrdu o izvršenju, račun, nalog za plaćanje).

Na početno stanje Prilikom izrade rasporeda protoka dokumenata, glavni računovođa utvrđuje krug ljudi koji rade s primarnim dokumentima (zaposlenici odjela opskrbe, osobe odgovorne za implementaciju - stručnjaci za marketing). Službenim putem upoznaju se s pravilima izrade primarnih dokumenata i rokovima predaje tih dokumenata u računovodstvo. Odgovarajući nalog voditelja organizacije također mora utvrditi odgovornost za kasno podnošenje dokumenata računovodstvenom odjelu.

Svojim nalogom o računovodstvu, glavni računovođa obvezuje se prihvatiti samo dokumente sastavljene na propisan način. Računovođa koji prihvati dokumente sastavljene u suprotnosti s pravilima snosi osobnu odgovornost.

Ispravnost odraza transakcija na računovodstvenim računima također je predmet kontrole, za što je uz svaki primarni računovodstveni dokument priložen popis knjigovodstvenih evidencija s datumom i imenom odgovornog računovođe. U ovoj fazi se uspostavlja kontrola ispravnosti izrade primarnih knjigovodstvenih isprava i iskaza poslovnih transakcija na knjigovodstvenim računima koji se temelje na njima.

Glavni računovođa mora optimizirati tijek dokumenata. Ovo postavlja:

popis primarnih dokumenata koji se koriste u poduzeću;

koji zaposlenik poduzeća ima pravo potpisati ove dokumente i odgovoran je za ispravnost njihovog izvršenja i pravodobno podnošenje računovodstvu;

radni dijagram postojećih odjela organizacije;

redoslijed kretanja svakog dokumenta između odjela organizacije i rok prezentacija dokumenata krajnjem korisniku informacija (na primjer, računovodstvo);

raspored kretanja dokumenata unutar odjela računovodstva, što omogućuje pravovremenu organizaciju obračuna poreza i izradu financijskih izvješća.

Nakon izrade rasporeda svakoj osobi koja sudjeluje u protoku dokumenata izdaje se odgovarajući izvadak i utvrđuje odgovornost za nepoštivanje zahtjeva protoka dokumenata.

Raspored tijeka dokumenata omogućuje bolju kontrolu računovodstva nad cjelokupnim radom organizacije, tj. povećava učinkovitost svih računovodstvenih poslova organizacije.

Pri izradi rasporeda protoka dokumenata uzimaju se u obzir zahtjevi za racionalnom organizacijom protoka dokumenata: najkraći put za kretanje dokumenata, navođenje određenih izvođača, minimalni rokovi prolaska kroz tijela.

Racionalna organizacija jača protok dokumenata kontrolne funkcije računovodstvo, ubrzava vremenski okvir za pripremu financijskih izvještaja, povećava učinkovitost računovodstva potrebnog za upravljanje poduzećem.

Postupak i rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava

Nakon završne računovodstvene obrade svi dokumenti se arhiviraju u mape i prenose na pohranu u tekući arhiv, gdje je osigurana njihova sigurnost i jednostavnost pohrane. Za brzu pretragu potreban dokument formira se popis predmeta. Svaki zaprimljeni dokument nakon obrade sprema se u fasciklu. Sve mape koje se nalaze u računovodstvu čine nomenklaturu knjigovodstvenih poslova. Popis obaveza formatiran je na sljedeći način:

Indeks predmeta (brojevi mapa) Naziv predmeta (naslov) Broj predmeta u mapi Rok čuvanja i broj mape prema popisu Napomene

Broj predmeta sastoji se od dva dijela - broja dodijeljenog odjelu i serijskog broja u računovodstvu. Rubrika “Broj predmeta u mapi” popunjava se na kraju godine.

Bilješke pokazuju na temelju kojeg se popisa utvrđuje razdoblje pohrane dokumenta: popis standardnih dokumenata nastalih u aktivnostima državnih odbora, ministarstava, odjela i drugih institucija, organizacija, poduzeća (s naznakom razdoblja pohrane) ili popis upravljačkih dokumenata s trajnim razdobljem pohrane nastalih u aktivnostima nedržavnih komercijalnih organizacija.

Predmeti iz arhive izdaju se po pismenom nalogu šefa računovodstva. Oduzimanje dokumenata mogu izvršiti samo istražni organi, istražni organi i tužiteljstva, sudovi, porezne inspekcije i porezna policija na temelju svojih odluka u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Zapljena se dokumentira zapisnikom čija se kopija predaje uz potvrdu nadležnom službeniku poduzeća ili ustanove. Uz dopuštenje iu prisutnosti predstavnika tijela koja provode zapljenu, glavni računovođa ili drugi službenik organizacije ima pravo napraviti kopije zaplijenjenih dokumenata s naznakom osnove i datuma zapljene. Ako se oduzimaju nedovršeni svesci dokumenata (neuknjiženi, nenumerirani itd.), tada uz dopuštenje i u prisutnosti predstavnika vlasti koje vrše oduzimanje, nadležni službenici poduzeća ili ustanove mogu dopuniti te sveske (popisati, izvršiti popis, listove numerirati, opečatiti, ovjeriti svojim potpisom, pečatom).

Primarni računovodstveni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstveni (financijski) izvještaji podliježu pohranjivanju od strane gospodarskog subjekta za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima o organizaciji državnog arhiva, ali ne manje od pet godina nakon izvještajne godine.

Dokumenti računovodstvene politike, standardi gospodarskog subjekta, drugi dokumenti koji se odnose na organizaciju i vođenje računovodstva, uključujući alate koji osiguravaju reprodukciju elektronički dokumenti, kao i provjera vjerodostojnosti elektroničkog potpisa, podliježu pohranjivanju od strane gospodarskog subjekta najmanje pet godina nakon godine u kojoj su korišteni za izradu računovodstvenih (financijskih) izvještaja u posljednji put.

Gospodarski subjekt mora osigurati uvjete sigurnog čuvanja knjigovodstvenih isprava i njihovu zaštitu od promjena.

U slučaju prestanka rada organizacije, dokumenti o obračunu i isplati plaća zaposlenicima moraju se predati državnom arhivu.