Pojedinosti o opisu poslova tajnika. Uzorak životopisa tajnice. Izrada opisa poslova tajnika

Kako bi se jasno definirale radne obveze tajnice, potrebno je znati o kome je točno riječ. Uostalom, može se promatrati iz više kutova. Na primjer, tajnica-pomoćnica je poznata kao uredski radnik, generalni sekretar kao voditelj (šef) određene organizacije, državni tajnik kao državni službenik, tajnik kao diplomatska osoba, tajnik čelnika kao namještenik i druge opcije. Najčešće, kada spominju ovu poziciju, misle na zaposlenika koji obavlja zadatke (zadatke) i direktora poduzeća i pojedinih voditelja njegovih strukturnih odjela. Ispostavilo se da su radne obveze tajnice u ovom slučaju svedene na obavljanje jednokratnih zadataka za rješavanje organizacijskih i tehničkih pitanja.

Što tajnica mora znati i raditi

Dnevno tajnik mora obavljati sljedeće poslove:

1. Primanje informacija od podređenih za prijenos upravitelju.
2. Organizirajte telefonsku komunikaciju za upravitelja. U njegovoj odsutnosti primiti informacije i potom ih iznijeti ravnatelju.
3. Primanje i vođenje evidencije telefonskih poruka.
4. Stvorite uvjete za normalan rad upravitelja: pratite potrebe za priborom i uredskom opremom.
5. Pomoć u organizaciji proizvodnih sastanaka i sastanaka. Obavijestiti sudionike o datumu, mjestu i vremenu održavanja. Prikupiti potrebne materijale, osigurati nazočnost prisutnih i voditi zapisnik sastanka.
6. Obavljati uredske poslove u poduzeću. Da bi to učinio, tajnik mora primiti, sistematizirati dolaznu korespondenciju i dostaviti je na razmatranje upravi. Potom na temelju nametnute vize dokumente uz potpis predati izvršiteljima. Tajnik također uključuje nadzor nad napretkom, vremenom i rezultatima njihove provedbe.
7. Vršimo ispis i reprodukciju dokumenata.
8. Organizirajte prijem posjetitelja kod čelnika tvrtke i, ako je moguće, stvorite uvjete za brzo rješavanje problema.

Da bi obavljao ove naizgled jednostavne poslove tajnice, zaposlenik mora znati:

• cjelokupno upravljanje poduzećem i njegovim strukturnim odjelima;
• statut, osoblje i struktura poduzeća, njegov profil, izgledi za razvoj i specijalizacija;
• regulatorni dokumenti za pravilno vođenje evidencije;
• pravila korištenja uredske opreme i komunikacija;
• pravila VTR, OT, sigurnost od požara i industrijske sanitarne uvjete;
• pravila organizacije rada na radnom mjestu;
• normativni i pravni akti, naredbe, odluke, propisi o planiranju, računovodstvu i upravljanju kvalitetom obavljenog posla.

Specifičnosti službenika

Ako je riječ o nekoj specifičnijoj, užoj specijalizaciji, onda je situacija nešto drugačija. Uzmimo, na primjer, sam naziv posla jasno definira aspekt posla koji se obavlja. Obično svako poduzeće već ima opis posla koji opisuje područja djelovanja stručnjaka za upravljanje uredom. Ako nema takve upute, bolje ju je izraditi. Za ovo biste trebali koristiti imenik kvalifikacija, koji sadrži približne uzorke. Nakon toga, standardna verzija mora se modificirati u odnosu na određenu organizaciju, uzimajući u obzir specifičnosti i unutarnje karakteristike. Općenito, dužnosti tajnika-činovnika trebale bi jasno uključivati ​​3 glavna područja:

1. Rad s dopisivanjem. Primanje i obrada istog na moderne načine i pravovremenu isporuku.
2. Ispravno vođenje interne dokumentacije.
3. Registracija, strogo računovodstvo i prijenos dokumenata u arhivu na pohranu.

Osobitosti rada referenta

Neka poduzeća uvode radna mjesta koja uključuju širok raspon odgovornosti: od “pulta za informacije” do “pomoćnika direktora”. Takav stručnjak mora imati svestrano znanje i dobro vladati situacijom. Odgovornosti na poslu Povećanjem ovlasti neznatno je proširena tajničko-referentska služba. Općenito, ovo je uobičajeni posao tajnice, ali riječ "referent" čini neke dodatke standardnom popisu. Konkretno, pomoćnik tajnika može samostalno primati posjetitelje o određenim pitanjima. Posjedujući određene informacije, sposoban je samostalno donositi odluke. Osim toga, pomoćnik odgovorno izvršava upute upravitelja u vezi ekonomska aktivnost organizacije (poduzeća). Ponekad se tajnik-pomoćnik zadužuje, ali samo kada mu ukupni obim posla dopušta obavljanje dodatnih poslova.

Opis poslova tajnika sadrži zahtjeve za kvalifikacije zaposlenika, utvrđuje postupak njegove podređenosti, imenovanja i razrješenja. Dokument opisuje funkcionalne odgovornosti, prava zaposlenika, njegove odgovornosti. Ovlasti tajnika određene su specifičnostima organizacije.

Uzorak tipičnog opisa posla za tajnicu menadžera

ja Opće odredbe

1. Tajnik spada u kategoriju “tehnički izvođači”.

2. Tajnik odgovara izravno generalnom direktoru/menadžeru strukturna jedinica.

3. Imenovanje, odnosno razrješenje tajnika vrši se naredbom Generalni direktor.

4. Na mjesto tajnika imenuje se osoba s najmanje srednjom stručnom spremom i najmanje jednom godinom iskustva na sličnim poslovima.

5. Za vrijeme odsutnosti tajnika, funkcionalne dužnosti, prava i odgovornosti prenose se na drugog službenika, kako je navedeno u nalogu za organizaciju.

6. Tajnik mora znati:

• organizacijska struktura;
• norme poslovna komunikacija i bonton;
• organizacija uredskog rada;
• osnove građanskog i radnog zakonodavstva Ruske Federacije;
• pravila rada organizacijske i računalne opreme;
• aplikativni programi (Word, Excel, itd.);
• strojopis;
• pravila zaštite na radu, sigurnosti, zaštite od požara.

7. Tajnik se u svom radu rukovodi:

• Povelja organizacije;
• zakonodavstvo Ruske Federacije;
• interni propisi o radu, drugi upravni akti organizacije;
• nalozi i upute uprave;
• ovaj opis posla.

II. Radne obveze tajnika

Tajnik obavlja sljedeće funkcionalne poslove:

1. Prima posjetitelje.

2. Zaprima i predaje dokumente i osobne izjave voditelju na potpis.

3. Prima korespondenciju poslanu upravitelju na razmatranje. U skladu s odlukomšalje ustrojstvenim jedinicama ili određenim pojedincima na korištenje u svom radu.

4. Obavlja komunikaciju komunikacijskim sredstvima, vodi evidenciju i prosljeđuje službene informacije rukovoditelju.

5. Obavlja poslove tehničke i organizacijske podrške radu voditelja.

6. Sastavlja zahtjeve, dopise i druge dokumente u ime upravitelja.

7. Uključen u pripremu sastanaka i sastanaka koje organizira upravitelj. Prikuplja potrebne podatke, bilježi, obavještava sudionike o mjestu, vremenu održavanja sastanka i dnevnom redu. Vodi i priprema zapisnike sastanaka.

8. Organizira poslovna putovanja za upravitelja: kupuje karte, iznajmljuje prijevoz, prostorije.

9. Prati provedbu zaposlenika organizacije uputa i naloga uprave.

10. Formira spise, osigurava sigurnost dokumenata, predaje ih u arhivu u utvrđenom roku.

11. Obavlja pojedine službene zadatke voditelja.

III. Prava

Tajnik ima pravo:

1. Prihvatite samostalne odluke u granicama svoje nadležnosti.

2. Ne počinjati izvršavati svoje ovlasti ako postoji opasnost po život ili zdravlje.

3. Postavite zahtjeve menadžmentu za stvaranje normalnim uvjetima ispuniti svoje službene dužnosti, sigurnost materijalna sredstva, dokumenti.

4. Primati službene informacije u cijelosti za ispunjavanje svojih ovlasti.

5. Poslati prijedloge racionalizacije menadžmentu za poboljšanje aktivnosti organizacije i vlastitog rada.

6. Obavijestite upravitelja o uočenim nedostacima u aktivnostima organizacije, iznesite prijedloge za njihovo uklanjanje.

7. Primati od zaposlenika strukturnih odjela potrebne materijale i objašnjenja o razlozima kršenja rokova i kvalitete izvršenja zadataka i uputa rukovodstva.

IV. Odgovornost

Tajnik je odgovoran za:

1. Provođenje neovlaštenog zastupanja interesa organizacije i sastanaka.

2. Rezultati donesenih odluka, vlastite radnje.

3. Nepravilno obavljanje službenih dužnosti.

4. Kršenje zahtjeva upravljačkih dokumenata organizacije.

5. Protuzakonito rukovanje osobnim podacima, prijenos povjerljivih podataka, poslovne tajne.

6. Nanošenje štete organizaciji, njezinim zaposlenicima, izvođačima ili državi.

7. Kršenje zahtjeva radna disciplina, interni pravilnik o radu, sigurnosni standardi, zaštita od požara.

8. Kršenje pravila bontona i poslovne komunikacije.

Tajnik sudske sjednice

Tajnica sudska sjednica je državni službenik i radi samo na sudovima. Osigurava dokumentirani rad suca, suđenja, sudjeluje na sastancima. Ovaj službenik obavlja sljedeće funkcionalne dužnosti:

1. Prikuplja i priprema materijale predmeta za razmatranje na sudskom ročištu.

2. Vodi zapisnik o sudskoj raspravi.

3. Priprema i šalje sudske pozive, poziva sudionike na sastanak.

4. Priprema sudske predmete u skladu sa zakonskim zahtjevima.

Službenik tajnik

Referent tajnik je službena osoba koja upravlja dokumentacijskim prometom organizacije. Njegovi zadaci uključuju:

1. Vođenje telefonskih razgovora i rad sa strankama.

2. Praćenje pravovremenog ispunjavanja obveza evidentiranih u dokumentima.

3. Registracija i obrada korespondencije.

4. Prijevod dokumenata i korespondencije sa stranog jezika.

5. Održavanje arhive dokumenata.

1. OPĆE ODREDBE 1.1. Ovim opisom poslova utvrđuju se funkcionalni poslovi, prava i odgovornosti tajnika. 1.2. Tajnik se imenuje na položaj i razrješava s položaja na način utvrđen važećim radnim zakonodavstvom nalogom generalnog direktora organizacije. 1.3. Tajnik je neposredno odgovoran voditelju Službe tajništva. 1.4. Tajnik spada u kategoriju specijalista. 1.5. Glavni poslovi tajnika su organizacijska i dokumentacijska podrška aktivnosti upravljanja organizacije. 1.6. Za vrijeme odsutnosti tajnika (bolest, godišnji odmor i sl.) njegove poslove obavlja osoba koju nalogom odredi čelnik organizacije, a na prijedlog voditelja Službe tajništva. Od trenutka imenovanja na mjesto tajnika ova osoba stječe odgovarajuća prava i odgovorna je za uredno obavljanje poslova koji su joj dodijeljeni. 1.7. U svojim aktivnostima tajnik se rukovodi: - zakonodavnim aktima Ruske Federacije; - regulatorni dokumenti koji reguliraju aktivnosti organizacije; - pravilnik o funkcionalnoj podjeli organizacije; - naloge (upute) uprave organizacije; - normativne i metodološke materijale o organizaciji uredskog rada; - propisi o upravljanju dokumentima; - pravilnik o Službi tajništva; - ovaj opis posla. 1.8. Na mjesto tajnika imenuju se osobe s višom ili srednjom stručnom spremom Posebna edukacija i radno iskustvo od minimalno 1 godine ili bez iskustva uz uvjet osposobljavanja na tajničkim tečajevima. 1.9. Tajnik mora poznavati sljedeća pitanja: - organizacija rada s dokumentima, izrada dokumentacije; - organizacija menadžerskog rada; - korištenje računalne i organizacijske opreme; - kultura rada i radna etika; - zdravlje, sigurnost i zaštita od požara. Također, tajnik mora poznavati: - važeće propise, upute, naredbe, druge upravljačke i regulatorne dokumente, - propise, upute, druge regulativne dokumente o vođenju evidencija; - struktura i upravljanje organizacijom; - organizacija uredskog rada; - način evidentiranja i obrade dokumenata; - arhivski rad; - tipkanje; - pravila korištenja portafona; - norme za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije; - pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima; - osnove etike i estetike; - pravila poslovne komunikacije; - pravila rada računalne opreme; - pravilnik o internom radu. 2. FUNKCIJE Tajnik ima sljedeće poslove: 2.1. Informativne i referentne usluge o organizacijskim dokumentima. 2.2. Metodološko vođenje i kontrola organizacije uredskog rada u odjelima, odjelima i službama organizacije. 2.3. Dokumentiranje aktivnosti savjetodavnih tijela (konferencije, radne skupine, sastanci) 2.4. Operativne i organizacijske usluge za upravljanje organizacijom.

2.5. Evidentiranje primljenih, poslanih i internih organizacijskih i upravnih dokumenata

dokumenata.

2.6. Praćenje izvršenja ulaznih, izlaznih i internih dokumenata.

2.7. Analiza stanja izvedbene discipline u tijeku dokumenata i izrada mjera za njezino poboljšanje.

2.8. Računovodstvo za volumen protoka dokumenata organizacije.

2.9. Registracija i slanje izlaznih dokumenata.

2.10. Izrada ulazne i interne dokumentacije.

2.11. Formiranje predmeta na način propisan relevantnim regulatornim dokumentima organizacije.

3. OBAVEZE NA POSLU Tajnik mora:

3.1. Održavati registraciju organizacijskih i administrativnih dokumenata koristeći utvrđene registracijske obrasce.

3.2. Obavlja usluge prijema, računovodstva, registracije, nadzora nad izvršenjem dokumenata, informacijsko-referentne usluge i čuvanje podataka o dokumentima. 3.3. Pratiti kvalitetu pripreme, ispravnost izrade, koordinaciju i odobravanje dokumenata koji se dostavljaju na potpis upravi Organizacije. 3.4. Pratiti izvršenje dokumenata i uputa rukovodstva, poduzimati promptne mjere u cilju njihovog pravovremenog i kvalitetnog izvršenja. 3.5. Organizirati pripremu, donošenje odluka i njihovo priopćavanje neposrednim izvršiteljima. Analizirati potvrde i izvješća dostavljena menadžmentu i dati zaključke o njima, u okviru nadležnosti. 3.6. Obavljati operativnu komunikaciju s organizacijama trećih strana (kako komercijalnim tako i državnim) i pojedinim građanima u vezi s trenutnim aktivnostima organizacije (telefon, faks, itd.). 3.7. Primajte posjetitelje. 3.8. Osigurati izvođenje daktilografskih i kopirnih poslova. 3.9. Koristite računalo (treba ga dešifrirati) kao sredstvo automatizacije dokumentacijske podrške poduzeća. 3.10. Provoditi pojedinačne upute uprave. 4. PRAVA Tajnik ima pravo: 4.1. Od funkcionalnih službi zatražiti potrebne materijale, kao i objašnjenja razloga kašnjenja u izvršenju zadataka i upute od strane rukovodstva. 4.2. Pregledajte dokumente i proslijedite ih na izvršenje menadžerima i stručnjacima organizacije. 4.3. Zahtijevati od izvođača da finaliziraju dokumente pripremljene u suprotnosti s utvrđenim pravilima za njihovu pripremu i izvršenje. 4.4. Potvrđuju akte poslova upravljanja iz djelokruga svoje nadležnosti. 4.5. Podnijeti prijedloge na razmatranje menadžmenta za poboljšanje dokumentacijske potpore djelatnosti poduzeća, poboljšanje oblika i metoda rada menadžmenta temeljenih na korištenju elektroničke tehnologije. 4.6. Rad s dokumentima s oznakom „Povjerljivo“. 4.7. Donosite odluke iz svoje nadležnosti. 4.8. Interakcija s odjelima, odjelima, službama organizacije (menadžeri, zaposlenici) o pitanjima provjere izvršenja dokumenata i podnošenja potrebnih informacija upravi organizacije. 5. ODGOVORNOST Tajnik je odgovoran za: 5.1. Kvaliteta dokumenata danih na potpis upravi poduzeća. 5.2. Nemaran, nemaran odnos prema registraciji i održavanju dokumenata. 5.3. Sigurnost dokumentacije. 5.4. Za kršenje zahtjeva za poštivanje uvjeta pristupa i korištenja dokumenata koji sadrže povjerljive podatke. 5.5 Za objavu podataka označenih s „Povjerljivo“. 5.6. Za neizvršavanje, nejasno i nepravodobno obavljanje službenih dužnosti propisanih ovim uputama. 5.5. Nekvalitetan rad na pripremi i reprodukciji dokumenata.

5.6. Nepoštivanje uputa i uputa uprave organizacije.

5.7. Nepoštivanje radne i proizvodne discipline.

6. ODNOSI, VEZE

Tajnik komunicira sa svim zaposlenicima i voditeljima odjela, odjela i službi organizacije o pitanjima dokumentacijske podrške upravljačkim aktivnostima.

Predstavljamo vam tipičan primjer opis posla tajnica menadžera, uzorak 2019. treba sadržavati sljedeće dijelove: opći propisi, radna zaduženja tajnika ravnatelja, prava tajnika upravitelja, odgovornost tajnika upravitelja.

Opis poslova tajnice pročelnika pripada rubrici " Strukturne kvalifikacijske karakteristike radnih mjesta radnika zaposlenih u poduzećima, ustanovama i organizacijama".

Opis posla tajnice upravitelja trebao bi odražavati sljedeće točke:

Radne obveze tajnice voditelja

1) Odgovornosti na poslu. Obavlja poslove na organizacijskim - tehnička podrška upravni i administrativni poslovi voditelja poduzeća. Prihvaća korespondenciju primljenu na razmatranje od strane upravitelja, prenosi je u skladu s donesenom odlukom strukturnim jedinicama ili određenim izvođačima za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora. Obavlja uredske poslove, obavlja različite poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka. Prihvaća dokumente i osobne izjave na potpis od strane voditelja poduzeća. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad voditelja. Nadzire pravovremeni pregled i dostavljanje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane ustrojstvenih jedinica i određenih izvršitelja, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju rukovoditelju na potpis, te osigurava njihovu kvalitetnu redakciju. Organizira telefonske razgovore upravitelja, evidentira primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznaje ga s njihovim sadržajem, prenosi i prima informacije putem interfona (telefaks, teleks i dr.), kao i telefonske poruke, pravodobno ga obavještava o primljenim informacijama. putem komunikacijskih kanala. Po nalogu upravitelja sastavlja dopise, zamolbe i druge dokumente te priprema odgovore autorima dopisa. Obavlja poslove na pripremi sastanaka i konferencija koje vodi voditelj (zbir potrebne materijale, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu sastanka, dnevnom redu, njihovoj registraciji), vodi i sastavlja zapisnike sastanaka i sastanaka. Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika poduzeća, kao i poštivanje rokova za ispunjavanje uputa i uputa voditelja poduzeća, uzetih pod kontrolu. Održava kontrolnu i registracijsku datoteku. Pruža radno mjesto menadžer potrebnim sredstvima organizacijske opreme, uredskim materijalom, stvara uvjete pogodne za njegov učinkovit rad. Po nalogu voditelja ispisuje službene materijale potrebne za rad ili unosi aktualne podatke u banku podataka. Organizira prijem posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika. Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, brine o njihovoj sigurnosti i predaje ih arhivu u utvrđenom roku. Kopira dokumente na osobnoj fotokopirnici.

Direktorova tajnica bi trebala znati

2) U obavljanju svojih poslova tajnik direktora mora znati: rezolucije, upute, naredbe i drugi materijali sa smjernicama i regulatorni dokumenti koji se odnose na aktivnosti poduzeća i vođenje evidencije; struktura i upravljanje poduzećem i njegovim odjelima; organizacija uredskog rada; metode registracije i obrade dokumenata; arhivski rad; strojopis; pravila korištenja portafona; standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije; pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima; osnove etike i estetike; pravila poslovne komunikacije; osnove organizacije rada i upravljanja; pravila za rad računalne opreme; osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva; interni pravilnik o radu; pravila i propisi zaštite na radu.

Zahtjevi za kvalifikacije tajnice upravitelja

3) Kvalifikacijski zahtjevi. viši stručno obrazovanje bez predočenja uvjeta radnog iskustva ili srednje stručne spreme i radnog iskustva po specijalnosti od najmanje 2 godine.

1. Opće odredbe

1. Tajnik spada u kategoriju tehničkih izvođača.

2. Na mjesto tajnika prima se osoba koja ima višu stručnu spremu bez uvjeta radnog iskustva ili srednju stručnu spremu i radno iskustvo po specijalnosti od najmanje 2 godine.

3. Tajnika prima i razrješava ravnatelj organizacije.

4. Tajnik mora znati:

• rezolucije, upute, naredbe i druge smjernice i regulatorne dokumente koji se odnose na aktivnosti organizacije i vođenje evidencije;
• struktura i upravljanje organizacijom i njezinim odjelima;
• organizacija uredskog rada;
• metode registracije i obrade dokumenata;
• arhivski rad;
• strojopis;
• pravila korištenja portafona;
• standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije;
• pravila za ispis poslovnih pisama na standardnim obrascima;
• osnove etike i estetike;
• pravila poslovne komunikacije;
• osnove organizacije rada i upravljanja;
• pravila za rad računalne opreme;
• osnove upravnog prava i radnog zakonodavstva;
• interni pravilnik o radu;
• pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara.

5. U svom radu tajnik se rukovodi:

• zakonodavstvo Ruske Federacije,
• Povelja organizacije,
• naredbe i upute zaposlenika kojima je podređen u skladu s ovim uputama,
• ovaj opis posla,
• Interni propisi o radu organizacije.

6. Tajnik odgovara izravno ravnatelju organizacije (direktor organizacije, voditelj odjela, itd.)

7. Za vrijeme odsutnosti tajnika (službeni put, godišnji odmor, bolest i sl.) njegove poslove obavlja osoba koju na propisan način odredi direktor organizacije, koja stječe odgovarajuća prava, dužnosti i odgovorna je za izvršavanje dužnosti koje su mu dodijeljene.

2. Radne obveze tajnice upravitelja

Tajnica:

1. Obavlja poslove organizacijske i tehničke podrške administrativnim i upravnim poslovima ravnatelja organizacije.

2. Prima korespondenciju primljenu na razmatranje od strane ravnatelja, prosljeđuje je sukladno donesenoj odluci strukturnim jedinicama ili određenim izvršiteljima za korištenje u procesu rada ili pripremu odgovora.

3. Obavlja uredske poslove, obavlja različite poslove korištenjem računalne tehnologije namijenjene prikupljanju, obradi i prezentiranju informacija prilikom pripreme i donošenja odluka.

4. Prima dokumente i osobne izjave na potpis od strane direktora organizacije.

5. Priprema dokumente i materijale potrebne za rad ravnatelja.

6. Nadzire pravovremeni pregled i podnošenje dokumenata zaprimljenih na izvršenje od strane strukturnih odjela i određenih izvršitelja, provjerava ispravnost pripremljenih nacrta dokumenata koji se dostavljaju ravnatelju na potpis, te osigurava njihovu kvalitetnu redakciju.

7. Organizira telefonske razgovore s ravnateljem, evidentira primljene informacije u njegovoj odsutnosti i upoznaje ga s njihovim sadržajem, prenosi i prima informacije putem interkom uređaja (telefaks, teleks i dr.), kao i telefonske poruke, ažurno priopćava svojim informacija informacija primljena komunikacijskim kanalima.

8. U ime ravnatelja sastavlja dopise, zamolbe i druge dokumente te priprema odgovore autorima dopisa.

9. Obavlja poslove na pripremi sjednica i sastanaka koje održava ravnatelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu i mjestu održavanja sjednice, dnevnom redu, njihova registracija), vođenje i sastavljanje zapisnika sa sjednica i sastanaka.

10. Prati izvršenje izdanih naloga i uputa od strane zaposlenika organizacije, kao i poštivanje rokova za izvršavanje uputa i uputa ravnatelja organizacije, uzetih pod kontrolu.

11. Vodi kontrolnu i registracijsku kartoteku.

12. Osigurava radno mjesto ravnatelja potrebnom organizacijskom opremom, uredskim materijalom i stvara uvjete za njegov učinkovit rad.

13. Ispisuje, po nalogu ravnatelja, službene materijale potrebne za rad ili unosi tekuće podatke u banku podataka.

14. Organizira prijem posjetitelja, omogućuje promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika.

15. Formira spise prema odobrenoj nomenklaturi, osigurava njihovu sigurnost i predaje ih arhivu u utvrđenom roku.

16. Kopira dokumente na osobnoj fotokopirnici.

17. Pridržava se internih radnih propisa i drugih lokalnih propisi organizacije.

18. Pridržava se internih pravila i propisa zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara.

19. Brine se za čistoću i red na svom radnom mjestu.

20. Djeluje unutar granica ugovor o radu naredbe djelatnika kojima je podređen u skladu s ovim uputama.

3. Prava tajnika upravitelja

Tajnik ima pravo:

1. Podnijeti prijedloge za unapređenje rada u vezi s odgovornostima predviđenim ovom uputom na razmatranje ravnatelju organizacije.

2. Zatražiti od strukturnih odjela i zaposlenika organizacije podatke potrebne za obavljanje svojih radnih dužnosti.

3. Upoznati se s dokumentima koji definiraju njegova prava i odgovornosti za njegov položaj, kriterije za ocjenu kvalitete obavljanja službenih dužnosti.

4. Upoznajte se s nacrtima odluka uprave organizacije koje se odnose na njezine aktivnosti.

5. Zahtijevati od uprave organizacije pružanje pomoći, uključujući osiguranje organizacijskih i tehničkih uvjeta i izvršenje utvrđenih dokumenata potrebnih za obavljanje službenih dužnosti.

6. Druga prava utvrđena važećim radnim zakonodavstvom.

4. Odgovornost tajnice upravitelja

Tajnik je odgovoran u sljedećim slučajevima:

1. Za nepravilno obavljanje ili neispunjavanje svojih radnih dužnosti predviđenih ovim opisom poslova - u granicama utvrđenim radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

2. Za kaznena djela počinjena tijekom obavljanja djelatnosti - u granicama utvrđenim važećim upravnim, kaznenim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3. Za nanošenje materijalne štete organizaciji - u granicama utvrđenim važećim radnim i građanskim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Opis poslova tajnice voditelja - uzorak 2019. Radne obveze tajnice ravnatelja, prava tajnika ravnatelja, odgovornost tajnika ravnatelja.

2.3. Što tajnica treba i može

Što tajnica mora znati i moći, navedeno je u opisu stručne spreme.

Kvalifikacijske karakteristike- Ovo normativni dokument, utvrđujući što bi pojedini zaposlenik trebao raditi na svom radnom mjestu, što bi za to trebao znati i umjeti te koliki bi trebao biti njegov stupanj obuke.

Obaveze na poslu (tajnica mora biti sposobna) Obavljanje tehničkih funkcija za podršku i održavanje rada voditelja poduzeća (ili odjela), pomoć u planiranju radnog dana upravitelja. Primite informacije potrebne upravitelju od odjela ili izvođača, pozovite zaposlenike po njegovim uputama. Organizirati telefonski razgovori voditelja, primati i slati telefonske poruke, evidentirati primljene poruke u njegovoj odsutnosti i njihov sadržaj upoznati s voditeljem. Organizirajte putovanja i poslovna putovanja za menadžera. Obavljati poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj (prikupljanje potrebnih materijala, obavještavanje sudionika o vremenu, mjestu i dnevnom redu sastanka ili sastanka, prijavljivanje istih), vođenje i sastavljanje zapisnika. Osigurati radno mjesto menadžera uredskim materijalom, organizacijskom opremom i stvoriti uvjete koji pogoduju njegovom učinkovitom radu. Šaljite i primajte informacije putem interkoma, brzo ispišite prema uputama upravitelja raznih materijala. Vodite dokumentacijski rad, prihvaćajte korespondenciju upućenu upravitelju, sistematizirajte je u skladu s postupkom usvojenim u poduzeću i prenesite je, nakon razmatranja, voditeljima odjela ili određenim izvođačima za korištenje u procesu njihovog rada ili za pripremu odgovora . Pružati informacijske usluge rukovoditelju i zaposlenicima (usmeno, dokumentarno, sastaviti preglede tiska, osigurati preslike zanimljivi članci). Pratiti rokove ispunjavanja uputa upravitelja po osobnim prijavama građana. Organizirati doček posjetitelja, uz pokazivanje takta i pažnje prema njima, omogućiti promptno razmatranje zahtjeva i prijedloga zaposlenika, oblikovati spise u skladu s odobrenom nomenklaturom spisa, osigurati njihovu sigurnost i predati ih arhivu u utvrđenom roku. . Stvaranje i korištenje baza podataka (uključujući internetske informacije).

Tajnik mora znati: djelatnost društva te radne odgovornosti i kompetencije zaposlenika; propisi i upute za dokumentacijsku potporu; strojopis; rad na osobnom računalu, suvremeni računalni editori (Word, Excel i dr.); pravila pravopisa i interpunkcije; redoslijed slaganja materijala pri ispisu raznih dokumenata; pravila za rad uredske opreme (faksovi, mini-automatske telefonske centrale, fotokopirni uređaji, diktafoni, magnetofoni); pravila korištenja portafona; standardi za jedinstveni sustav organizacijske i upravne dokumentacije; interni pravilnik o radu; osnove znanstvena organizacija tajnički poslovi; ljudska psihologija i zakonitosti učinkovite komunikacije; uredski bonton; pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti, industrijske sanitarne zaštite i zaštite od požara; strani jezik klijenata i partnera; Zakon o radu RF.

Kako bi se razvile i specificirale kvalifikacijske karakteristike u poduzećima (firmama), razvijaju se opisi poslova.

Opis poslova je glavni organizacijski i pravni dokument koji uređuje rad tajnika, definira njegova prava, položaj u organizaciji i prirodu njegova posla. Tajnik se oslanja na ovaj dokument u svojim odnosima sa zaposlenicima. Što stoji u opisu posla, onda se postavlja pitanje koja su to prava u njemu data, to su ona koja tajnica ima.

Opis poslova tajnika je individualni dokument, budući da radno mjesto tajnika ima više stupnjeva. U maloj organizaciji (ili poduzeću) bit će samo jedan tajnik (referentni tajnik). U većim organizacijama, voditelj i njegovi zamjenici mogu imati tajnike u svakoj strukturnoj jedinici. Postoje tajnici odbora, znanstveni tajnici znanstveni savjet itd. Svaki tajnik uvijek ima svoj niz odgovornosti i prava, razne kombinacije kreativnih, logičnih i tehničke vrste djela Istodobno, postoji standardni skup upravljačkih poslova za dokumentne i nedokumentarne usluge koje obavljaju sve tajnice. Osim toga, osobitost i složenost izrade opisa poslova tajnika posljedica je svestranosti njegovih aktivnosti. Stoga je nemoguće govoriti o nekom jedinstvenom standardu za opis poslova tajnice (referentne tajnice).

Međutim, kao i svaki opis posla, podliježe Opći zahtjevi. Prije svega, ima već uspostavljenu jedinstvenu strukturu teksta, odnosno dijelove:

1. Opće odredbe;

2) funkcije;

3) radne obveze;

5) odgovornost;

6) odnosi;

7) veze po položaju.

Može se dodati odjeljak "Procjena posla" i posljednjih godina Sve češće se pojavljuje rubrika “Organizacija rada (dnevna rutina)”.

Poglavlje " Opće odredbe» sadrži točan naziv radnog mjesta u skladu s tablica osoblja, mjesto u sustavu upravljanja, odnosno naziv ustrojstvene jedinice i subordinacije, postupak imenovanja i razrješenja te postupak zamjene. U velikim organizacijama koje imaju službu predškolske odgojne ustanove, tajnik je dvostruko podređen - neposredno svom nadređenom i voditelju službe predškolske odgojne ustanove. Tajnike imenuje i razrješava nalogom pročelnik (in velika organizacija- po preporuci voditelja službe predškolske odgojne ustanove). Ovaj odjeljak također navodi zahtjeve za stručno osposobljavanje i radno iskustvo. Danas se odnos prema tajniku i zahtjevima za njega dramatično promijenio. Firme traže tajnicu s višom ili srednjom stručnom spremom, poznavanjem stranog jezika i tečnim radom na računalu. Sve češće se od tajnice, kao i u inozemstvu, traži da zna ne jednu, nego dvije ili više njih strani jezici, budući da tvrtke imaju brojne kontakte s inozemnim partnerima, a tajnica s njima komunicira. Također sadrži upute o glavnim zakonodavnim, normativnim, metodološkim, organizacijskim i upravnim dokumentima kojima se tajnik rukovodi u svom radu.

U odjeljku "Funkcije" navedena su glavna područja djelovanja tajnika (tajnika-pomoćnika), na primjer: informacijska i dokumentacijska podrška voditelju, organizacijska podrška radu voditelja, sudjelovanje u pripremi izložbi i prezentacija itd.

U odjeljku “Radne obveze” navedene su sve vrste poslova, operacija i tehnologija koje se koriste u njihovoj provedbi. U njemu su navedeni poslovi koje tajnik obavlja u logičnom slijedu. Sve vrste radova podijeljene su na operacije koje ukazuju na tehnologiju izvođenja. Na primjer, funkcija “informacijska i dokumentacijska podrška” podijeljena je na dva dijela: dokumentacija i rad s dokumentima. Dokumentacija pak uključuje sastavljanje pisama (pozivnica, opomena i sl.), telegrama i sl. po uputama voditelja projekta; tipkanje menadžerskih dokumenata na računalu; provjera ispravnosti dokumenata kada se predaju upravitelju na potpis (vize, dostupnost i ispravnost detalja u skladu sa zahtjevima standarda itd.); izrada i ovjera kopija dokumenata i sl. Rad s dokumentima uključuje zaprimanje pristiglih dokumenata (sati su naznačeni npr. u 09 i 16 sati), zaprimanje faksova i E-mail(tijekom dana); početnu obradu zaprimljenih dokumenata u skladu sa zahtjevima uredskih uputa; preliminarni pregled dokumenata (ako je povjeren tajniku); registracija dokumenata prema pravilima utvrđenim u organizaciji; izvještaj o dokumentima upravitelju itd.

Odjeljak "Prava" možda je najvažniji. Ističe mjesto tajnika u sustavu upravljanja, njegovu važnost i položaj u organizaciji. Kroz prava su vidljive ovlasti koje voditelj prenosi na tajnika i stupanj njegove samostalnosti. Ovaj odjeljak omogućuje tajniku da oslobodi vrijeme menadžera za rješavanje osnovnih strateških i taktičkih zadataka.

Upravo ovaj dio opisa poslova tajniku (tajniku-referentu) daje veće ili manje ovlasti i određuje stupanj njegovih sposobnosti.

Odjeljak "Odgovornost" sastavljen je u strogom skladu sa zakonom.

Odjeljak “Odnosi (veze po poziciji)” također je vrlo važan za organizaciju rada bilo kojeg zaposlenika u upravljačkom aparatu, a prvenstveno zbog aktivne implementacije automatiziranih sustava koji zahtijevaju detaljnu naznaku o tome koje informacije, u kojem obliku, kome se prenosi i od koga se prima .

Posljednjih godina u opisima poslova često se pojavljuje odjeljak “Procjena posla”. Obično navodi kriterije za pravovremenost rada i njegovu kvalitetu, na primjer: odsutnost pritužbi, pritužbi i kritika; nema grešaka u dokumentima; poštivanje rokova za izvršenje uputa uprave i sl.

U pravilu, opis posla završava naznakom postupka njegove revizije. Uvjeti za reviziju opisa poslova mogu biti promjene u strukturi organizacije, koje rezultiraju preraspodjelom odgovornosti zaposlenika, promjena vrsta poslova koje obavlja tajnik ili uvođenje računalne tehnologije. Ali mnogo češće navode razdoblje za obveznu reviziju ili ponovno odobrenje uputa (3 godine ili 5 godina).

Izborni dio je “Organizacija rada”, ali u U zadnje vrijeme vrlo je popularan i sve češći. Pruža uzorak rasporeda dan rada tajnice. Moglo bi izgledati ovako.

PRVA POLOVICA RADNOG DANA:

1) doći na posao 10 minuta prije voditelja kako biste provjerili stanje na radnom mjestu (vaše i voditeljevo), doveli se u red, sastavili ili razjasnili plan za naredni dan;

2) odabrati prema planu potrebne dokumente i poslovi;

3) primati korespondenciju, upoznavati se sa sadržajem, izdvajati dokumente koji zahtijevaju prioritetnu odluku upravitelja;

4) telegrame, hitne faksove i telefonske poruke odmah proslijediti upravitelju;

5) za preostale dokumente pripremiti mogućnosti mogućih odgovora ili rješenja, raspodijeliti izvršiteljima;

6) pregledati pristigle recenzije, izvješća, pozive i sl.; zabilježite datume i vremena svih događaja u svoj kalendarski dnevnik;

7) čuva dokumentaciju potrebnu za tekuće informativno-referentne poslove;

8) izvješćuje upravitelja o primljenoj korespondenciji;

9) zajedno s voditeljem razjasniti sadržaj planiranih događaja za tekući dan;

10) nadležnim izvršiteljima telefonom i osobno prenijeti upute upravitelja i podsjetiti ih na isteke rokova za izvršenje dokumenata.

DRUGA POLOVICA DANA:

1) prikupljanje i pripremanje izvršenih dokumenata za potpisivanje;

2) izvješćuje upravitelja o izvršenim dokumentima, preuzima od upravitelja dokumente koje obrađuje;

3) obrađuje i šalje izlazne dokumente;

4) raspored aktivnosti za sljedeći dan.

Tijekom cijelog radnog dana provodi se:

a) rad s posjetiteljima, telefonski razgovori;

b) arhiviranje izvršenih isprava u spise;

c) obavljanje poslova na računalu;

d) organiziranje kopiranja dokumenata prema uputama rukovoditelja.

KRAJ RADNOG DANA:

1) pregledajte svoj dnevnik i obavijestite relevantne odjele o potrebi pripreme za određene događaje;

2) ako voditelj ostaje raditi nakon završetka radnog dana, potrebno mu je dostaviti sve potrebne podatke i materijale;

3) dovedite u red svoje radno mjesto, uklonite dokumente, zaključajte sef i sve ormare za spise, isključite elektroničku i tehničku opremu iz mreže.

Opis posla je sastavni dio cjelokupni paket dokumenata potrebnih za organizaciju rada upravnog aparata.

SAVJET. Organizirajte svoj radni dan tako da stignete sve obaviti i svima budete korisni. Posvetite se svom poslu, ali ne zaboravite da postoje pitanja koja su izvan vaše nadležnosti. Zato činite samo ono što morate.

Da sažmemo: Treba još jednom napomenuti da je opis poslova tajnika pojedinačni dokument, budući da radno mjesto tajnika ima više stupnjeva. Svaki tajnik, na temelju opsega i specifičnosti djelatnosti organizacije, zahtjeva rukovoditelja i njegovog povjerenja u tajnika, razvija svoj raspon odgovornosti i prava, različite kombinacije kreativnih, logičkih i tehničkih vrsta poslova.

Obično se uzima u obzir glavni inženjer poduzeća desna ruka direktora, a pomoćnik za trgovinu - lijevom rukom, ali kad je tajnica odsutna, direktor uopće nema ruke.