Proces upravljanja i njegov sadržaj. Opće karakteristike procesa upravljanja
Proces upravljanja- je zbirka određene vrste aktivnosti usmjerene na racionalizaciju i koordinaciju funkcioniranja i razvoja organizacije i njezinih elemenata u interesu postizanja njihovih ciljeva.
Proces upravljanja rješava dva zadaci:
- taktički je održavanje stabilnosti, harmonije interakcije i performansi svih elemenata objekta upravljanja;
- strateški osigurava njegov razvoj i usavršavanje, prijenos u kvalitativno i kvantitativno drugačije stanje.
Proces je karakteriziran kontinuitet, cikličko ponavljanje pojedinih faza (prikupljanje, obrada, analiza, pohrana, kontrola informacija; razvoj i odlučivanje; organizacija njihove provedbe), neravnomjernost, inercija, koja se očituje u kašnjenju menadžerskih radnji. Razvija se i unapređuje zajedno sa samom organizacijom.
Proces upravljanja kombinira takve momente kao što su menadžerski rad, njegov predmet i sredstva, a ostvaruje se u specifičnom proizvodu.
Predmet rada u menadžmentu su upravljački dokumenti, koji je dobio takav naziv, za razliku od drugih dokumenata koji uopće nisu povezani s procesom upravljanja. Dokument je trenutno glavni nositelj informacija u sustavu upravljanja. Uz njihovu pomoć provodi se odnos između strukturnih odjela organizacije.
Transformirane informacije stječu samostalno postojanje i mogu se akumulirati, što dovodi do kompliciranja procesa upravljanja, povećanja dominacije prošlih odluka nad trenutnim. Potonji je, međutim, u određenoj mjeri koristan, jer stvara organizacijski poredak, koji osigurava automatski rad mehanizama upravljanja i izvođenje odgovarajućih radnji bez posebnih uputa. Međutim, ono je ograničeno, jer nije u stanju podrediti i koordinirati sve organizacijske elemente.
Sredstvom menadžerskog radaje sve što pridonosi provedbi operacija s informacijama - od računala, telefona do olovaka i papira. Pritom razlikuju: sredstva za sastavljanje dokumenata (pisači, diktafoni i dr.); sredstva za obradu i obradu dokumenata (štambilji, rezači, bušilice); sredstva za grupiranje i pohranu dokumenata (mape, mape, kartoteke); sredstva za izvođenje računskih operacija; sredstva operativne komunikacije; namještaj.
proizvod rada je rezultat procesa upravljanja, koji je odluka upravljanja. Uz pomoć jednog ili drugog materijalnog nosača (uglavnom dokumenata), te odluke dolaze izravno do objekta kontrole.
menadžerski rad, kao i inženjering, dizajn, istraživanje itd., pripada kategoriji umni rad provodi osoba u obliku neuropsihičkih napora. On postoji u tri glavna oblika: heuristički, administrativni i operatorski.
heuristički rad se svodi na skup radnji za analizu i proučavanje određenih problema s kojima se organizacija suočava, i razvoj na temelju toga različitih opcija za njihova rješenja - upravljačke, ekonomske, tehničke. Ovisno o složenosti i prirodi samih problema, ovaj posao obavljaju voditelji i stručnjaci.
Administrativni rad je domena glavnih izvršnih direktora. Povezan je s obavljanjem takvih vrsta poslova kao što je trenutna koordinacija aktivnosti podređenih, njihova kontrola, procjena, motivacija, upravljanje (usmeno i pismeno donošenje donesenih odluka izvođačima), upute, razmjena informacija (provedeno u procesu održavanja sastanaka i sastanaka, primanje posjetitelja , referenca poslovni pregovori, odgovori na pisma i Telefonski pozivi, zaobilazeći poslove).
Rad operatera usmjeren na tehnička podrška proizvodnih i upravljačkih procesa s potrebnim informacijama. To uključuje rad kao što je dokumentacija (formuliranje, reprodukcija, sortiranje i pohranjivanje raznih vrsta dokumenata); primarno računovodstvo i računovodstvo (prikupljanje statističkih, računovodstvenih i drugih informacija o proizvodnim, ekonomskim, društvenim i drugim procesima koji se odvijaju unutar organizacije); komunikacijsko-tehnički, računski i formalno-logički (sekvencijalna obrada prikupljenih informacija i provođenje na temelju njih i prema zadanom algoritmu izračuna potrebnih za donošenje odluka).
Taj posao pada na teret stručnjaka i tehničkih izvođača. Dio toga, strogo govoreći, ne odnosi se na mentalni, pa se za njega ponekad koristi izraz "nefizički rad".
Proces menadžerskog rada sastoji se od elementarnih radnji, odnosno operacija, odnosno homogenih, logički nedjeljivih dijelova aktivnosti upravljanja, s jednim ili skupinom nositelja informacija (dokumenata) od trenutka njihova primitka do prijenosa u preobraženom obliku drugima ili na pohranu.
Upravljačke operacije je tehnološki neodvojiv proces obrade upravljačkih informacija koje prima određena strukturna jedinica.
Operacije upravljanja su: pretraživačke, računske, logičke, deskriptivne, grafičke, upravljačke, komunikacijske (npr. slušanje, čitanje, pričanje, promatranje djelovanja raznih uređaja, razmišljanje itd.).
Neovisni kompleks operacija obrade informacija (prikupljanje, proučavanje, analiza, formuliranje zaključaka, njihovo izvršenje), koji završava rezultatom definiranim oblikom i sadržajem u obliku usmena komunikacija ili dokument (potvrda, nalog, pismo itd.), primio naziv raditi.
Menadžerski poslovi se razlikuju:
- na namijenjena namjena(predviđanje, aktivacija, kontrola);
- po specifičnom sadržaju (istraživanje, planiranje);
- po razdobljima (strateški, taktički, operativni);
- po fazama (postavljanje cilja, analiza situacije, definiranje problema, traženje rješenja); prema usmjerenju (unutar ili izvan organizacije);
- po sferama (ekonomska, društvena, tehnološka);
- po objektima (proizvodnja, osoblje);
- o oblicima i načinima provedbe; po organizacijskoj ulozi (diferencirajuće i integrirajuće);
- po prirodi transformacije informacija (stereotipne, algoritamske i kreativne);
- prema stupnju težine.
Zadržimo se na potonjem, budući da je za menadžerski rad to možda glavna karakteristika.
Složenost menadžerskog posla je zbog nekoliko okolnosti.
Prvo, opseg, broj i sastav problema koje treba riješiti, veze među njima, raznolikost korištenih metoda, organizacijska načela.
Drugo, potreba za donošenjem novih, netradicionalnih odluka, često u uvjetima neizvjesnosti ili rizika, što zahtijeva duboko stručno znanje, iskustvo i široku erudiciju.
Treće, složenost menadžerskog posla određena je stupnjem učinkovitosti, samostalnosti, odgovornosti, rizičnosti odluka koje je potrebno donijeti. Menadžer, kada donosi odluke, često preuzima odgovornost ne samo za materijalno blagostanje ljudi, već i za njihovo zdravlje, pa čak i život.
- komunikacija (pregovaranje, primanje posjetitelja, zaobilaženje organizacije, odlazak na poslovna putovanja);
- upravno-koordinirajuće (donošenje izvršiteljima usmeno i pismeno donesenih odluka, sastavljanje i izdavanje zadataka, davanje uputa);
- kontrola i vrednovanje (provjera pravodobnosti i kvalitete zadataka);
- analitički i konstruktivni (proučavanje informacija i pripremanje odluka);
- informacijsko-tehničke (s nositeljima informacija) koje zauzimaju 10 - 15% radnog vremena; primarno računovodstvo i računovodstvo.
postupak upravljanja- kompleks međusobno povezanih upravljačkih operacija i dokumenata u određenom redoslijedu usmjerenih na postizanje fiksnog .
Postupak treba odražavati svrhu rada, korištene i razvijene dokumente, njihov sadržaj i redoslijed prolaska.
Klasifikacija postupaka i operacija provodi se prema nizu kriterija:
- Po sadržaju:
- informacijske ili informacijske tehnologije povezane su s obradom informacija i njihovim nositeljima. Ovdje se također razlikuju dokumentacija, primarno računovodstvo, računovodstveni i računski poslovi i postupci;
- logičko-kogitativne ili analitičko-konstruktivne povezane su s pripremom i donošenjem menadžerskih odluka;
- organizacijski se sastoje od uslužnih i komunikacijskih, administrativnih i koordinacijskih operacija i postupaka.
- Po prirodi kombinacije u vremenu:
- uzastopno, tj. svaka operacija ili procedura počinje tek nakon završetka prethodne;
- paralelni, koji uključuje istovremeno izvršavanje operacija i postupaka;
- paralelno-sekvencijalni omogućuju djelomičnu kombinaciju povezanih operacija i postupaka u vremenu i prostoru.
- Po težini:
- jednostavne operacije i postupcima, tj. sadrži nekoliko elemenata i operacija;
- složene operacije (20-30 elemenata) i procedure (100 i više operacija).
- Prema stupnju ponavljanja:
- ponavljajuće, tj. stalno obavljaju djelatnici upravnog aparata;
- neponavljajuće ili kreativne, složene operacije i postupci.
Uz svu svoju raznolikost i različitim stupnjevima složenost upravljačkih postupaka je ciklična.
Ciklus upravljanja- to je razdoblje kruženja informacija u području upravljanja koje se mjeri određenim vremenskim intervalom ili kalendarskim razdobljem za svaki postupak.
Proces upravljanja sa strane sadržaja može izgledati ovako (Sl. 8.3.1.):
metodološki sadržaj,
funkcionalni sadržaj,
ekonomski sadržaj,
organizacijski sadržaj,
društveni sadržaj
Metodološki sadržaj procesa upravljanja uključuje dodjelu određenih faza, odražavajući obje zajedničke značajke radna aktivnost osoba, dakle specifične značajke aktivnosti upravljanja Faze karakteriziraju slijed kvalitativna promjena rad u procesu upravljanja, koji su koraci unutarnjeg razvoja udarac u svakom činu njegove provedbe
pozornica - to je skup operacija (radnji) koje karakterizira kvalitativna izvjesnost i homogenost i odražava nužan slijed njihova postojanja.
Proces upravljanja može se predstaviti kao niz sljedećih koraka
postavljanje ciljeva (postavljanje ciljeva)
Procjene stanja
definicije problema,
Izrada upravljačke odluke.
Otkrijmo jasno slijed procesa upravljanja korak po korak (slika 8.3.2).
Riža. 8.3.2.
Cilj Ovo je menadžerova ideja o tome kakav bi trebao biti sustav kojim upravlja. U znanstvenoj definiciji to se može formulirati kao savršena slikaželjeno, moguće i potrebno stanje sustava. Proces upravljanja započinje postavljanjem cilja utjecaja. Ako se radi o svjesno provedenom procesu, svrhovitom i svrhovitom, može se započeti tek razumijevanjem, definiranjem i postavljanjem cilja utjecaja.
Situacija je stanje kontroliranog sustava, procijenjeno u odnosu na cilj. Pod ovom situacijom bilo bi pogrešno razumjeti samo odstupanje od programa ili konfliktne slučajeve rada. Upravljanje se provodi neovisno o tome postoji li odstupanje ili ne, je li situacija konfliktna ili nekonfliktna. Stanje sustava nikada ne može biti identično cilju, stoga uvijek postoji situacija.
Razlika između situacije i cilja, u pravilu, uključuje mnoge proturječnosti. Čin utjecaja je neophodan da bi se te proturječnosti riješile, da bi se stanje sustava približilo cilju. Ali to je moguće samo ako pronađemo vodeću kontradikciju, čije će razrješenje dovesti do razrješenja svih ostalih.
Problem- to je vodeća kontradikcija situacije i cilja, na čije rješavanje treba usmjeriti utjecaj. Bez definicija problema odluka uprave nije moguća.
Odluka uprave- to je iznalaženje načina rješavanja problema i organizacijski rad na implementaciji rješenja u upravljani sustav. To je završna faza procesa upravljanja, njegova povezanost s procesom proizvodnje, impuls utjecaja kontrolni sustav upravljati.
Funkcionalni sadržaj procesa upravljanja. Očituje se u velikom nizu i sklonosti provedbi glavnih funkcija upravljanja. Ovdje se mogu razlikovati sljedeći koraci:
Planiranje;
Organizacija;
Motivacija;
Kontrolirati.
Funkcija vodstva se provodi kroz ove faze.
Ekonomski sadržaj procesa upravljanja. To je zbog činjenice da proces upravljanja nalazi svoj izraz u korištenju proizvodnih resursa - od procjene njihove raspoloživosti do pretvaranja u proizvod. Polazeći od toga, ekonomski sadržaj procesa upravljanja može se predstaviti kao faze u korištenju resursa, kretanju sredstava, koje se provodi radom u upravljanom sustavu, ali je određeno djelovanjem sustava upravljanja. Ekonomski sadržaj procesa upravljanja može se izraziti u sljedećim koracima:
Osnivanje ekonomske potrebe;
Procjena raspoloživosti resursa;
Alokacija resursa;
Korištenje resursa.
Organizacijski sadržaj procesa upravljanja. Očituje se u slijedu korištenja organizacijskih poluga utjecaja u fazama:
regulacija;
Racioniranje;
Upute;
Odgovornost.
Svaki čin utjecaja podrazumijeva da voditelj mora jasno formulirati zadatak (što treba učiniti). Ovo je propis koji može biti različit u trajanju. Zatim morate postaviti njihova dopuštena odstupanja. Ovo su standardi. Zatim se određuje kako najbolje izvršiti zadatak, što koristiti, kako se voditi itd. To je uputa. Svaki zadatak treba sadržavati naznaku mjere odgovornosti za njegovo neispunjenje ili netočno izvršenje.
U višerazinskom sustavu upravljanja organizacijski sadržaj procesa upravljanja očituje se iu redoslijedu međudjelovanja između različitih karika i razina ovog sustava upravljanja. Redoslijed interakcije određen je prirodom specifičnog cilja, osobitostima situacije, što nam ne dopušta da izgradimo opću shemu organizacijske interakcije između veza i koraka sustava. Drugačiji je za svaki pojedini čin utjecaja.
Društveni sadržaj procesa upravljanja otkriva ulogu čovjeka u njezinu provođenju. Svaka faza procesa upravljanja uključuje neizostavno sudjelovanje osobe. Istodobno, proces upravljanja zahtijeva mehanizaciju i automatizaciju njegovih operacija. Najprikladniji za korištenje Moderna tehnologija su faze procjene situacije, traženja problema i razvoja rješenja, tj. one faze čija provedba uvelike ovisi o obradi informacija.
Posljedično, društveni sadržaj procesa upravljanja može se prikazati kao slijed čisto ljudskih i čovjek-strojnih operacija. Uz bilo koji stupanj mehanizacije menadžerskog rada, proces upravljanja počinje i završava čisto ljudskom aktivnošću.
Kontrolirati- ovo je kontinuirani proces funkcioniranja upravljačkog podsustava, koji se odvija pod utjecajem postavljenih i periodički ponavljanih upravljačkih utjecaja. Sam upravljački podsustav stvara trajne učinke koji djeluju kao upravljačka struktura, distribucija funkcionalne dužnosti, propisi, upute. Smatrajući ovaj dio utjecaja trajnim, ne smijemo zaboraviti da je proizvodnja dinamičan sustav. Promjene u proizvodnji dovode do promjena u stalnim utjecajima (struktura, funkcionalne odgovornosti itd.).
Postupak(od lat. processus - unapređenje) znači:
Sekvencijalno mijenjanje pojava, stanja u razvoju nečega;
Skup uzastopnih radnji za postizanje određenog rezultata (proizvodnja, priprema odluka).
Proces upravljanja je skup međusobno povezanih, svrhovitih radnji rukovoditelja i upravljačkog aparata prema dogovoru zajedničke aktivnosti ljudi, formirati i koristiti resurse organizacije za postizanje svojih ciljeva.
Kontrola parametara procesa. Svi procesi koji se odvijaju u poduzeću (u sferi proizvodnje i upravljanja) prvenstveno su radni procesi, budući da su i proizvodnja i upravljanje zajednički rad ljudi koji svrhovitih radnji prema određenom programu. Parametri (karakteristike) procesa upravljanja uključuju:
Predmet rada; - sredstva rada; - proizvod rada; - izvršitelj procesa rada
Kao znanstveni pojam, proces upravljanja javlja se u jedinstvu svoje tri strane:
metodološki sadržaj,
funkcionalni sadržaj,
ekonomski sadržaj,
organizacijski sadržaj,
društveni sadržaj
Metodički sadržaj Proces upravljanja uključuje dodjelu određenih faza, odražavajući i opće značajke radne aktivnosti osobe i specifične značajke menadžerske aktivnosti.
Funkcionalni sadržaj procesa upravljanja. Očituje se u velikom nizu i sklonosti provedbi glavnih funkcija upravljanja. Ovdje se mogu razlikovati sljedeći koraci:
Planiranje; - organizacija; - motivacija; - kontrolirati.
Ekonomski sadržaj procesa upravljanja- u procesu upravljanja dolazi do izražaja korištenje proizvodnih resursa - od procjene njihove raspoloživosti do pretvaranja u proizvod
Organizacijski sadržaj procesa upravljanja- očituje se u slijedu korištenja organizacijskih poluga utjecaja u fazama:
regulacija;
racioniranje;
instrukcija;
odgovornost.
Društveni sadržaj procesa upravljanja otkriva ulogu čovjeka u njezinu provođenju. Svaka faza procesa upravljanja uključuje neizostavno sudjelovanje osobe.
Proces upravljanja sastoji se od sljedećih koraka:
Postavljanje ciljeva, - procjena situacije, - definiranje problema, - izrada menadžerske odluke.
Svojstva procesa kontrole- varijabilnost, stabilnost, kontinuitet, diskretnost, slijed, cikličnost
Proces upravljanja može se predstaviti kao niz sljedećih koraka:
postavljanje ciljeva (postavljanje ciljeva),
procjena situacije
definicija problema,
razvoj upravljačke odluke.
U najširem smislu, menadžment znači vođenje nečega ili nekoga. To je funkcija organiziranih sustava bilo koje prirode i složenosti i inherentno je povezana s određenim utjecajem subjekta kontrole (subjekta kontrole) na kontrolirani objekt (objekt kontrole) u cilju rješavanja problema s kojima se sustav suočava, od kojih oni su elementi koji osiguravaju njegovu pravilnu organizaciju i potreban način rada. Upravljanje se provodi u mehaničkim, drugim tehničkim, biološkim, društveni sustavi. Štoviše, unatoč mnogim njihovim temeljnim razlikama, zakoni koji reguliraju upravljanje takvim sustavima su zajednički. U skladu s temeljnim odredbama kibernetike, pri upravljanju bilo kojim sustavima odvijaju se isti procesi dobivanja, transformacije i prijenosa informacija. Prvo, subjekt upravljanja uvijek dobiva informacije o ponašanju upravljanog objekta i funkcioniranju cijelog sustava, kao i informacije izvan sustava. Drugo, on procjenjuje te informacije, analizira ih i na temelju toga, na temelju zadataka koji stoje pred sustavom, donosi upravljačku odluku.
Treće, prenosi informacije koje se odnose na odluka upravljani objekt, vršeći potreban upravljački utjecaj na njega. Dakle, upravljanje treba shvatiti kao takav utjecaj subjekta upravljanja na objekt upravljanja, koji je povezan s procesima dobivanja, transformacije i prijenosa informacija zbog njihove interakcije i usmjeren je na rješavanje problema s kojima se sustav suočava, osiguravajući njegovu organizaciju i funkcioniranje koje odgovara tim zadacima.
Funkcija planiranja je broj jedan u menadžmentu. Provodeći ga, poduzetnik ili menadžer, na temelju duboke i sveobuhvatne analize situacije u kojoj ovaj trenutak tvrtka se nalazi, formulira svoje ciljeve i zadatke, razvija strategiju djelovanja, izrađuje potrebne planove i programe. Sam proces planiranja omogućuje jasnije formuliranje ciljeva organizacije i korištenje sustava pokazatelja uspješnosti potrebnih za naknadno praćenje rezultata. Osim toga, planiranje osigurava bolju koordinaciju napora strukturne podjele te tako jača interakciju voditelja različitih odjela organizacije. A to znači da je planiranje kontinuirani proces proučavanja novih načina i metoda za poboljšanje aktivnosti organizacije zbog identificiranih prilika, uvjeta i čimbenika. Stoga planovi ne bi trebali biti preskriptivni, već bi se trebali mijenjati u skladu s konkretnom situacijom.
U svojoj srži, funkcija raspoređivanja odgovara na tri glavna pitanja:
gdje smo dano vrijeme? Menadžeri trebaju procijeniti snage i slabe strane organizacije u važnim industrijama kao što su financije, marketing, proizvodnja, Znanstveno istraživanje i razvoj, radna snaga. Sve se to radi s ciljem utvrđivanja onoga što organizacija realno može postići.
Gdje želimo ići? Procjena prilika i prijetnji u okoliš kao što su konkurencija, kupci, zakoni, politički faktori, ekonomski uvjeti, tehnologija, opskrba, društvene i kulturne promjene, menadžment identificira što može spriječiti organizaciju u postizanju ovih ciljeva.
Kako ćemo to učiniti? Lideri moraju odlučiti kako u općim crtama i posebno što članovi organizacije moraju učiniti kako bi postigli ciljeve organizacije.
Planiranje je jedno od sredstava kojim menadžment osigurava jedini smjer za napore svih članova organizacije da postignu svoj zajednički cilj.
Organizacijska funkcija- ovo je formiranje strukture organizacije, kao i osiguranje svega što je potrebno za njen rad - osoblje, materijal, oprema, zgrade, u gotovini. U svakom planu sastavljenom u organizaciji postoji stvaranje stvarnim uvjetima za postizanje planiranih ciljeva često je potrebno restrukturiranje proizvodnje i upravljanja kako bi se povećala njihova fleksibilnost i prilagodljivost zahtjevima Ekonomija tržišta. Prilikom planiranja i organiziranja rada voditelj određuje što točno treba učiniti. ovu organizaciju kada i tko bi to po njegovom mišljenju trebao učiniti. Ako je izbor tih odluka donesen učinkovito, menadžer dobiva priliku prevesti svoje odluke u stvarnost, koristeći važna funkcija menadžment kao motivacija.
Funkcija motivacije- ovo je aktivnost usmjerena na aktiviranje ljudi koji rade u organizaciji i poticanje na učinkovit rad za postizanje ciljeva postavljenih u planovima. Da bi to učinili, pruža im se ekonomska i moralna stimulacija, obogaćuje se sam sadržaj rada i stvaraju uvjeti za ispoljavanje kreativnih potencijala radnika i njihov samorazvoj. IZ krajem XVIII Do 20. stoljeća uvriježilo se mišljenje da će ljudi uvijek bolje raditi ako imaju priliku zarađivati više. Motivacija se stoga smatrala jednostavnom stvari koja se svodi na ponudu da se pruži prikladno novčane nagrade u zamjenu za trud. Menadžeri su naučili da je motivacija rezultat složenog skupa potreba koje se neprestano mijenjaju.
Kontrolna funkcija je proces koji osigurava postizanje ciljeva organizacije. Postoje tri aspekta menadžerske kontrole. Prvi aspekt, postavljanje standarda, jest precizna definicija cilj koji treba postići u određeno vrijeme. Temelji se na planovima razvijenim tijekom procesa planiranja. Drugi aspekt je mjerenje onoga što je stvarno postignuto u određenom razdoblju, te usporedba postignutog s očekivanim rezultatima. Ako se ove dvije faze odrade ispravno, tada menadžment organizacije ne samo da zna da u organizaciji postoji problem, već zna i izvor tog problema. Treći aspekt je faza u kojoj se poduzimaju radnje, ako je potrebno, da se isprave ozbiljna odstupanja od izvornog plana. Jedna od mogućih radnji je preispitivanje ciljeva kako bi postali realniji i odgovarali situaciji. Kontrola je kritična i složena funkcija upravljanje. Jedan od ključne značajke kontrole, o čemu prije svega treba voditi računa, jeste da kontrola bude sveobuhvatna.
Funkcija koordinacije je središnja funkcija menadžmenta. Osigurava postizanje dosljednosti u radu svih dijelova organizacije uspostavljanjem racionalnih veza (komunikacija) među njima. Najčešće korišteni izvještaji, intervjui, sastanci, računalne komunikacije, radijsko i televizijsko emitiranje, dokumenti. Pomoću ovih i drugih oblika povezivanja uspostavlja se interakcija između podsustava organizacije, manevrira resursima, jedinstvo i koordinacija svih faza procesa upravljanja (planiranje, organizacija, motivacija i kontrola), kao i djelovanje menadžera, osigurani su.
Relevantnost problematike faza procesa upravljanja proizlazi iz činjenice da se ona kao crvena nit provlači kroz sve aktivnosti organizacije. Učinkovitost se može usporediti s satima. Dobro podmazan i jasan mehanizam dovest će do planiranog rezultata. Istodobno, dobar sustav upravljanja karakterizira fleksibilnost – sposobnost prilagodbe novim uvjetima.
Suština menadžmenta
Upravljanje se odnosi na upravljanje objektom ili subjektom (osobom). Upravljanje kao proces je skup razne vrste aktivnosti, koordinacija, održavanje reda potrebnog za uspješno poslovanje poduzeća, postizanje ciljeva i razvoj.
Proces upravljanja uključuje rješavanje taktičkog i strateškog zadatka:
- zadatak povezan s taktikom zahtijeva održavanje sklada, cjelovitosti i učinkovitosti elemenata upravljanog objekta;
- strategija podrazumijeva razvoj, poboljšanje i pozitivnu promjenu stanja.
Obilježja procesa upravljanja
Proces upravljanja je kontinuiran i cikličan. Sastoji se od rukovodećeg rada, predmeta, sredstava i konačnog proizvoda. Upravljanje bilo kojim objektom povezano je s periodičnim ponavljanjem pojedinih faza rada. To mogu biti faze prikupljanja i analize podataka, razvijanje organizacije za njihovu implementaciju.
Tehnologija procesa upravljanja unapređuje se s razvojem organizacije. Ako vođa kasni s donošenjem odluka, tada proces upravljanja postaje kaotičan, inercijalan.
Zatvoreni slijed radnji upravljanja koje se ponavljaju radi postizanja ciljeva naziva se ciklus upravljanja. Početak ciklusa je identifikacija problema, rezultat je postizanje radnog rezultata. Periodičnost procesa upravljanja pomaže u pronalaženju zajedničkih obrazaca i načela za organizacije različitih profila.
Načela upravljanja
Temelji upravljačkih procesa izraženi su kroz temeljna načela. Oni su objektivni i u skladu sa zakonima upravljanja. Popis generalni principi upravljanja, koji se mogu pronaći u udžbenicima, nije mali. Među njima su:
- svrhovitost;
- Povratne informacije;
- transformacija informacija;
- optimalnost;
- perspektiva.
Formiranje i djelovanje sustava upravljanja temelji se na nekoliko drugih načela.
Podjela rada | Upravljačke funkcije se odvajaju jedna od druge i postaju osnova za upravljačku strukturu. Postoje odjeli, timovi koji obavljaju različite, ali zajedničke vrste poslova. |
Konsolidacija funkcija | Kombinacija operacija u menadžerskim funkcijama. Odnos funkcija organa upravljanja i unutarnjeg ustroja. |
Centrizam i neovisnost | Proces upravljanja i organizacijska struktura ostaju centralizirani i neovisni o vanjsko okruženje. |
Podnošenje u sustav kontrole | Tijek informacija korakom povezuje višu, srednju i nižu razinu upravljanja. |
Primjena načela pridonosi učinkovitom objedinjavanju upravljačkih funkcija, jačanju veza na svim razinama upravljačkih tijela.
Funkcije upravljanja
Profesionalne aktivnosti menadžera postupno se odražavaju na menadžerske funkcije.
Funkcije grupiranja | Proces upravljanja uključuje aktivnosti |
Opće (univerzalne) funkcije | Planiranje, provedba predviđanja, koordinacija, organizacija, kontrola, računovodstvena funkcija i drugo. Doprinijeti razvoju, unapređenju i međusobnom povezivanju procesa upravljanja. |
Posebne značajke | Administracija, upravljanje kadrovima, motivacija. Kao alat za zajedničke funkcije Pomažu organizirati produktivne aktivnosti. |
Sekundarne funkcije | Održavanje procesa upravljanja za uspješno funkcioniranje svih |
Po prirodi djelatnosti razlikuju se funkcije koje se koriste u različitim područjima vezanim uz proizvodnju, gospodarski dio, gospodarstvo i tehnologiju.
Henri Fayol podijelio je upravljačke funkcije industrijske organizacije u 6 skupina: administrativne, komercijalne, proizvodne, računovodstvene, osiguravajuće i računovodstvene aktivnosti.
Faze procesa upravljanja
Svaku menadžersku radnju i odluku prati jedinstvo informacija, ciljeva, društva i drugih aspekata. Suština menadžmenta odražava se što se može predstaviti kao skup faza.
Proces upravljanja uključuje faze koje se kontinuirano izmjenjuju.
Osim navedenih faza, proces upravljanja uključuje radnje za provedbu odluke upravljanja.
7 faza procesa upravljanja osobljem
Poslovi upravljanja na terenu ljudski resursi raznolik. Proces upravljanja kadrovima sastoji se od sedam faza.
- Planiranje osoblja za sve funkcije poduzeća.
- Zapošljavanje osoblja, formiranje kadrovske rezerve, odabir i zapošljavanje.
- Motivacija rada. Izrada materijala ( plaća, bonusi) i nematerijalni sustav motivacije za formiranje stabilnog tima.
- Sustav prilagodbe i profesionalnog usmjeravanja zaposlenika. Kao rezultat toga, svi moraju brzo doći na posao, znati korporativne ciljeve, razumjeti bit i zahtjeve za svoje aktivnosti.
- Ocjenjivanje zaposlenika i rada. Vrednovanje znanja, vještina, vještina za učinkovit rad. Sustav ocjenjivanja rada svakoga i informiranja tima u cjelini.
- Preseljenje, planiranje karijere, rotacija osoblja.
- Osposobljavanje osoblja za zamjenu voditelja. Podizanje kvalifikacija rukovodećih djelatnika.
Učinkovit proces upravljanja osobljem nemoguć je bez razvoja i unapređenja stručnog potencijala radnika. Ovaj faktor postaje odlučujući u proizvodnji i produktivnosti rada.
Upravljanje projektima
Procesi upravljanja projektima su skup funkcija i određene vrste aktivnosti.
Cjelokupni projekt i svaki izvođač može se vrednovati nizom pokazatelja. To je obujam, razdoblje i kvaliteta obavljenih radova u skladu s rokovima, količina uloženih sredstava (materijalnih, financijskih), kadrovska popunjenost projektnog tima, očekivana razina rizika.
Procesi upravljanja projektima povezani su sa sljedećim zadacima:
- formuliranje ciljeva projekta;
- traženje i odabir rješenja za provedbu projekta;
- stvaranje strukture (tim izvođača, resursi, rokovi i proračun);
- povezanost s vanjskim okruženjem;
- vođenje tima izvođača i koordinacija tijeka rada.
Upravljanje informacijama
Informacija je skup znanja, podataka o nekom događaju, činjenici, pojavi ili procesu. U upravljanju proizvodnjom informacija postaje nužno sredstvo komunikacije, komunikacije među zaposlenicima.
Velika važnost informacija u sustavu upravljanja povezana je s njihovom univerzalnošću. Ona nije samo predmet i produkt menadžerskog rada, već i zbirka podataka o stanju sustava upravljanja, unutarnjeg i vanjskog okruženja.
Procesi upravljanja informacijama su faze prikupljanja, prijenosa, transformacije, obrade i primjene informacija. Pohranjivanje i uništavanje informacijske baze razlikuju se kao zasebni procesi.
Upravljanje rizicima
Upravljanje rizicima u bilo kojoj tvrtki nije jednokratan događaj, već stalna potreba. Upravljanje rizicima postalo je faza upravljanja poslovanjem bez koje je nemoguće ostvariti dobit i ostvariti ciljeve. uključuje pet koraka akcije.
U praksi se ti procesi ne izvode uvijek ovim redoslijedom ili se mogu izvoditi istovremeno.
Ukupnu sliku treba zaokružiti Povratne informacije za svaku od faza, što znači povratak, ako je potrebno, na prijeđenu fazu. Završna faza odnosi se na zaključke i konačnu ocjenu. Rezultati bi se trebali koristiti pri radu na procjeni i minimiziranju rizika u budućnosti.
Upravljanje proizvodnom tehnologijom
Ovisi o organizacijska struktura, koji je u modernim poduzećima predstavljen u tri verzije.
- Centralizirana metoda upravljanja podrazumijeva koncentraciju funkcija u odjelima. U proizvodnji, naime, postoji samo linijski vodič. Stoga je centralizacija primjenjiva samo u maloj proizvodnji.
- Decentralizacija - struktura procesa upravljanja povezana je s prijenosom svih funkcija u trgovine. Radionice postaju dijelom samostalne cjeline.
- Većina koristi kombinaciju centraliziranog i decentraliziranog sustava proizvodna poduzeća. Operativna pitanja rješavaju se u radionicama ili biroima, dok metode upravljanja i kontrola kvalitete ostaju u nadležnosti odjela uprave. Radionice imaju svoj administrativni aparat i provode cjelokupni tehnološki proces.
Financijsko upravljanje
Sustav financijskog upravljanja trebao bi biti prisutan čak iu maloj tvrtki i sastojati se ne samo od računovodstva. Proces upravljanja uključuje pet područja financijskog rada.
Kontrola poslovnih procesa | Pomaže u prepoznavanju mogućih novčanih gubitaka |
Stvaranje odjela za financije | Financijska struktura i raspodjela financijskih odjela je jasna raspodjela odgovornosti, učinkovita kontrola novčanih tokova. |
Kontrola kretanja novca i robe | Provodi se pomoću financijskog plana novčanog toka. |
Implementacija upravljačkog računovodstva | Provodi se nakon izrade pokazatelja za procjenu stanja financija, učinkovitosti odjela. |
upravljanje proračunom | Proces upravljanja uključuje financijske odjele na temelju analitičkih informacija. |
Analiza procesa upravljanja
Glavna svrha analize menadžmenta je pružiti menadžmentu informacije za donošenje informiranih odluka. Uključuje tri područja analize:
- retrospektiva (ispituje informacije o prošlim događajima);
- operativni (analiza postojećeg stanja);
- perspektiva (kratkoročna i strateška analiza moguća situacija u budućnosti).
Unapređenje sustava upravljanja
Proces poboljšanja sustava upravljanja provodi se na temelju analize upravljačkih podataka, računovodstvo. Da bi se procijenila njegova učinkovitost, potrebno je izračunati niz koeficijenata: upravljivost, stupanj automatizacije rada, učinkovitost rada, ekonomska učinkovitost upravljanja, učinkovitost upravljanja, produktivnost rada.
Unapređenje sustava upravljanja neizbježan je proces za uspješnu organizaciju. U ovoj fazi proces upravljanja uključuje, na primjer:
1) revizija sustava upravljanja;
2) provjera usklađenosti sa zakonodavstvom, međunarodnim standardima, preporukama Banke Ruske Federacije;
3) razvoj mjera za unapređenje sustava upravljanja i ažuriranje interne dokumentacije;
4) suradnja upravnog odbora s dioničarima i formiranje prijedloga.
Sadašnje stanje u društvu i gospodarstvu pridonosi promišljanju upravljanja i menadžerskog profesionalizma. Za menadžera postaje relevantan aktivan rad na razvoju osoblja, glavnog resursa poduzeća. Uspješan menadžer sposoban je gledati u budućnost, biti fleksibilan u donošenju odluka u uvjetima potpune nepredvidljivosti vanjskog okruženja.
Proces upravljanja je slijed radnji zaposlenika menadžmenta usmjerenih na postizanje ciljeva organizacije.
Proces upravljanja može se promatrati s različitih stajališta: sadržajno, analizirajući bit (sadržaj) i redoslijed aktivnosti u svakoj fazi procesa upravljanja; s informacijama, analizirajući procese obrade, prijenosa i pohrane informacija koji se odvijaju u sustavu upravljanja; s modelom, koristeći matematički modeli opisi procesa upravljanja; s kriterijima, analizirajući kontinuitet i međuovisnost ciljeva i kriterija za ocjenu uspješnosti sustava upravljanja na razne faze proces upravljanja.
Kada se proces upravljanja analizira s bilo koje točke gledišta, treba imati na umu da je on cikličke, spiralne prirode. Proces upravljanja počinje od trenutka uspostavljanja odnosa između subjekta i objekta upravljanja i završava tek nestankom tih odnosa.
Sa sadržajnog gledišta, u procesu upravljanja mogu se razlikovati sljedeće faze (slika 3.2.1): predviđanje, planiranje, organizacija, koordinacija, poticanje (motivacija) i kontrola.
Predviđanje je istraživački proces usmjeren na otkrivanje trendova razvoja poduzeća i njegovog vanjskog okruženja.
Planiranje je proces izrade planova aktivnosti i razvoja poduzeća, formiranje ciljeva poduzeća i njegovih odjela.
Organizacija je proces raspoređivanja u prostoru i vremenu resursa potrebnih za postizanje ciljeva, te određivanje načina na koji se oni integriraju i međusobno djeluju.
Koordinacija je regulacija međudjelovanja resursa u procesu postizanja cilja.
j
Stimulacija
\1/
Koordinacija
- F
Kontrolirati
Riža. 3.2.1 - Koraci u procesu upravljanja
Stimulacija je skup radnji subjekta upravljanja kojima se potiče ljude da čine ono što subjekt smatra potrebnim.
Kontrola je proces koji vam omogućuje prosuđivanje stupnja postizanja cilja, stanja subjekta i objekta upravljanja i stanja vanjskog okruženja.
Informacijska strana procesa upravljanja. S informacijske točke gledišta, proces upravljanja je niz sljedećih faza (slika 3.2.2): prikupljanje primarnih (početnih) informacija; njegovo evidentiranje, prijenos i pohranjivanje na nosač podataka; logička i matematička obrada primarne informacije, koja rezultira sintetskom informacijom koja se može izdati u obliku dokumenta; pružanje sintetičkih informacija subjektu upravljanja; ako subjekt upravljanja smatra da su dostavljene informacije dostatne za donošenje upravljačke odluke, tada se provodi prijelaz na stavak (6), u protivnom se prikupljaju dodatne primarne informacije, evidentiraju, obrađuju i daju novoprimljene sintetičke informacije. subjektu upravljanja; donošenje upravljačke odluke od strane subjekta; dokumentiranje rješenja; arhiviranje dokumenata;
Donošenje odluke izvođačima. Nakon toga, izvršitelji izvode određene radnje, što dovodi do promjene stanja upravljanih i (ili) upravljačkih objekata, ažurirajući primarne informacije.
Tehnologija upravljačkih procesa. Tehnologija procesa upravljanja je red interakcije između zaposlenika upravljačkog aparata, informacijskih i tehničkih sredstava upravljanja u obavljanju bilo koje upravljačke aktivnosti. Ako je tehnologija procesa upravljanja dokumentirana, tada dokument ukazuje na: što treba učiniti; rok; izvršitelj; potrebna sredstva; tehnika izvedbe; mjesto izvedbe; kako treba oblikovati rezultat. Upravo uz pomoć tehnologije svaka od faza procesa upravljanja može se podijeliti na različite operacije i postupke.
Operacija je primarni (ili minimalni) element procesa upravljanja. Operacija je dovršena radnja koja se izvodi ručno ili uz pomoć tehničkih sredstava usmjerena na postizanje postavljenog cilja.
Skup (ili skupina) logički međusobno povezanih operacija koje dovode do rješenja zadatka je postupak. Postupci mogu biti formalni, tj. fiksiran u bilo kojem propisi kao i neformalni. Primjer formalne procedure je zapošljavanje novog zaposlenika, a primjer neformalne procedure je pregovaranje s poslovnim partnerima.
Operacije i postupci mogu se klasificirati prema različitim kriterijima.
Prvo, dijele se na repetitivne, koje stalno provode zaposlenici upravljačkog aparata, a ti su postupci podložni mjerenju, analizi, standardizaciji i projektiranju; neponavljanje, svojstveno kreativnim procesima u menadžmentu. Drugo, prema stupnju automatizacije razlikuju se ručne, automatizirane i automatske operacije i postupci. Treće, sadržajno se upravljački poslovi i postupci dijele na: informacijske, vezane uz obradu, prijenos i pohranjivanje bilo koje informacije; logičko razmišljanje, povezano s razvojem i donošenjem menadžerskih odluka; organizacijski vezan uz kadrovski rad, postavljanje zadataka za izvođače i administraciju.