Управление ресурсами. Стоимость ресурсов по оптимистичному варианту. Определение ресурсной базы
1. Ресурсы проекта.
2. Процессы управления ресурсами.
3. Основные принципы планирования ресурсов проекта.
4. Основные задачи закупок и поставок.
5. Правовое регулирование закупок и поставок.
6. Организационные формы закупок.
1. Управление ресурсами- одна из главных подсистем УП. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью. Управление таким ресурсом, как команда проекта, рассмотрим позже.
В принципе понятие «ресурс» в методологии УП трактуется широко - все, чем располагает проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки, ограничения), информация, знания и технологии, - это взаимосвязанные ресурсы проекта. И основная задача управления этими ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели УП - формирования результата с запланированными показателями.
Рассмотрим две взаимосвязанные группы ресурсов:
а) материально-технические, т. е. сырье; материалы, конструкции, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; ресурсы типа «мощности», или технологические ресурсы, т. е. машины, механизмы для выполнения работ проекта; устанавливаемое оборудование и пр.;
б) трудовые, осуществляющие непосредственную работу с материально-техническими ресурсами, например строители, водители машин, монтажники оборудования и пр.
Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на ТЭО, прединвестиционной фазе при разработке ОИ затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограниченны, и потому основными задачами управления ресурсами являются:
а) оптимальное планирование ресурсов;
б) управление материально-техническим обеспечением, в том числе:
Закупками ресурсов,
Снабжением: поставками ресурсов, запасами ресурсов, распределением ресурсов по работам проекта.
2. Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение и управление запасами ресурсов.
Закупки ресурсов - центральный элемент системы управления ими. Рассмотрим основные понятия.
Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т. е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.
Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта - подсистема УП, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг от внешних организаций - поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.
Управление поставкамивыделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками. Включает:
Планирование поставок;
Организацию бухгалтерского учета;
Доставку, приемку и хранение товара;
Учет и контроль доставки.
Планирование и организация закупок и поставок- первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки грузов. Состоит из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.
Выбор поставщиковосуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности. Список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Размещение заказов. Совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок. Оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов, которое производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставкамиосуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график, основываются на стандартных формах отчетности.
3. Как основная составляющая УП ресурсное планирование включает:
Разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;
- разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;
Контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.
Ресурсы являются обеспечивающими компонентами работ по проекту, включающими исполнителей, энеpгию, матеpиалы, обоpудование и т.д. Соответственно с каждой pаботой можно связать функцию потpебности в pесуpсах и расчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом, а методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.
Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:
а) ресурсное планирование при ограничении по времени;
б) планирование при ограниченных ресурсах.
Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по временипредполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.
Второй подход - планирование при ограниченных ресурсахпредполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации их закупок и поставок.
В проектах на стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту - основа определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения закупленных ресурсов по работам проекта.
Ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе: разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта; разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей; контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.
Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.
Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта: ресурсное планирование при ограничении по времени; планирование при ограниченных ресурсах. Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по времени - предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок. Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах - предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации закупок и поставок ресурсов.
Основная задача проектно-закупочной фазы проекта - обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части: закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе; поставки на место производства работ.
Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам: подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг; планирование и организация процесса закупок; изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками; предварительный отбор участников торгов; подготовка документов для торгов; проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги; размещение заказа, включая переговоры о поставках; контроль за поставками с принятием необходимых мер в случае появления отклонений; разрешение конфликтов; взаиморасчеты; наем на работу необходимых специалистов, включая консультантов; планирование поставок; организация бухгалтерского учета; доставка, приемка и хранение товара; учет и контроль доставки.
Правовое регулирование закупок и поставок. Главная правовая форма организации и регулирования отношений при осуществлении закупок между их участниками - договор. Договор поставки - это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.
Организационные формы закупок. Различают следующие организационные формы закупок: прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов; посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами; биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: непосредственно от своего имени и за свой счет; от имени клиента и за его счет; от своего имени за счет клиента; от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.
Требования к управлению закупками и поставками. Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики: закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации; графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз; план должен охватывать весь проект в целом; выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов; в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.
Можно выделить следующие типы товарных рынков: рынки продукции, при приобретении которой потребитель руководствуется установленными стандартами, достаточно полно характеризующими ее с точки зрения возможностей использования. К их числу относятся рынки металлопродукции, топлива, химических материалов, цемента, строительных материалов, универсального оборудования. Для этого типа рынков определены следующие формы хозяйственных связей: торговля через товарные биржи или специализированные посреднические организации различных типов; рынки продукции, которую потребитель может приобретать по образцам или руководствуясь каталогами предприятий-изготовителей. Это - рынки приборной продукции, инструмента, электрооборудования, изделий электронной и радио промышленности, торгового оборудования и т.д. Для данного типа рынков наиболее естественным является широкое участие универсальных оптово-посреднических организаций, фирм - «интеграторов» через промышленные ярмарки, а для изделий, требующих наладки и технического обслуживания, - через фирменную торговлю, специализированные оптово-сервисные фирмы; рынки продукции, реализуемой по индивидуальным заказам потребителей. Это рынки уникального оборудования, прокатных станов, крупных энергомашин, автоматических линий, химического оборудования и др. Для таких рынков наиболее естественны прямые связи предприятий, фирменный принцип организации торговли, наличие специализированных комплектующих организаций.
Договоры на поставку материально-технических ресурсов. В современных условиях поставки приобрели форму обмена товарами. Договор поставки товаров стал основополагающим документом, регламентирующим сроки, объемы и условия поставки. Проект-менеджер становится ключевой фигурой, координирующей поставки в интересах проекта в целом.
Планирование поставок. Исходными данными для календарного планирования ресурсного обеспечения проектов являются следующие документы: календарный план производства строительно-монтажных работ на объектах; календарный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончании этапов строительно-монтажных работ; годовой план закупок ресурсов; годовой график поставки материалов от специализированных товарных организаций; договоры и спецификации; нормативно-технологическая документация по материально-техническому снабжению и комплектации; информация о ходе выполнения плана строительно-монтажных работ за период, предшествующий планируемому; информация о ходе сдачи объектов в эксплуатацию и об окончании этапов строительных работ за период, предшествующий планируемому; информация о выполнении заказов за период, предшествующий планируемому; информация о движении остатков строительных материалов; производственно-технические нормы расхода строительных материалов; нормы производственных запасов.
На основании календарной заявки-графика и нормативно-технической документации определяется объектная потребность в конструкциях, полуфабрикатах и материалах по этапам в соответствии с их составом, указанным в технологических комплектах. Рассчитанная объектная потребность - основа для разработки квартальных заказов для проекта.
Поставки материально-технических ресурсов. Организация материального обеспечения строительных проектов основана на системе производственно-технологической комплектации. Эта система предполагает единство комплектного изготовления конструкций и изделий, поставки и транспортирования всех материальных ресурсов в соответствии с технологической последовательностью реализации проекта, способствует наиболее рациональному и экономному использованию ресурсов.
На стадии разработки проекта создается модель технологической комплектации. В составе планов проекта разрабатывается определенная унифицированная нормативно-технологическая документация - комплекс документов, который является нормативной базой производственно-технологической комплектации проекта. Комплекты конструкций, изделий и материалов должны поставляться одновременно и, как правило, в полной технологической готовности для производственного потребления, в контейнерах и пакетах непосредственно в рабочую зону проекта.
Вопросы управления закупками и поставками взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов. За решением вопросов «что нужно закупить», следуют решения: сколько нужно приобрести, а в соответствии с этим определяется - какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса с целью: минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ; обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса.
Задача определения регламента и объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурсами. В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении и пр. Естественно, что такие затраты должны минимизироваться. Управляемыми параметрами в этой задаче выступают объемы запасов; частота, сроки и объемы их пополнения; степень готовности ресурса, хранящегося в виде запаса.
Точка заказа, или пороговый запас - минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ.
Страховой запас - минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета; при этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность ресурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.
Понятие запасы относится не ко всем видам ресурсов. В самом общем виде запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают в себя: товарно-материальные запасы; незавершенное производство; готовую продукцию на складе.
Под управлением запасами понимается контроль за состоянием запасов и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта.
Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запасами - обеспечение бесперебойного обеспечения процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов.
Виды запасов. Каждый из видов запасов выполняет определенные функции. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся виды запасов.
Транзитные запасы - определенные ресурсы для хранения транзитных запасов сырья с дальнейшим распределением ресурсов с транспортировкой на небольшие расстояния. Для снижения транзитных запасов применяются различные способы, включая местных поставщиков, формирование мелких партий ресурсов.
Линейные запасы - формируется товарами, находящимися в процессе перевозки, перемещения от поставщиков к потребителям или производства. Факторы, определяющие размер линейных запасов: время перевозки; расстояние, на которое перевозятся грузы; оптимальность хозяйственных связей между поставщиками и потребителями и др. Размер запасов в большей степени зависит от времени перевозки и относительно - от времени продвижения продукции.
Затраты на формирование и хранение запасов. Содержание запасов неминуемо влечет за собой расходы. Наиболее известные виды затрат на содержание запасов: пространство, рента и стоимость риска. Затраты на формирование и хранение запасов представляют собой расходы, связанные с: отвлечением оборотных средств в запасы сырья, материалов и др.; текущим обслуживанием запасов, в том числе издержки на проведение инвентаризаций, процентные ставки за банковский кредит и т.п.; издержками хранения; стоимостью рисков.
Под пространством понимаются расходы на амортизацию, содержание, отопление и т.д., занимаемого под запас помещения. Рента представляет собой расход на вложенный в запас капитал.
Под стоимостью риска подразумеваются последствия различных страховых случаев, а также оценка стоимости риска в денежной форме. Стоимость этих рисков с той или иной степенью точности выражается через расходы на страхование, через тарифы и ставки страховых премий.
Невостребование запасов может привести к некондиции, уничтожению и продаже по сниженным ценам.
Управление ресурсами - это процесс, в рамках которого компании эффективно управляют разнообразными ресурсами, имеющимися в их распоряжении. Эти ресурсы могут быть нематериальными (люди, время) и материальными (оборудование, материалы, финансы).
Данный процесс включает планирование, необходимое чтобы для решения конкретных задач применялись правильные ресурсы. Управление ресурсами включает составление графиков и планирование бюджета для людей, проектов, оборудования и поставок.
Хотя сам термин часто используют в отношении управления проектами, он относится ко многим другим областям менеджмента организаций. В частности, небольшая компания может обратить внимание на управление ресурсами во многих областях, включая следующие.
- Финансы. Достаточно ли средств для покрытия текущих расходов? Можно ли позволить себе инвестиции в новое оборудование или обучение сотрудников.
- Штат. Достаточно ли подходящих сотрудников в компании? Понадобится ли нанимать кого-то еще, и если да, то какими навыками должны будут обладать эти люди?
- Физическое пространство. Позволяет ли расположение офиса или производственных площадей управлять другими ресурсами с максимальной эффективностью?
- Оборудование. Имеется ли в распоряжении компании все инструменты, необходимые для выполнения требуемых работ?
- Технологии. Что необходимо компании для достижения успеха, и есть ли потребность в перераспределении финансовых ресурсов таким образом, чтобы приобрести недостающее?
Управление ресурсами проекта
Управление ресурсами применительно к сфере управления проектами часто подразумевает выравнивание и сглаживание ресурсов.
Выравнивание ресурсов производится с целью избежать дефицита ресурсов в одной области и их избытка в другой путем подержания их на нужном уровне. Для этого может использоваться специальное программное обеспечение.
Также термин относится ко времени, которое необходимо для исполнения проекта. При выравнивании дата начала и окончания проекта подгоняется таким образом, чтобы обе даты совпадали с наличием соответствующих ресурсов. Выравнивание может увеличить срок реализации проекта.
Сглаживание ресурсов - это метод планирования, позволяющий достичь реализации проекта к определенному сроку без заметных подъемов и спадов в плане интенсивности использования ресурсов. Цель - равномерное использование ресурсов в динамике по времени.
На самом простом уровне для маленького предприятия управление ресурсами означает принятие мер для наиболее эффективного и разумного использования материалов и человеческих ресурсов компанией.
Управлять проектами сложно. Управлять командой — вдвойне.
В прошлом году я была единственным человеком, ответственным за продвижение GanttPRO. Над разработкой продукта и новых особенностей, таких как календарь рабочих дней и диаграмма Ганта в Excel , тоже работал только один человек. Но GanttPRO вырос с 3 до 10 человек в команде и с 150 до 150.000 пользователей, и все изменилось.
Теперь в команде — 4 маркетолога и 3 разработчика. Процессы, которые работали еще год назад, затормозили, задачи начали затягиваться, а производительность падать. Причиной этого хаоса было отстающее от реальности управление ресурсами проекта .
Мы знали, что у нас есть большой перечень особенностей и улучшений для приложения, и тактические и стратегические маркетинговые цели. Но вместо того, чтобы распределить задачи между всеми участниками команды, по инерции нам было проще выполнять задачи самостоятельно, изредка делегируя таски новым коллегам.
Мы же для этого и нанимали больше людей, а?
Результат — общая продуктивность и мотивация команды упала, а ежемесячные расходы взметнулись в стратосферу.
Мы все время общаемся с нашими пользователями — спасибо, что пишете нам — и получаем в среднем 60 сообщений в день. Ежедневно мы собираем все запросы за день и обсуждаем, что мы можем добавить и в какие сроки. Поэтому мы видим, большинство людей, управляющих проектами, сталкиваются с одними и теми же трудностями на одних и тех же этапах работы.
Одна из точек преткновения — управление ресурсами (resource management) .
К чему приводит грамотное управление ресурсами проекта?
Снижение затрат. Вы отслеживаете, насколько эффективно вы используете набор ресурсов. Вы видите, как перераспределение ресурсов снизит стоимость проекта.
Увеличение прибыли . Самые ценные ресурсы проекта должны приносить максимальный результат. Другие задачи менеджер распределяет в зависимости от возможностей и навыков сотрудников. Управление ресурсами проекта помогает сбалансировать рабочие процессы и избежать пожирающих прибыль нецелесообразных расходов.
Высокая мотивация и вовлеченность сотрудников. Сотрудники не только знают о текущих задачах, но и принимают участие в планировании. Прозрачное планирование в управлении ресурсами показывает значимость работы каждого в общем скоупе.
Избежание конфликтов. Ресурс уже занят другой задачей? Или ресурс не принимает участия в других проектах? Проект запланирован в соответствии с возможностями каждого участника? Когда вы, планируя проекты, фокусируетесь на ресурсах, вы можете предвидеть возможные конфликты планирования и решить их на ранней стадии.
Улучшение продукта на выходе. Управляя ресурсами, вы добавляете несколько новых измерений в планирование: время, навыки сотрудников, доступность ресурсов и их локация. При планировании, берите в расчет эти факторы. Они повышают вероятность того, что задачи будут выполнены в срок с минимальными отклонениями по стоимости и команда забудет про задачи, которые нужно-выполнить-прямо-сейчас-вот .
Как добавить учет ресурсов в управление проектами?
149 команд написали нам о необходимости управления ресурсами в GanttPRO. Давайте округлим эту цифру нашей командой, так как эта функциональная особенность стала решающей для нашего проекта в том числе. Мы разработали и выпустили обновление с ресурсами специально для этих 150 команд и всех пользователей, которые ищут умное решение для управления ресурсами на проекте .
Теперь вы можете планировать вместе с GanttPRO, учитывая ресурсы проекта и возможности команды.
5 простых шагов для начала управления ресурсами с GanttPRO
1. Создайте диаграмму Ганта проекта в GanttPRO
Первый шаг, который вам нужно сделать, — создать рабочее пространство для вашей команды в GanttPRO. Если у вас еще нет активного проекта или вы хотите создать новый, вы можете добавить его, кликнув на кнопку «Новый проект» в верхней левой части рабочей зоны.
Здесь же вы можете задать, хотите вы планировать проект в часах, днях, неделях или месяцах. Для управления ежедневными задачами и распределения ресурсов лучше всего подойдет планирование в часах. Вы можете протестировать и другие режимы и выбрать идеальный для вашей команды.
На нашем Youtube канале вы найдете быстрые обучающие видео, как создать диаграмму Ганта с GanttPRO и управлять проектом в приложении.
Важно. У вашей команды есть рабочий график? Никто не работает 24 часа в сутки. GanttPRO рассчитает стоимость и будет отслеживать ресурсы проекта, но, чтобы цифры были корректными, задайте рабочий график в Настройках. Здесь вы можете выставить рабочие дни и часы и создать собственное расписание с учетом выходных и праздников.
2. Добавьте ресурсы для использования на проектах
В нижней левой части рабочего пространства, вы увидите кнопку «Ресурсы». В окне ресурсов вы можете добавлять как человеческие ресурсы, так и финансовые, технические или элементы производства.
В этом же окне, если ваша команда работает над несколькими проектами одновременно, вы можете выбирать, в каких и кто участвует. Окно ресурсов — общее для всех проектов в вашем аккаунте. Отслеживайте, на каких проектах ресурс уже занят.
3. Выставляйте стоимость ресурсов
Мы быстро движемся от подготовительных шагов до самой важной части. В окне добавления ресурсов, вы можете задать стоимость каждого участника либо использования ресурса. Стоимость может быть одинаковой для всех проектов или задаваться для каждого проекта в отдельности.
На этом шаге, убедитесь, что Трудозатраты (Estimate) включены в настройках. Эта функция позволяет GanttPRO просчитывать стоимость проекта и каждой отдельной задачи автоматически.
Подсказка. Если вы не хотите, чтобы сотрудники видели стоимости задач и проекта, когда делитесь проектом, оставьте соответствующее право выключенным. По умолчанию, только вы и администраторы с полными правами видят все стоимости.
4. Назначайте задачи и распределяйте ресурсы
Как только стоимость выставлена, вы можете назначать задачи на участников команды и распределить ресурсы проекта. Кликните на поле «Пусто» в колонке «Назначена на», чтобы задать исполнителя задачи или добавить ресурс.
5. GanttPRO рассчитает стоимость проекта и задач автоматически
В списке задач в левой части рабочего пространства, вы увидите, сколько будет стоить выполнение задачи, если вы используете конкретный ресурс.
Попробуйте различные комбинации задача-ресурс, учитывая стоимость ресурса, навыки и доступность. Вы увидите, как изменяется стоимость выполнения задач и проекта в целом. Возможно, перераспределение ресурсов значительно снизит затраты и увеличит скорость работы.
У нас есть план ресурсов. Какие результаты?
Мы перенесли стоимость ресурсов и проектов из хаотичных таблиц Google в GanttPRO, как только стала доступна бета-версия обновления — в октябре. Мы распределили задачи между сотрудниками в зависимости от навыков и стоимости каждого. Мы реструктурировали задачи, пожирающие наш бюджет, разбив их на более мелкие и перераспределив между всеми участниками команды.
В течение этого периода, мы выпустили 1 большое и 4 мелких обновления с улучшениями производительности и некоторыми новыми особенностями — подсказками, обучающим центром и уведомлениями.
В маркетинге, мы смогли сфокусироваться на инструментах, показывающих наилучший результат, и выпустили серию обучающих статей на темы управления проектами и техниками:
- критерии успешности проекта , которые легко достигаются с помощью современных инструментов управления;
Система управления ресурсами способна перевернуть ваш взгляд на эффективность работы и проекта в целом. Она позволяет вам назначать задачи, не полагаясь на интуицию. Принимайте решения о том, кто будет работать с задачей, опираясь на стоимость, навыки и доступность ресурса.
Мы очень надеемся, что не только наша команда улучшила показатели с запуском инструментов управления ресурсами в GanttPRO. Делитесь вашими результатами в комментариях!
План
Лекция 13
Тема: Управление ресурсами проекта
Лекция 13
для студентов 5 курса специальности
080507.65 – Менеджмент организации
Краснодар
1. Принципы планирования ресурсов
2. Управление закупками ресурсов
3. Управление поставками
4. Управление запасами
Управление ресурсами включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля трудовых и материально-технических ресурсов. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью проекта.
Понятие ресурс трактуется широко: все, чем располагает проект , – трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время, информация, знания и технологии – является взаимосвязанными ресурсами проекта.
Основная задача управления ресурсами – обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом.
Существуют две взаимосвязанные группы:
1. материально-технические ресурсы – сырье; материалы, комплектующие; энергетические ресурсы; топливо; технологические ресурсы; оборудование и пр.;
2.трудовые ресурсы – осуществляют непосредственную работу с материально-техническими ресурсами (например , строители, водители, монтажники и пр.).
Типы ресурсов :
1 .Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые – в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не задействованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Примеры : топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, а также финансовые средства.
2 .Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые – в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и по мере высвобождения могут задействоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то они не накапливаются. Примеры : люди и средства труда многократного использования (машины, механизмы, станки и т. п.).
Понятие ресурсов взаимосвязано с понятием «работа», поскольку ресурсы соотносятся не с проектом в целом, а с определенными работами, выполняемыми в запланированной последовательности, соответствующей календарному плану работ по проекту.
Управление материальными ресурсами проекта начинается на предынвестиционной фазе при разработке ТЭО, затем на фазе планирования прорабатываются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения.
В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены , и потому основными задачами управления ресурсами являются:
vоптимальное планирование ресурсов;
vуправление материально-техническим обеспечением, в том числе:
ü управление закупками ресурсов;
ü управление снабжением;
ü управление поставками ресурсов;
ü управление запасами ресурсов;
ü управление распределением ресурсов по работам проекта.
На рисунке 1 представлена структура материально-техничес-кого обеспечения проектов.
Для того чтобы организация могла достичь поставленных целей, необходимы затраты ресурсов, получаемых из внешней среды. Ресурсы являются важнейшей частью комплекса внутренних ситуационных переменных организации, они оказывают самое непосредственное влияние на эффективность ее функционирования.
Ресурсы организации – это наличные или необходимые средства, возможности, ценности, запасы, обеспечивающие стабильную работу организации для достижения ее основных целей.
Важнейшей характеристикой любого вида ресурса является его ограниченность , означающая, что в принципе ресурсная база любой конкретной организации ограничена сверху определенной константой, измеряемой, как правило, в денежном выражении. В зависимости же от поставленных целей структура ресурсов может изменяться в достаточно широких диапазонах (существуют также ограничения, определяемые ресурсным рынком, однако в отношении конкретной организации ими в большинстве случаев можно пренебречь).
Существуют различные подходы к классификации организационных ресурсов. Так, В.С. Ефремов выделяет материальные, трудовые, финансовые, информационные ресурсы, технологии производства и управления, а также материальный, нематериальный и интеллектуальный капитал. В Большом экономическом словаре в качестве основных групп ресурсов выделяются люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация. Авторы 17-модульной программы для менеджеров различают человеческие (людей), материальные, энергетические, финансовые, информационные, технологические и временные ресурсы.
Как видно из приведенных классификаций, различия между ними не принципиальны и связаны исключительно со строгостью выбора классификационного признака и глубиной декомпозиции. Исходя из того, что традиционно ресурсы разделяют по признаку их внешней сущности, рассмотрим пять основных видов ресурсов: человеческие, материальные, финансовые, информационные и временные ресурсы.
Действительно, главенствующее место среди всех ресурсов занимают человеческие ресурсы . Их можно определить как запасы творческой энергии личности. Они неисчерпаемы, и не случайно их запасы сравнивают с запасами атомного ядра. Как отметил в свое время П. Друкер: «Только человеческие ресурсы могут производить экономические результаты. Все другие ресурсы подчиняются законам механики. Их можно лучше использовать, но их выход никогда не будет больше, чем сумма входов». На сегодняшний день только знание, интеллект, а не мускульная сила определяют экономический успех организации. Не отвергая значение других видов ресурсов, данный тезис подчеркивает, что люди, обладающие определенной информацией и наделенные определенными способностями по ее предобразованию, являются ключевым ресурсом, правильное использование которого позволяет в любой функциональной области получать высокие результаты в сочетании с существенной экономией других видов ресурсов.
Материальные ресурсы определяются многими авторами как предметы труда. Однако, исходя из признака классификации, к этой категории ресурсов следует относить все виды ресурсов, имеющих материальную природу: как предметы, так и средства труда. Роль этих ресурсов на предприятии, особенно в производстве, огромна, поскольку без материальной базы оно просто не сможет функционировать. Качество и количество использования материальных ресурсов тесно связано с использованием других видов ресурсов, прежде всего финансовых и человеческих. Так, например, наличие достаточного количество финансовых средств может побудить руководство к техническому перевооружению и сокращению персонала. В то же время наличие высокопрофессиональных кадров создает предпосылки для экономии материальных ресурсов.
В последнее время особое значение для предприятий приобрели энергетические и технологические ресурсы , составляющие отдельные виды материальных ресурсов. Значимость энергетических ресурсов (всех видов энергоносителей – электроэнергии, пара, газа и т.п.) связана с резким увеличением доли затрат на них. Это потребовало более тщательного подхода к выбору энергоносителя и более экономному его использованию. решение проблемы энергосбережения во многом становилось возможным благодаря использованию качественно новых технологических ресурсов (средств труда – машин и оборудования, а также новых производственных и управленческих технологий). Однако значимость технологических ресурсов не исчерпывается проблемой энергосбережения. Они приобретают особую важность, когда речь заходит о производительности, экономии затрат человеческих ресурсов, экологической безопасности и т.д.
Предприятия сегодня испытывают дефицит финансовых ресурсов. Движение финансов в целом, распределение их между подсистемами и функциональными областями, финансирование инвестиционных проектов, расчеты с поставщиками и потребителями, формирование денежных ресурсов и др. является ежедневной задачей менеджмента. Особенностью финансовых ресурсов является их абсолютная ликвидность. Именно поэтому они способны компенсировать нехватку других видов ресурсов, особенно материальных и человеческих.
Немаловажное значение имеют и другие ресурсы. Особо следует выделить информационные как совокупность данных и знаний. Каждая функциональная область предполагает наличие определенных информационных ресурсов. Так, например, маркетинг, должен обладать как можно более полной и достоверной информацией о внешнем окружении предприятия, производство – информацией о новых технологиях и «ноу-хау» и т.д. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления всей организацией. Современная экономика и управление характеризуются резким ростом значения информации, которая становится ключевым фактором успеха не только маркетинга и производства, но и других функциональных областей.
Время – это ограниченный источник, как сырье, материалы, финансы. Оно необратимо, и его невозможно растянуть или восстановить. Для руководителя имеет фундаментальную важность управление как собственным временем, так и временем других людей.
В целом мировая экономика имеет ресурсные циклы, в которых особое внимание уделяется той или иной группе ресурсов. Появляются ресурсосберегающие, энергосберегающие технологии и т.д. В настоящий момент украинская экономика переживает дефицит финансовых ресурсов при относительном избытке человеческих ресурсов.
Задача руководителя в конкретной ситуации добиться такого соотношения и мобилизации ресурсов, которые привели бы к достижению цели с минимальными затратами.