Početni dokumenti u računovodstvu. Što su primarne knjigovodstvene isprave

Poduzeće obavlja desetke operacija svaki dan. Računovođe šalju novac ugovornim stranama, fondovima i osnivačima, obračunavaju plaće, primaju računala i namještaj, naplaćuju penale, obračunavaju amortizaciju itd. Za svaku takvu operaciju potrebno je sastaviti primarni dokument (klauzula 1, članak 9 Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, u daljnjem tekstu Zakon br. 402-FZ).

Primarni dokument nastaje u trenutku transakcije ili nakon njezina završetka kao potvrda činjenice transakcije (3. stavak članka 9. Zakona br. 402-FZ). Na temelju primarnih podataka računovođe vrše knjiženja.

Račun, akt o pružanju usluge izrade web stranice, računovodstveni certifikat - sve su to primarni dokumenti koje računovođe koriste u svakodnevnom radu. Postoji mnogo vrsta primarnih proizvoda, a njihova raznolikost ovisi o karakteristikama djelatnosti poduzeća. Na primjer, u prijevozničko poduzeće Jedna od glavnih vrsta primarne dokumentacije bit će teretnica, au knjižnici - akt o otpisu literature.

Izvorni dokumenti trebalo bi biti pohranjeno u poduzeću najmanje pet godina, a razdoblje se počinje računati nakon izvještajne godine (1. stavak članka 29. Zakona br. 402-FZ). Odnosno, dokument s datumom 03.07.2016. mora biti pohranjen najmanje do uključivo 2021. godine. Odvojena razdoblja skladištenja primarne građe utvrđena su Popisom odobrenim Nalogom Ministarstva kulture od 25. kolovoza 2010. br. 558. Za očuvanje računovodstvenih dokumenata poduzeća često stvaraju posebne arhive.

Primarni dokument može biti papirnati ili elektronički. U praksi sve više tvrtki koristi elektroničko upravljanje dokumentima (EDM). Konkretno, tvrtke razmjenjuju ugovore, račune za plaćanje, akte, otpremnice i fakture.

EDI značajno pojednostavljuje proceduru obrade primarnih dokumenata od trenutka njihove izrade do trenutka evidentiranja te ubrzava rad između ugovornih strana. Veliki plus je što elektroničke dokumente nije potrebno ispisivati ​​ako to nije u suprotnosti sa zakonom ili uvjetima ugovora (klauzula 6, članak 9 Zakona br. 402).

Elektronička isprava ovjerena je kvalificiranim elektroničkim potpisom. Ako stranke donesu odgovarajuću odluku, primarni dokument može se potpisati jednostavnim ili nekvalificiranim potpisom (pismo Odjela za poreznu i carinsku politiku Ministarstva financija Rusije od 12. rujna 2016. br. 03-03-06/ 2/53176).

Nedostatak primarnih dokumenata u tvrtki može dovesti do ozbiljne novčane kazne od 10.000 do 30.000 rubalja (članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije). Porezne vlasti također će izdati kaznu za pogreške u registraciji. Osim toga, osobe odgovorne za obradu dokumenata mogu biti kažnjene prema članku 15.11 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja. Postoji još jedna opasnost: ako tijekom revizije porezne vlasti ne pronađu traženi dokument, mogu ukloniti dio troškova iz porezne osnovice, stoga će tvrtka morati platiti dodatni porez na dobit.

Obavezni detalji primarnog dokumenta

Samo primarni dokument sa svim potrebnim detaljima ima pravnu snagu (članak 4. članka 9. Zakona br. 402-FZ):

1. naslov (na primjer, „Akt o izvršenim uslugama“, „Nalog za plaćanje“, „Računovodstvena potvrda“);
2. Datum pripreme;
3. naziv autora dokumenta (na primjer, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. sadržaj dokumenta ili poslovne transakcije (primjerice „Usluge pristupa internetu“, „Materijali predani na obradu“, „Plaćanje računa za uredski materijal“, „Obračunate kamate po ugovoru o kreditu“);
5. prirodni i monetarni pokazatelji (komadi, metri, rublji itd.);
6. odgovorne pozicije (na primjer, "Računovođa", "Skladištar", "HR Manager", "Voditelj odjela prodaje" itd.);
7. osobni potpisi stranaka.

Ispravno sastavljen dokument pomoći će ako je potrebno u sudskom postupku, na primjer, kada kupac ne plati dug ili pokuša poništiti transakciju. Ali dokument s pogreškama ili fiktivnim potpisima može odigrati okrutnu šalu - stoga nikad ne potpisujte za dobavljača ako je iznenada zaboravio potpisati. Pažljivo čuvajte sve primarne dokumente i uvijek pažljivo provjerite sve detalje u ulaznim dokumentima.

U praksi se još uvijek mogu susresti pritužbe kupaca na nedostatak plombe. Podsjetimo vas da je od 07.04.2015., pečat je poništen za većinu organizacija i može se koristiti po želji (Savezni zakon od 06.04.2015. br. 82-FZ). Podaci o pečatu organizacije moraju biti navedeni u povelji. Ako druga ugovorna strana inzistira na stavljanju pečata, a vi ga nemate legalno, možete pismeno obavijestiti drugu ugovornu stranu o njenoj odsutnosti i dostaviti izvod iz računovodstvene politike.

Obrasci primarnih dokumenata

U svom radu možete koristiti objedinjene i vlastite obrasce primarnih dokumenata (čl. 4, čl. 9 Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“). U tom slučaju, domaći primarni dokument mora sadržavati sve potrebne podatke. Mnoge su tvrtke prisiljene razviti vlastitu verziju akta o otpisu materijala, budući da ne postoji jedinstveni oblik dokumenta.

Dopušteno je koristiti kombinirani obrazac primarnog dokumenta, kada se jedinstveni obrazac uzima kao osnova i dopunjava potrebnim stupcima ili redcima. U tom slučaju moraju se sačuvati svi obvezni podaci (Rezolucija Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 24. ožujka 1999. br. 20).

Odabir poduzeća u pogledu oblika primarnog računovodstva koji se koristi mora biti naveden u njegovim računovodstvenim politikama.

U procesu aktivnosti može se pojaviti potreba za novim primarnim dokumentima, a zatim se oni mogu izraditi i odobriti računovodstvenom politikom.

Bilješka! Budući da vaša druga ugovorna strana također može koristiti samostalno razvijen primarni dokument, vaša računovodstvena politika mora naznačiti da prihvaćate i te dokumente za računovodstvo.

Za većinu dokumenata imate pravo ne koristiti jedinstvene obrasce, ali gotovinske transakcije treba izvršavati samo prema odobrenim obrascima dokumenata (informacija Ministarstva financija Ruske Federacije br. PZ-10/2012).

Vrste primarnih dokumenata

Stručnjaci mogu pronaći glavne oblike primarnih dokumenata u albumima unificirani oblici, odobren rezolucijama Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije. Evo onih najčešćih.

Isprave za knjigovodstvo trgovačkih transakcija

• TORG-12;
• Oznaka proizvoda;
• Univerzalni prijenosni dokument.

Dokumenti za računovodstvo dugotrajne imovine

• OS-1 “Akt o prijemu i prijenosu dugotrajne imovine (osim zgrada, građevina)”;
• OS-4 “Akt o otpisu dugotrajne imovine”;
• OS-6 “Inventarna kartica za evidentiranje dugotrajne imovine”.

Primarna blagajna

Gotovinske transakcije izvršavaju se isključivo u skladu s Postupkom za obavljanje gotovinskih transakcija (Uputa Središnje banke Ruske Federacije od 11. ožujka 2014. br. 3210-U). Ne možete, na primjer, dizajnirati "potrošni materijal" u slobodnom obliku ili razviti vlastitu verziju.

Obrasci primarnih gotovinskih dokumenata odobreni su Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 18. kolovoza 1998. br. 88:

• KO-1 “Prijemni nalog za gotovinu”;
• KO-2 “Blagajnički izdatak”;
• KO-3 “Dnevnik evidentiranja ulaznih i izlaznih gotovinskih dokumenata”;
• KO-4 “Knjiga blagajne”;
• KO-5 „Knjiga obračuna primljenih i izdatih novčanih sredstava od strane blagajne.”

Gotovinske dokumente potrebno je vrlo pažljivo provjeravati, jer su takvi primarni dokumenti izravno povezani s kretanjem gotovine i uvijek izazivaju pozornost inspekcijskih tijela. Na primjer, porezne vlasti svakako će obratiti pozornost na PKO, u kojem iznos prelazi 100.000 rubalja. I sve zato što ne možete platiti u gotovini s jednom drugom stranom u iznosu većem od 100.000 rubalja. Nedostatak potpisa u gotovinskim dokumentima također će biti razlog za postupak sa Federalnom poreznom službom.

Sažmimo. Dakle, primarni dokumenti su sastavni dio računovodstvenog i poreznog knjigovodstva. Transakcije se ne mogu izvršiti bez popratnih dokumenata. Računovođe često stvaraju računovodstvene stavke na temelju kopije ili skeniranog dokumenta primarnog dokumenta. Vrlo je važno na vrijeme zamijeniti kopije originalnim dokumentima, inače regulatorna tijela mogu smatrati operaciju ili transakciju fiktivnom. Samo dokumenti sastavljeni u skladu sa zakonom jamstvo su sigurnosti i pouzdanosti računovodstva u poduzeću.

Primarni dokument sastavlja se na isti datum kao i poslovna transakcija. Na primjer, provizija za usluge upravljanja gotovinom tereti se s tekućeg računa. Izvadak i spomen nalog moraju biti izdani istog dana.

U pravilu se primarni dokumenti sastavljaju na izrađenim jedinstvenim obrascima rusko zakonodavstvo. Ali nisu dostupni svi obrasci; na primjer, računovodstvena potvrda sastavlja se u bilo kojem obliku. Međutim, prilikom registracije potrebno je navesti obvezne podatke: naziv i podatke o organizaciji, naziv dokumenta, sadržaj poslovanja, nazive pozicija, imena zaposlenika, potpis i pečat organizacije.

Zašto je to potrebno? primarni dokumenti? Uglavnom kako bi se zabilježile sve tekuće poslovne transakcije. Dokumentacija može biti interna i eksterna. Interno je potrebno za računovodstvo i kontrolu svih kretanja, na primjer, dugotrajna imovina se prenosi u rad - sastavlja se akt, koji je primarni dokument. Za rad s dobavljačima i kupcima potrebna je vanjska dokumentacija, npr. ispostavljate račun za plaćanje kupcu.

Tu su i primarni dokumenti o obračunu i plaćanju rada, a to su: nalozi za zapošljavanje i otpuštanje, tablica osoblja, raspored godišnjih odmora i drugi. Dokumentacija za računovodstvo dugotrajne imovine također je osigurana; na primjer, potvrdu o prihvaćanju OS-a, inventarnu karticu i druge. Dokumentacija koja se sastavlja za evidentiranje gotovinskog prometa sadrži dokumente kao što su predujam, blagajnički račun i blagajnički nalog.

U nekim primarnim dokumentima ispravci nisu dopušteni, na primjer, u izvodu s tekućeg računa ili u nalog za plaćanje. No, na primjer, računi mogu sadržavati ispravke, ali uz njih mora stajati potpis osobe koja je izvršila ispravak, datum i pečat organizacije.

Izvori:

• koja je primarna dokumentacija?
• Primarne knjigovodstvene isprave u 2013. godini

Savjet 2: Koji dokumenti su primarni u računovodstvu

Primarni dokumenti u računovodstvu su oni na temelju kojih se formalizira određena poslovna transakcija u trenutku njezina završetka ili neposredno nakon njegova završetka. Na temelju toga provodi se daljnje računovodstvo određenih transakcija.

Trebat će vam

• faktura, blagajnički nalog, akt, potvrda, prijava, upisni dnevnik, nalog, knjigovodstvena knjiga, lista, evidencija radnog vremena, prijava, popisni list, platni list, osobni račun i dr.

upute

Primarni dokumenti su početna osnova za početak računovodstvo određene transakcije i knjiženje u knjigovodstvene registre. Primarni dokument je pisani dokaz o poslovnoj transakciji, na primjer, izdavanje novca na račun, plaćanje robe i sl.

Obrasce primarne dokumentacije odobrava voditelj poduzeća, ali svi obvezni podaci utvrđeni zakonom moraju biti prisutni u dokumentu.

Primarne knjigovodstvene isprave sastavljaju se na papiru i potpisuju osobe koje su sastavile ispravu. Ako se isprava sastavlja u elektroničkom obliku, mora biti potpisana elektroničkim potpisom.

Obrasci primarnih dokumenata koji se nalaze u albumima jedinstvenih obrazaca nisu obvezni za upotrebu, osim za gotovinske dokumente koje utvrđuju ovlaštena tijela na temelju.

Obavezni detalji primarnih dokumenata u računovodstvu:
- naziv dokumenta (račun, akt, popis, nalog i sl.);
- datum transakcije (sastavljanja dokumenta);
– sadržaj poslovne transakcije u vrijednosnom i fizičkom smislu;
- naziv organizacije u čije ime se sastavlja ovaj dokument;
- podatke o osobama koje su izvršile transakciju i odgovorne su za ispravno izvršenje dokumenta (pozicija, puno ime, potpis).

Primarni dokumenti u računovodstvu se dijele na dokumente prema:
- računovodstvo i nagrađivanje: nalog za zapošljavanje, raspored zaposlenih, raspored rada, putna potvrda, potvrda o zaposlenju, platni list i dr.
- knjigovodstvo stalnih sredstava: akt o prijemu i primopredaji, inventurni karton, račun za interno kretanje, knjiga inventara, akt osnovnih sredstava i dr.
- knjigovodstvo gotovinskog prometa: blagajnička knjiga, avansno izvješće, blagajnički nalog, registar blagajničkih isprava, izdatni blagajnički nalog, blagajnička knjiga itd.
- računovodstvo za popravke i građevinski radovi: akti o prijemu izvedenih radova, obustavi građenja, puštanju objekta u rad; opći dnevnik rada; dnevnik obavljenih radova i druge slične isprave.

Bilješka

Ako se prema zakonu oduzimaju primarne knjigovodstvene isprave, preslike tih isprava sastavljaju se u zakonodavni poredak, uključeni su umjesto izvornika u knjigovodstvene dokumente.

Koristan savjet

Ako je potrebno, dodatni stupci i reci mogu se uključiti u standardni obrazac, koji je određen određenim vrstama ekonomska aktivnost.

Izvori:

• Zakon o računovodstvu
• Konsolidirani dokumenti sastavljaju se na temelju prethodnog

Pravne osobe - poduzeća, organizacije, različite vrste institucija i banke, u obavljanju svoje djelatnosti, u stalnoj su međusobnoj komunikaciji. Poslovni razgovor provodi se putem raznih dokumenata: dopisa, zahtjeva, zahtjeva, naloga za plaćanje itd. Pravnu valjanost takvih dokumenata potvrđuju njihovi podaci.

Koji su detalji?

Rekviziti - od latinskog requisitum - "potrebno", to je skup informacija i podataka utvrđenih standardima za određenu vrstu dokumenta, bez navođenja koji ovaj tip dokumenti neće imati pravnu snagu i ne mogu se smatrati temeljem transakcija i transakcija. Drugim riječima, koliko god se dokument službeno nazivao, ako nema tražene podatke, može se smatrati samo komadom papira na koji nitko nije dužan odgovoriti. Stoga, detalji u obavezna navedeno na bilo kojem dokumentu.

Neki podaci navedeni su samo na dokumentima jedne vrste, a neki su obvezni za svaki poslovni dokument. Potonji uključuju: naziv organizacije, datum sastavljanja dokumenta i njegov naziv. Naziv organizacije mora sadržavati njezin kratki i puni naziv u skladu s sastavni dokumenti, organizacijski i pravni oblik. Datum izrade dokumenta naveden je u digitalnom i verbalno-digitalnom obliku. Naziv dokumenta naveden je u svim slučajevima, jedina iznimka je poslovno pismo.

Osim obveznih, koriste se računovodstveni i bankovni posebni podaci utvrđeni za jednu vrstu dokumenta. Knjigovodstveni dokumenti sadrže: naziv i adresu poduzeća; njegove bankovne podatke; naznaku stranaka transakcije - sudionika u poslovnoj transakciji; njegov naziv, sadržaj i osnovu; vrijednost transakcije u novčanom ili robnom smislu.

Bankarstvo uključuje: broj tekućeg računa tvrtke; naziv banke u kojoj se servisira i njena adresa; bankovni kod - BIC i njegov korespondentni račun. Bankovni podaci također moraju sadržavati INN poduzeća i banke, kodove kontrolnih točaka i OKPO.

Postavljanje detalja u dokument

Svaki detalj u različitim vrstama dokumenata ima svoje polje za postavljanje. Sastav detalja i zahtjevi za njihovu izvedbu u svakom slučaju utvrđuju se standardima. Detalji koji se sastoje od više redaka ispisuju se s jednim proredom. Detalji su međusobno odvojeni s dva ili tri proreda.

Isto vrijedi i za obrasce dokumenata, za koje također postoje posebni zahtjevi na njihovu izradu, snimanje i čuvanje, osobito onih na kojima je reproduciran državni grb Ruska Federacija, kao i grbovi konstitutivnih entiteta Ruske Federacije. Ova mjera je nužna jer podaci navedeni na obrascima čine dokument s pravnom snagom, što prevaranti mogu iskoristiti.

Savjet 4: Koji dokumenti su potrebni prilikom prijave za posao?

Uredno sastavljena dokumentacija za novog zaposlenika pri zapošljavanju jamstvo je da on naknadno neće imati problema s izračunom mirovine, a poslodavac neće imati problema s radnom komisijom i poreznom inspekcijom. Glavni dokument koji potvrđuje radno iskustvo je povijest zapošljavanja.

Specifičnosti rada u nekim poduzećima zahtijevaju predočenje svih drugih dodatnih dokumenata. Ti su slučajevi propisani Zakonom o radu Ruske Federacije, propisima, predsjedničkim uredbama i rezolucijama vlade. Službenici za ljudske resurse nemaju pravo tražiti druge dokumente koji nisu određeni zakonom. Isto vrijedi i za uvjet stalne prijave na mjestu ovog poduzeća. Ali poslodavac ima pravo tražiti potvrdu o zdravstvenom stanju u utvrđenom obliku. Za zanimanja vezana uz proizvode i potrošačke usluge stanovništva, također je obvezno imati sanitarnu i liječničku potvrdu. Ako se zaposli osoba s invaliditetom, može biti potrebno pismo preporuke VTEK-a, au slučaju kada radna aktivnost novog zaposlenika povezano s komercijalnom ili državnom tajnom, od njega se može tražiti da dostavi potvrdu o primitku i druge dokumente koji potvrđuju njegov prijem.

Podaci sadržani u primarnim dokumentima odražavaju se u računovodstvenim registrima. Računovodstveni registri su popisi transakcija u Kronološki red, grupirane po računovodstvenim računima (primjerice, izvodi, izvješća u tabelarnom obliku).

Obrasce registra odobrava čelnik organizacije. Potrebni detalji računovodstvenog registra su:

• naziv registra;

• naziv organizacije (gospodarskog subjekta) koja je sastavila registar;

• datum početka i završetka vođenja registra i (ili) razdoblje za koje je sastavljen;

• kronološko i/ili sustavno grupiranje knjigovodstveni objekti ;

• jedinica mjere;

• nazive radnih mjesta osoba odgovornih za vođenje upisnika i njihove potpise s prijepisom.

Upisnici se sastavljaju na papiru i (ili) u obliku potpisanog elektroničkog dokumenta Elektronički potpis .

Prilikom ispravka u matičnim knjigama potrebno je naznačiti datum ispravka, kao i potpise osoba odgovornih za vođenje ovog upisnika (uz prijepis).

Tijekom registracije knjigovodstveni objekti Sljedeće nije dopušteno u registrima:

Izostavljanje ili povlačenje;

Odraz imaginarni i fingirani obračunski objekti .

Zaposlenik odgovoran za pripremu primarnog dokumenta mora osigurati njegov pravovremeni prijenos za uključivanje u računovodstvene registre. U tom slučaju ovaj zaposlenik je odgovoran za točnost podataka evidentiranih u primarnom dokumentu. To je navedeno u 3. dijelu članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ.

Poduzetnik na OSNO

Dokumentiranje poslovne transakcije provodi samostalni poduzetnik korištenjem zajednički sustav oporezivanje, regulirano je Postupkom odobrenim naredbom od 13. kolovoza 2002. Ministarstva financija Rusije br. 86n i Ministarstva poreza Rusije br. BG-3-04/430.

Zahtjevi za primarne knjigovodstvene isprave sadržani su u stavku 9. ovog postupka. Gotovo se potpuno podudaraju s zahtjevi za primarne računovodstvene dokumente koje koriste organizacije. Jedini dodatak je da pojedinačni poduzetnici moraju priložiti primarni dokument koji dokumentira prodaju robe ili njihovu kupnju, primarni dokument koji potvrđuje plaćanje za ovaj proizvod.

Odvojeni odjel

Situacija: može li zasebni odjel odražavati poslovne transakcije na temelju primarnih dokumenata izdanih u ime sjedišta organizacije? Posebni odjel izdvaja se u zasebnu bilancu i samostalno vodi računovodstvo.

Da možda.

Istodobno, računovodstvena politika mora odražavati uvjet da se svi primarni dokumenti sastavljaju u ime sjedišta.

Organizacija samostalno utvrđuje metode računovodstva i propisuje ih u računovodstvenoj politici za potrebe računovodstva (čl. 8. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Odredbe navedene u računovodstvenoj politici primjenjuju se na sve zasebne odjele organizacije (klauzula 9 PBU 1/2008). Stoga, ako računovodstvena politika organizacije navodi da se svi primarni dokumenti sastavljaju u ime glavnog ureda, tada poseban odjel ima pravo voditi računovodstvo na temelju takvih registara.

Osim toga, jedan od obveznih detalja bilo kojeg primarnog dokumenta je naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument (podtočka 3, dio 2, članak 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Gospodarskim subjektima smatraju se, posebice, trgovački i neprofitne organizacije(podstavak 1. dio 1. članak 2. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Organizacija se priznaje kao pravna osoba registrirana u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije (klauzula 1, članak 48, članak 51 Građanskog zakonika Ruske Federacije). Zasebni odjel nije neovisna pravna osoba, već je njezin dio (članak 55. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Slijedom toga, odvojeni odjel, koji samostalno vodi računovodstvo na temelju dokumenata sastavljenih u ime sjedišta organizacije, ne krši računovodstveno zakonodavstvo.

Računovodstveni podaci

Situacija: u kojim slučajevima je potrebno izraditi računovodstvenu potvrdu?

Računovodstvena potvrda mora se pripremiti u svim slučajevima kada računovođa treba opravdati transakcije ili izračune. Na primjer:

• prilikom podnošenja ažuriranih deklaracija kako bi se opravdali izračuni koji se u njima odražavaju (pismo Federalne porezne službe Rusije od 14. prosinca 2006. br. 02-6-10/233);

• potvrditi iznose prikazane u računovodstvu, na primjer, prilikom izračuna dividendi;

• za opravdanje storno unosa, itd.

Ovaj primarni dokument mora sadržavati obvezne podatke navedene u 2. dijelu članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ.

Potpisi u dokumentima

Sastaviti sve primarne dokumente prilikom obavljanja transakcije (promet, događaj). A ako to nije moguće - odmah po završetku operacije (transakcije, događaja). Odgovornost za registraciju snose zaposlenici koji su potpisali primarni dokument.

Popis zaposlenika koji imaju pravo potpisivanja primarnih dokumenata može odobriti voditelj organizacije svojim nalogom.

U isto vrijeme, postupak za potpisivanje dokumenata koji se koriste za formaliziranje transakcija sa u gotovini, regulirano je, posebno, Direktivom Banke Rusije br. 3210-U od 11. ožujka 2014. i Uredbom Banke Rusije br. 383-P od 19. lipnja 2012.

U svakom slučaju, primarni dokument mora biti potpisan na način da je moguće identificirati one koji su ga potpisali (osobe odgovorne za obradu transakcije). Odnosno, potpisi u dokumentu moraju biti dešifrirani .

To proizlazi iz 2. dijela članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ i potvrđeno je pismom Ministarstva financija Rusije od 10. rujna 2013. br. 07-01-06/37273.

Recimo da je organizacija koja nije malo (srednje) poduzeće sklopila ugovor s ugovarateljem treće strane za pružanje računovodstvenih usluga. Tko bi trebao potpisati primarne dokumente za glavnog računovođu u ovom slučaju?

Sam upravitelj mora imenovati popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata (članak 14. Pravilnika odobrenog naredbom Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34n, informacija Ministarstva financija Rusija broj PZ-10/2012). To mogu biti zaposlenici organizacije (blagajnik, upravitelj itd.), Kao i predstavnici organizacije treće strane koja se bavi računovodstvom.

Pravo potpisivanja bankovnih dokumenata može se prenijeti na zaposlene s punim radnim vremenom, kao i na osobe koje pružaju računovodstvene usluge (članak 7.5 Upute Banke Rusije br. 153-I od 30. svibnja 2014.). Dakle, osim čelnika organizacije, bankovne dokumente može potpisati zaposlenik organizacije ili voditelj treće strane koja vodi evidenciju.

U isto vrijeme, sam šef organizacije ne može potpisati za glavnog računovođu. Činjenica je da, budući da organizacija nije malo (srednje) poduzeće, voditelj ne može preuzeti računovodstvo. Ovaj zaključak proizlazi iz 3. dijela članka 7. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ.

Za razliku od organizacija individualni poduzetnik ne može prenijeti pravo potpisivanja primarnih dokumenata na treće osobe. To je izravno naznačeno u stavku 10. Postupka, odobrenog naredbom od 13. kolovoza 2002. Ministarstva financija Rusije br. 86n i Ministarstva poreza Rusije br. BG-3-04/430.

Situacija: može Glavni računovođa potpisuje ugovore ako je osnivač organizacije?

Da, može, ali samo ako ima punomoć za pravo potpisivanja koju je izdao čelnik organizacije (čl. 185.1. st. 4. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

U drugim slučajevima, pravo potpisivanja ugovora u ime organizacije pripada voditelju (osim ako nije drugačije određeno statutom organizacije) (1. stavak, članak 53. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Situacija: kojom bojom tinte potpisivati ​​primarne dokumente, kao i račune??

Po opće pravilo u bilo kojoj boji, ali postoje posebni zahtjevi za bankovne dokumente.

Zakon ne nameće zahtjeve za boju tinte koja se mora koristiti za potpisivanje primarnih dokumenata, kao ni faktura. Klauzula 2.8 Pravilnika koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105 (primjenjuje se u mjeri u kojoj nije u suprotnosti s važećim zakonodavstvom) navodi da se unosi u primarne dokumente moraju napraviti tintom, bojicama ili pastom za kemijsku olovku. Nemojte koristiti olovku za pisanje.

Izuzetak je predviđen samo za bankovne dokumente. Klauzula 1.7.2 Pravila odobrenih Uredbom Banke Rusije od 16. srpnja 2012. br. 385-P navodi da svaki dokument predočen kreditnoj instituciji na papiru mora imati potpise ovlaštenih službenika i pečat te odgovarati deklariranih uzoraka. U tom slučaju, potpisi na svim dokumentima moraju biti napravljeni olovkom s crnom, plavom ili ljubičastom tintom.

Savjet: Potpišite izvorne dokumente i fakture tradicionalnim bojama tinte (crna, plava ili ljubičasta).

Činjenica je da kod kopiranja primarnih dokumenata i računa ispunjenih crvenom ili zelenom tintom, tako navedeni podaci možda neće biti prikazani na kopijama dokumenata. To može dovesti do negativne posljedice prilikom podnošenja kopija dokumenata za poreznu reviziju (vidi, na primjer, rezoluciju Federalne antimonopolske službe istočnosibirskog okruga od 14. veljače 2006. br. A19-13900/05-43-F02-290/06-S1).

Elektronički dokumenti

Primarni dokumenti mogu se pripremiti u papirnatom i elektroničkom obliku (5. dio članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Posljednja opcija je moguća ako su dokumenti označeni Elektronički potpis (Članak 6. Zakona od 6. travnja 2011. br. 63-FZ).

Zahtjevi za elektronički potpis predviđeni su Zakonom od 6. travnja 2011. br. 63-FZ.

Postoje sljedeće vrste elektroničkog potpisa: jednostavni nekvalificirani, poboljšani nekvalificirani i poboljšani kvalificirani (članak 5. Zakona od 6. travnja 2011. br. 63-FZ). Pravna snaga dokumenta ovisit će o potpisu koji organizacija koristi.

Dakle, primarni dokumenti ovjereni jednostavnim ili poboljšanim nekvalificiranim Elektronički potpis , ne može se prihvatiti za računovodstvene i porezne svrhe. Ne priznaju se kao ekvivalent papirnatim dokumentima ovjerenim vlastoručnim potpisom.

Naprotiv, certificirani od strane poboljšanih kvalificiranih Elektronički potpis dokumenti su izjednačeni s onima koji su osobno potpisani i prihvaćeni za računovodstvene i porezne svrhe.

Slični zaključci proizlaze iz stavaka 1. i 2. članka 6. Zakona od 6. travnja 2011. br. 63-FZ i potvrđeni dopisima Ministarstva financija Rusije od 12. travnja 2013. br. 03-03-07/12250, od 25. prosinca 2012. godine broj: 03-03-06/2/139, od 28. svibnja 2012. godine, broj: 03-03-06/2/67, od 07. srpnja 2011. godine, broj: 03-03-06/1/409. .

Format za podnošenje dokumenta o prometu robe kada trgovačke operacije odobren u elektroničkom obliku nalogom Federalne porezne službe Rusije od 30. studenog 2015. br. MMV-7-10/551. Format za prezentaciju dokumenta o prijenosu rezultata rada (dokumenta o pružanju usluga) u elektroničkom obliku odobren je Nalogom Federalne porezne službe Rusije od 30. studenog 2015. br. MMV-7-10/552. Ovi formati su relevantni kako u poslovanju tako i pri podnošenju dokumenata na zahtjev inspekcije u elektroničkom obliku.

Savezna porezna služba Rusije ne planira razvijati formate za standardne obrasce.

Ako rusko zakonodavstvo ili ugovor predviđa podnošenje primarnog dokumenta drugoj ugovornoj strani ili državnoj agenciji (na primjer, u Porezni ured) na papiru, organizacija je dužna izraditi papirnatu kopiju elektroničkog dokumenta o svom trošku (6. dio članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ).

Što ako organizacija sastavi dokumente koji nisu u skladu s formatom koji je odobrila Federalna porezna služba Rusije? Zatim obrasce dostavite inspektorima na papiru – ovjerite kopije uz napomenu da su dokumenti potpisani Elektronički potpis .

Slična pojašnjenja navedena su u pismu Federalne porezne službe Rusije od 10. studenog 2015. br. ED-4-15/19671.

Za detalje o predaji dokumenata poreznim inspektorima pogledajte:

• Kako dostaviti dokumente na zahtjev inspektora tijekom uredskog poreznog nadzora ;

• Kako dostaviti dokumentaciju na zahtjev inspektora prilikom porezne kontrole .

Ako organizacija odluči obrađivati ​​primarne dokumente u elektroničkom obliku, ovaj način vođenja dokumentacije mora se odraziti u računovodstvenoj politici. Konkretno, računovodstvena politika treba evidentirati:

• popis dokumenata koji sudjeluju u elektroničkom tijeku dokumenata;

• popis zaposlenika ovlaštenih za potpisivanje elektroničkih dokumenata;

• način elektroničke razmjene dokumenata (sa ili bez sudjelovanja operatera za upravljanje elektroničkim dokumentima);

• postupak pohrane elektroničkih dokumenata;

• način dostave dokumenata na zahtjev porezne uprave (elektronički ili na papiru).

Ali formati elektroničkih dokumenata koje organizacija koristi ne moraju se odražavati u računovodstvenim politikama. To je potvrdila Federalna porezna služba Rusije u pismu od 10. studenog 2015. br. ED-4-15/19671. Iako u ovom pismu govorimo o o računovodstvenim politikama za porezne svrhe, zaključak Federalne porezne službe Rusije također je relevantan za računovodstvene politike za računovodstvene svrhe.

Oznake na dokumentima

Situacija: je li moguće sačiniti službene zabilješke na primarnim dokumentima?

Da, možete.

U zakonodavstvu nema zabrane sastavljanja službenih zabilješki na primarnim dokumentima. Na primjer, možete staviti oznaku na dokument koji pokazuje da je obrađen i prikazan u računovodstvu (klauzula 2.20 Pravilnika koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105).

Tisak na dokumente

Pečat nije naveden među obveznim detaljima primarnih dokumenata navedenih u 2. dijelu članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ.

Stoga stavite pečat na dokument:

• ako organizacija, po vlastitom izboru, koristi samostalno razvijen obrazac odobren od strane voditelja, koji uključuje pečat;

• ako organizacija po vlastitom izboru koristi jedinstveni obrazac koji se nalazi u albumu jedinstvenih obrazaca koji sadrži pečat. U isto vrijeme, upravitelj je odobrio da se obrazac koristi bez izmjena (ili promjene ne utječu na pečat);

• pri primjeni standardnih obveznih obrazaca koje su uspostavila ovlaštena tijela (Vlada Ruske Federacije, Banka Rusije itd.) na temelju savezni zakoni, ako standardni obrasci uključuju pečat.

Takvi zaključci proizlaze iz odredaba članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ.

Popis dokumenata na kojima je potreban pečat organizacije (neobavezno) naveden je u stol.

U ugovorima koje organizacija obično sklapa (kupoprodaja, pružanje usluga itd.), Pečat također nije potrebno staviti. Pečat se mora staviti samo ako je to izričito predviđeno ugovorom (1. stavak, članak 160. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Još jedna stvar. Od 7. travnja 2015. doo i dionička društva uopće ne smiju imati pečat. To je predviđeno člancima 2. i 6. Zakona od 6. travnja 2015. br. 82-FZ.

Dokumenti na stranom jeziku

Dokumenti napisani na stranom jeziku moraju imati redak po redak prijevod na ruski jezik. To je potrebno i za računovodstvene i za porezne svrhe (klauzula 9. Pravilnika o računovodstvu i izvješćivanju, članak 313. Poreznog zakona Ruske Federacije, pismo Ministarstva financija Rusije od 28. veljače 2012. br. 03-03- 01.06.106.).

Samim dokumentima nije potrebno ništa dodavati. Priložite zasebne prijevode potpisane od strane prevoditelja. Dokument možete prevesti na ruski na sljedeći način: profesionalni prevoditelj, i zaposlenik organizacije koji govori strani jezik (pisma Ministarstva financija Rusije od 20. travnja 2012. br. 03-03-06/1/202, od 26. ožujka 2010. br. 03-08-05 /1).

No, organizacija može zadržati neke riječi na stranom jeziku ako su registrirani zaštitni znak, na primjer, naziv zrakoplovne tvrtke na zrakoplovnoj karti (čl. 6. Konvencije o zaštiti industrijskog vlasništva od 20. ožujka 1883.) ili nisu bitni za potvrđivanje troškova nastalih npr. u zrakoplovnoj karti na stranom jeziku - uvjeti primjene tarife, pravila zračnog prijevoza, pravila prijevoza prtljage i sl. slične informacije(pisma Ministarstva financija Rusije od 24. ožujka 2010. br. 03-03-07/6, od 14. rujna 2009. br. 03-03-05/170).

Ako su dokumenti na stranom jeziku sastavljeni prema standardnom obrascu (identični u broju stupaca, njihovim nazivima, dekodiranju djela itd., a razlikuju se samo u količini), tada s obzirom na njihove stalne pokazatelje, jednokratni dovoljan je prijevod na ruski. Naknadno je potrebno prevesti samo indikatore promjene ovog primarnog dokumenta. Takva pojašnjenja sadržana su u pismu Ministarstva financija Rusije od 3. studenog 2009. br. 03-03-06/1/725.

Ispravak pogreške

Dopušteni su ispravci u primarnim dokumentima (7. dio, članak 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ).

Postupak ispravljanja pogrešaka u primarnim dokumentima utvrđen je u računovodstvene politike za potrebe računovodstva ili dodatak uz njega. Organizacija samostalno razvija načine za ispravke primarnog dokumenta (i na papiru iu obliku elektroničkog dokumenta). Usredotočite se na zahtjeve Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, računovodstvene propise i uzmite u obzir osobitosti protoka dokumenata. Pri razvoju takvih metoda možete se usredotočiti na važeće propise koji uređuju slična pitanja (na primjer, Pravila za popunjavanje računa, odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca 2011. br. 1137). To je navedeno u pismu Ministarstva financija Rusije od 22. siječnja 2016. br. 07-01-09/2235.

Greške u primarnim dokumentima ispravite na sljedeći način: netočan tekst prekrižite i iznad prekriženog teksta upišite ispravljeni tekst. Precrtavanje se vrši jednom crtom kako bi se mogao pročitati ispravak. Ispravke u ispravama ovjeriti potpisima osoba koje su sastavljale ispravu (uz navođenje prezimena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju tih osoba), te datum ispravka.

Ne možete ispravljati gotovinu i bankovne dokumente. Takva su pravila utvrđena stavkom 7. članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, odjeljkom 4. Pravilnika koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105 i stavkom 4.7. direktive Banke Rusije od 11. ožujka 2014. br. 3210-U .

Pogrešku u knjigovodstvenom registru moguće je ispraviti na temelju knjigovodstvene potvrde. Ovaj dokument mora sadržavati obrazloženje za ispravak.

Ispravci koje nisu odobrile osobe odgovorne za vođenje odgovarajućeg registra nisu dopušteni u računovodstvenim registrima (dio 8, članak 10 Zakona br. 402-FZ od 6. prosinca 2011.). Ako su ispravak u upisniku odobrile odgovorne osobe, ovjerite ga potpisima tih osoba (navodeći njihova prezimena i inicijale ili druge podatke potrebne za identifikaciju tih osoba), te naznačite datum izvršenja ispravka. Takva pravila utvrđena su stavkom 8. članka 10. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ.

Unutarnja kontrola

Organizacija je dužna organizirati i provoditi unutarnju kontrolu činjenica gospodarskog života. A ako njegovo izvješćivanje podliježe obveznoj reviziji, tada je dužno održavati unutarnju kontrolu nad računovodstvom i izvješćivanjem (osim u slučajevima kada je voditelj preuzeo odgovornost za računovodstvo). Takvi zahtjevi utvrđeni su člankom 19. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ.

Osim toga, jedan od zadataka glavnog računovođe je organizirati i kontrolirati stvaranje (prijem), obradu i pohranu dokumenata (točka 6.6 Pravilnika koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105 (važeći u mjeri u kojoj nije u suprotnosti sa zakonom)). Za obavljanje ovog zadatka mogu se koristiti sljedeći alati:

• raspored protoka dokumenata;

• nomenklatura predmeta.

Postupak generiranja i obrade dokumenata mora biti utvrđen u rasporedu protoka dokumenata (točka 5.1 Pravilnika odobrenog od strane Ministarstva financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105). Izradu rasporeda organizira glavni računovođa. Raspored se odobrava nalogom voditelja organizacije (točka 5.2 Pravilnika koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105).

Raspored protoka dokumenata trebao bi opisati:

• faze izrade (prijema), provjere i prijenosa dokumenta na pohranu;

• vremenski raspored svake faze;

• popis djelatnika koji obavljaju poslove i pripremaju dokumentaciju;

• popis zaposlenika koji provjeravaju dokumente;

• odnos između odgovornih osoba.

Raspored se može sastaviti u obliku dijagrama ili popisa radova s ​​naznakom operacija i odnosa izvođača. Približan oblik ovog dokumenta dan je u dodatku Pravilnika koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105. Međutim, moguće je razviti vlastitu strukturu grafička umjetnost. Takva su pravila utvrđena stavkom 5.4 Pravilnika koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105.

Primjer rasporeda tijeka dokumenata u tabelarnom obliku

Glavni računovođa Alpha LLC razvio je raspored protoka dokumenata u tabelarnom obliku (vidi, na primjer, dio rasporeda protoka dokumenata, posvećen bankovnim dokumentima).

Primjer rasporeda tijeka dokumenata u obliku dijagrama

Alpha doo odlučila je nastaviti s izdavanjem putnih potvrda za djelatnike koji odlaze na službeni put. Glavni računovođa Alpha razvio je raspored protoka dokumenata u obliku dijagrama (vidi, na primjer, shema obrade putne potvrde).

U organizacijama s malim protokom dokumenata sve se može svesti na sastavljanje zasebnih dopisa za zaposlenike. Zaposlenik treba detaljno opisati koje dokumente mora ispuniti kako ne bi bilo nikakvih potraživanja od strane računovodstva. Na primjer, zaposlenik ide preuzeti plaćenu robu od dobavljača. U dopisu treba biti navedeno koje dokumente mora donijeti, kao i rok u kojem ih mora dostaviti u računovodstvo. Dopisu možete priložiti i uzorke potrebnih dokumenata.

Primjer dopisa izvođaču o postupku popunjavanja dokumenata

Tijek dokumenata u Alpha LLC organiziran je izradom zasebnih dopisa za zaposlenike (vidi npr. Dopis za upućenog zaposlenika).

Kontrola nad izvršenjem rasporeda protoka dokumenata dodijeljena je glavnom računovođi (točka 5.7 Pravilnika koji je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105). Zaposlenici organizacije moraju biti upoznati s ovim dokumentom ili izvatkom iz njega. Zahtjevi glavnog računovođe za pripremu dokumenata obvezni su za sve zaposlenike organizacije. Za neuspjeh u skladu sa zahtjevima glavnog računovođe, zaposlenici mogu biti predmet disciplinski postupak. Neke organizacije propisuju usklađenost sa zahtjevima papirologije kao jedan od uvjeta bonusa.

Nakon obrade dokumenta potrebno je osigurati njegovu sigurnost i naknadni prijenos u arhiv.

Jedan od načina organiziranja pohrane dokumenata je sastavljanje popisa predmeta. Sadrži podatke o tome koje dokumente treba čuvati u kojem odjelu i koliko dugo ih treba čuvati. Nomenklaturu poslova u računovodstvu formirati slično nomenklaturi poslova u kadrovskoj službi.

Odgovornost za nedostatak primarnih dokumenata

Pažnja: nedostatak (nedostavljanje) primarnih dokumenata je prekršaj (članak 106. Poreznog zakona Ruske Federacije, članak 2.1. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije), za koji je predviđena porezna i administrativna odgovornost.

Nepostojanje primarnih dokumenata, računa, kao i računovodstvenih i poreznih registara prepoznaje se kao grubo kršenje pravila vođenja evidencije prihoda i rashoda. Odgovornost za to predviđena je člankom 120. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Ako je takav prekršaj počinjen tijekom jednog poreznog razdoblja, inspektorat ima pravo kazniti organizaciju u iznosu od 10.000 rubalja. Ako se prekršaj otkrije u različitim poreznim razdobljima, kazna će se povećati na 30.000 RUB.

Kršenje koje je dovelo do podcjenjivanja porezne osnovice povlači za sobom novčanu kaznu od 20 posto iznosa svakog neplaćenog poreza, ali ne manje od 40.000 RUB.

Osim toga, na zahtjev porezne inspekcije, sud može podnijeti zahtjev službenicima organizacije (na primjer, njenom šefu) upravna odgovornost u vidu novčane kazne u iznosu od:

• od 300 do 500 rub. zbog nepodnošenja primarnih dokumenata potrebnih za poreznu kontrolu (1. dio članka 23.1, 1. dio članka 15.6 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije);

• od 2000 do 3000 rub. zbog nepoštivanja postupka i uvjeta pohrane primarnih dokumenata (1. dio članka 23.1, članak 15.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

U svakom konkretnom slučaju počinitelj kaznenog djela utvrđuje se pojedinačno. Istodobno, sudovi polaze od činjenice da je upravitelj odgovoran za organiziranje računovodstva, a glavni računovođa je odgovoran za njegovo ispravno vođenje i pravovremenu pripremu izvješća (članak 24. rezolucije Plenuma Vrhovni sud RF od 24. listopada 2006. br. 18). Stoga se subjekt takvog prekršaja obično prepoznaje kao glavni računovođa (računovođa s pravima šefa). Čelnik organizacije može biti proglašen krivim za:

• ako organizacija uopće nije imala glavnog računovođu (rezolucija Vrhovnog suda Ruske Federacije od 9. lipnja 2005. br. 77-ad06-2);

• ako je preneseno računovodstvo i obračun poreza specijalizirana organizacija(članak 26. rezolucije Plenuma Vrhovnog suda Ruske Federacije od 24. listopada 2006. br. 18);

• ako je razlog kršenja bila pisana naredba upravitelja, s kojom se glavni računovođa nije složio (članak 25. rezolucije Plenuma Vrhovnog suda Ruske Federacije od 24. listopada 2006. br. 18).

Primarni dokumenti su izgubljeni

Situacija: što učiniti ako se primarni dokumenti izgube?

Ako su dokumenti koji potvrđuju zabilježene transakcije izgubljeni, organizacija mora poduzeti mjere kako bi istražila uzroke i obnovila gubitak. Da biste to učinili, zaposlenik koji je otkrio gubitak mora pisati dopis, temeljem kojeg se izdaje nalog upravitelja za imenovanje povjerenstva za ispitivanje gubitka. Rezultate rada povjerenstva dokumentirati aktom.

Ako tijekom rada povjerenstva porezna inspekcija zatraži dokumente koji su izgubljeni, organizacija će moći zatražiti povećanje roka za podnošenje dokumenata (3. stavak članka 93. Poreznog zakona Ruske Federacije). U ovom slučaju, nalog za stvaranje povjerenstva bit će dokumentarna potvrda takvog zahtjeva.

Ako na temelju rezultata rada komisije dokumenti nisu otkriveni (obnovljeni), organizacija neće moći potvrditi računovodstvene i porezne računovodstvene podatke. Osim toga, organizacija se može suočiti s nedostatkom dokumenata .

Banke danas uživo

Članci označeni ovim simbolom uvijek relevantan. Pratimo ovo

A odgovore na komentare na ovaj članak daje kvalificirani pravnik i sam autorčlanci.

Primarni dokumenti računovodstvenog izvještaja najvažnija su karika u tijeku dokumenata svake tvrtke. Bez njih neće biti moguće ne samo ispravno izračunati sve prihode, rashode i primitke, već ni ispravno izračunati (i još više potvrditi kod poreznih vlasti) odbitke poreznoj upravi. Što je "primar" i koji su uvjeti za njega? Hajdemo shvatiti.

Potrebno je razumjeti što se općenito podrazumijeva pod ovom definicijom. Dakle, primarne računovodstvene isprave potvrda su poslovnih transakcija obavljenih u poduzeću koje su donijele neki ekonomski učinak. Ovo je popratni dokument - na primjer, neka vrsta računa.

Ovi dokumenti nisu važni samo za računovodstvene svrhe. Oni su neophodni za poštivanje poreznih zakona i potvrđivanje svih transakcija. Pomoću primarnih dokumenata možete utvrditi opseg obveza tvrtke prema državi. Porezni ured će zahtijevati ove potvrde kako bi potvrdio točnost izračuna.

Primarni dokumenti moraju biti sastavljeni neposredno u trenutku operacije ili odmah nakon njenog završetka. Ali ovo posljednje moguće je samo ako nije moguće riješiti papirologiju tijekom procesa.

Vrijedno je zapamtiti da se takva odgađanja jako obeshrabruju i da su dopuštena samo u iznimnim situacijama.

Što je "primarno"

Ova vrsta dokumenta je ona koja potvrđuje već obavljene poslovne radnje. Na primjer, kupnja novog tokarskog stroja. Bez primarne dokumentacije koja može potvrditi ovu ili onu radnju, nemoguće je u knjigovodstvenu knjigu unijeti rashode/prihode ili primitke bilo čega.

Primarni dokumenti mogu biti elektronički ili papirnati – nema razlike. Jedina posebnost ovakvog elektroničkog upravljanja dokumentima je da je za potvrdu potreban elektronički potpis. Međutim, neke tvrtke mogu ograničiti svoju upotrebu digitalnih mogućnosti. Prema uvjetima ugovora ili u nekim slučajevima reguliranim zakonom, moguće je zahtijevati dostavu samo papirnatog "primarnog" dokumenta.

Primarna knjigovodstvena isprava mora sadržavati sve potrebne podatke za knjiženje poslovnih aktivnosti. U protivnom se mogu pojaviti porezni problemi. Ako ne možete potvrditi nikakav trošak ili prihod, iznos odbitaka može se povećati.

Takav dokument je dokaz činjenice da je u gospodarstvu organizacije poduzeta neka radnja koja je utjecala na gospodarsku situaciju.

Popis knjigovodstvenih isprava

Zanimljivo je da zakon ne regulira posebne dokumente, tako da možete birati između mnogo prihvatljivih opcija. To će vam omogućiti da prilagodite pogodnost izvješćivanja. Ali kakva vrsta "primarnog" uopće postoji?

1. Sporazum. Sadrži posebne uvjete poslovne transakcije. Navodi sve financijske nijanse i odgovornost svih strana uključenih u provedbu.
2. Popis pakiranja. Popis svih pruženih usluga ili prenesene robe. Čuva ga svaki sudionik u transakciji - morat ćete napraviti kopije.
3. Potvrda o prijenosu i prihvaćanju. Potvrđuje da je usluga izvršena u cijelosti i da je kvaliteta u skladu s dogovorenim. Ovim činom potvrđuje se prihvaćanje izvedenih radova i, sukladno tome, potpuno suglasnost naručitelja.
4. Potvrda o primopredaji br. OS-1. Za razliku od prethodnog dokumenta, koristi se kod evidentiranja aktivnosti s unosom i izlazom dugotrajne imovine.
5. Ček. Potvrda spremnosti za plaćanje proizvoda ili usluge. Faktura može uključivati dodatni uvjeti te cjenik pruženih usluga. Ovaj dokument također vam omogućuje povrat novca.
6. Platna lista. Koristi se u rješavanju gospodarskih zadataka vezano za osoblje. Odnosno, ove izjave uzimaju u obzir sve situacije s plaćama. Na platni list potrebno je uključiti ne samo samu plaću. Ali i sve bonuse, prekovremene, stimulacije i druge novčane “infuzije” u zaposlenika.
7. Novčani dokumenti. Neophodan za računovodstvo financijskih transakcija za prodaju roba ili usluga. Ova kategorija ne uključuje samo knjigu blagajne, već i naloge za primitke i troškove.

Pročitajte također:

Što zajmoprimac treba učiniti ako je njegovoj banci vjerovniku oduzeta licenca?

Naravno, svi se ti dokumenti sastavljaju različito ovisno o utvrđenim pravilima i procedurama. Osnovna pravila su definirana i moraju se pridržavati prilikom izrade primarne.

Klasifikacija primarnih dokumenata

Postoji nekoliko načina kategorizacije računovodstvenih zapisa. Time se značajno pojednostavljuje definicija i sam tijek dokumenata.Grupiranje se odvija prema određenim principima i obilježjima.

Dakle, primarni dokumenti su podijeljeni:

1. Po namjeni. Postoje upravni - punomoći i nalozi za plaćanje; izvršno/oslobađajuće – isplatne liste i potvrde o obavljenom radu; knjigovodstvene isprave – izvodi, obračuni i potvrde; kombinirano – blagajnički nalozi, predujmovi i reklamacije; i strogi obrasci za izvješćivanje - pretplate, knjige potvrda i sl.
2. Prema količini sadržaja podataka. Uključeni su stvarni primarni dokumenti - blagajnički nalozi i čekovi; te objedinjene primarne isprave - blagajničke izvještaje za određeno razdoblje i izvode.
3. Prema načinu prikaza poslovnih transakcija. Postoje jednokratna izvješća - blagajnička izvješća; te akumulativne izvode i limit kartice.
4. Po mjestu sastavljanja. Dijele se na interne (sve formalizirano od strane organizacije) i eksterne (dobiveno od dobavljača, vanjskih suradnika i tako dalje).

Ova sveobuhvatna klasifikacija odražava gotovo sve primarne dokumente s kojima se računovodstvo može susresti pri izradi izvješća.

Računovodstveni registri za primar

Svaki primarni dokument primljen od strane računovodstva mora biti evidentiran. Stoga postoje posebni računovodstveni registri. To su posebne tablice za brojanje izrađene prema određeni oblik. Oni su nužni za prikupljanje informacija o poslovnim transakcijama na računima i ne bi se zabunili u hrpi potvrda, računa i sl.

Računovodstveni registri su različiti. U pravilu su podijeljeni u sljedeće kategorije:

1. Po dogovoru. To uključuje kronološki (dokumenti se bilježe onako kako se pojavljuju), sustavni (primarni dokument se bilježi uzimajući u obzir njegove karakteristike grupiranja). Kombinacija ove dvije vrste naziva se sinkronističkim registrima - u idealnom slučaju to bi trebalo raditi računovodstvo.
2. Sažimanjem podataka. Integrirani (od pojedinačnih prema općim) i diferencirani (od općih prema posebnim) registri spadaju u ovu kategoriju.
3. Po izgledu. Sve je vrlo jednostavno - dijele se prema fizičkom obliku registra. Može biti u obliku kartice, knjige, elektroničkog medija i tako dalje.

Pravilno održavanje računovodstvenih registara značajno će pojednostaviti zadatak i zaštititi od mnogih problema.

Zahtjevi za primarnu dokumentaciju

Budući da je primarni dokument važan dio knjigovodstvenog dokumenta, potreban je vrlo pažljiv pristup njegovom vođenju i ispunjavanju. Postoje određeni zahtjevi, norme i standardi kojih se mora pridržavati.

Pročitajte također:

Kako započeti trgovati na burzi - odabir brokera

Što bi trebalo biti u osnovnoj

Primarne knjigovodstvene isprave moraju biti izrađene prema određenim standardima kako bi ih porezna uprava mogla nesmetano prihvaćati i nitko u budućnosti neće imati problema. Stoga je u primarnom dokumentu potrebno navesti sljedeće podatke:

1. Naziv određenog dokumenta.
2. Datum pripreme.
3. Naziv subjekta koji (ili u čije ime) provodi ovu ili onu akciju.
4. Što je bit poslovne transakcije?
5. Mjerači poslovnih transakcija. Ima gotovine ili robe. Ako je prirodno, morate navesti što se mjeri.
6. Osobe odgovorne za pravilno vođenje operacije i pripremu dokumenata za nju. Obavezno navedite pozicije.
7. Potpisi uključenih osoba, njihova puna imena i drugi podaci koji će pomoći u njihovoj identifikaciji.

Prisutnost svih ovih podataka neophodna je ne samo za potvrdu da je operacija stvarno provedena. Podaci navedeni u dokumentu omogućit će, ako je potrebno, provjeru svih pokazatelja, kontaktiranje aktera i razjašnjenje nekih točaka.

Pravila za izradu primarne dokumentacije

Važno je zapamtiti da prilikom izrade takvih dokumenata nije dovoljno samo uzeti u obzir podatke koje bi oni trebali sadržavati. Propisi utvrđuju određena pravila za vođenje i izradu takvih dokumenata. Ako su prekršeni ili porezni inspektori sumnjaju, ne samo da ćete morati ponovno izraditi dokument, već i platiti veliku kaznu. Pogotovo ako kršenje nije prvo.

1. Pišite strogo bez grešaka (uključujući interpunkcijske znakove) i mrlja. Izbjegavajte tipfelere u elektroničkim dokumentima.
2. Možete koristiti bilo koje olovke. Ali preporučljivo je odabrati one koji se neće razmazati prilikom pisanja - time će se prljavština širiti po papiru, što je nedopustivo.
3. Potrebno je izraditi dokumente u slučaju pretpostavki da će se obaviti neka vrsta poslovne transakcije. U krajnjem slučaju (što se nikako ne preporučuje) možete sastaviti i predati primarni nalaz odmah nakon operacije.
4. Apsolutno svi izračunati podaci prikazani u digitalnom obliku moraju biti umnoženi riječima.
5. Ako u početnom obrascu nema podataka za popunjavanje podataka, potrebno je staviti crticu. Ostavljanje praznih redaka je strogo zabranjeno.

Važno je zapamtiti da što je računovođa odgovorniji u ispunjavanju primarnih dokumenata, to će organizacija imati manje problema u budućnosti.

Što učiniti ako je greška već učinjena?

U situaciji kada je potrebno ispraviti jedan ili drugi primarni dokument, morate znati što se može, a što ne može učiniti. Dakle, prilikom ispravljanja grešaka možete:

1. Precrtajte netočne podatke i označite točne podatke pored njih. Potrebno je staviti potpis osobe koja je ispravila podatke, te uputu “Vjerovati ispravljenom” i konkretan datum kada je ispravak izvršen.
2. Napravite dodatne bilješke. Koristi se ako su ukupne vrijednosti transakcija izvršene, ali su kao rezultat ispale nešto veće. U tom slučaju trebate zapisati ostatak u novi dokument te ih uzeti u obzir u tekućem ili sljedećem izvještajnom razdoblju.
3. Izvršite preokret. Odnosno, ispravite unos pomoću negativne vrijednosti: zapišite netočne podatke crvenom bojom, zatim označite točne podatke pored njih.

Svaki računovođa treba znati koji dokumenti spadaju u primarne dokumente. To je zbog činjenice da je ta dokumentacija osnova za računovodstvo. Oni dokazuju činjenicu obavljanja poslovnih transakcija. Računovodstveni stručnjak početnik mora razumjeti što je to, zašto su potrebni primarni dokumenti, kako ih sastaviti i pohraniti. Inače se ne mogu izbjeći problemi s regulatornim tijelima.

Pravne osobe i privatni poduzetnici mogu međusobno prenositi sredstva samo na temelju određene primarne dokumentacije. Pretpostavlja se da se primarni izvještaj sastavlja i prije nego što je poslovna transakcija obavljena, međutim zakonodavstvo ne isključuje mogućnost njegove izrade nakon završetka transakcije, ali za to moraju postojati dobri razlozi.

I primarni i zbirni knjigovodstveni dokumenti moraju sadržavati sljedeće podatke: naziv obrasca; datum i mjesto gdje je sastavljen; puni naziv tvrtke koja ga je pripremila; koji se računi koriste za prijenos sredstava; puno ime odgovorna osoba itd.

Za što su potrebni

Primarni dokumenti (PD) obvezni su sastavni dio računovodstva. Sastavljaju se tijekom poslovnih transakcija i služe kao dokaz da su te transakcije obavljene. Prilikom provođenja transakcije može biti uključen različit broj primarnih dokumenata: to ovisi o specifičnostima njegove provedbe.

Popis operacija koje se moraju izvršiti tijekom transakcije:

1. Potpisivanje ugovora s primateljem. Ako je trajno, možete potpisati jedan ugovor za nekoliko transakcija, međutim, u ovom slučaju vrijedi odmah razgovarati o vremenu rada, redoslijedu transakcija namire i drugim nijansama.
2. Izdavanje računa za plaćanje.
3. Izravno plaćanje, čija je potvrda račun(ili roba), ako je riječ o gotovinskom plaćanju, ili platnim karticama, ako se novac prenosi virmanom.
4. Prilikom otpreme robe izvođač izdaje račun naručitelju.
5. Nakon pružanja usluga u cijelosti, izvođač mora od naručitelja dobiti potvrdu o izvršenju

Postojeće vrste

Postoji 6 glavnih vrsta PD računovodstva, koje se najčešće koriste pri provođenju različitih transakcija:

Ugovor	Ugovorom se utvrđuju prava i obveze stranaka u transakciji. Ugovor se može sastaviti za pružanje usluga ili prodaju robe. Građanski zakonik ne isključuje mogućnost sklapanja usmenog ugovora, ali treba imati na umu da samo isprava koju su potpisale dvije strane može zaštititi prava i interese oštećene strane pred pravosudnim tijelom u slučaju bilo kakvih problema, uključujući neispunjavanje obveza druge strane.
Ponuda fakture	Ovaj dokument pokazuje koliko klijent mora platiti da bi dobio usluge ili radove. Kada je plaćanje izvršeno, to znači da se naručitelj slaže s uvjetima koje je postavio izvođač. Ne postoji specifičan oblik ovaj dokument, tako da se njegov dizajn može razlikovati od jednog dobavljača do drugog. Međutim, morate zapamtiti da dokument mora sadržavati naslov samog dokumenta; Pojedinosti o plaćanju; naziv robe i usluga, kao i njihov trošak. Možete ga pripremiti u programu 1C. Faktura nema nikakvu vrijednost sa stajališta računovodstva i izvješćivanja regulatornih tijela, već samo bilježi cijenu koju je odredio prodavatelj. Nije potrebno staviti pečat i potpis, ali ako tvrtka želi igrati na sigurno i zaštititi se, bolje je da to učini. Ako su povrijeđeni bilo koji interesi ili prava kupca, on ima pravo zahtijevati od prodavatelja povrat prenesenih sredstava.
Dokumentacija o plaćanju	Ovo je potvrda da je naručitelj platio fakturu izdanu od strane proizvođača. postojati različite vrste takvi dokumenti: zahtjevi za plaćanje, nalozi i čekovi, obrasci za stroge izvještaje.
Popis pakiranja	Primjenjivo u slučajevima kada trebate formalizirati transakciju kupnje i prodaje materijalna sredstva. Ovaj rad mora biti pripremljen u dva primjerka. Prodavatelju je potreban za prikaz prodaje, a kupcu za kapitalizaciju primljene robe. Podaci na dostavnici i na računu moraju se u potpunosti podudarati. Na ovom dokumentu mora stajati pečat prodavatelja i kupca.
Akt o obavljanju poslova ili pružanju usluga	Dvostrani dokument. Potvrđuje ne samo činjenicu obavljenog posla, već i cijenu koja je plaćena za proizvod ili uslugu. Ovaj papir također služi kao dokaz da su strane u potpunosti ispunile svoje obveze jedna prema drugoj i da nemaju međusobnih potraživanja.
Dostavnica	Važan dokument je, uz pomoć kojeg se postavlja osnova za prihvaćanje iznosa PDV-a podnesenih na odbitak. Očito, ovaj dokument je vrlo važan za one strukture koje su obveznici PDV-a.

Popis primarnih knjigovodstvenih isprava

Dakle, popis primarne računovodstvene dokumentacije izgleda ovako:

Sporazum	Sklopljen s naručiteljem u pisanom obliku. Važno je napomenuti da zakon ne zabranjuje usmenu formu takvog ugovora, ali stranke često radije zabilježe prava i obveze predviđene ugovorom na papiru.
Ček	Sadrži podatke za plaćanje i naziv robe koja se kupuje.
Potvrda o primitku (prodajni ili blagajnički) ili obrazac za strogo izvješćivanje	Izdaje se ako se plaća u gotovini. U slučaju bezgotovinskog plaćanja, kupcu robe ili usluge ostaje dokument o plaćanju ovjeren od strane bankarske strukture kao potvrda plaćanja.
Dostavnica	Izdaje se u trenutku otpreme robe.
Akt o pružanju usluga ili izvođenju radova	Pruža se nakon što su usluge pružene u cijelosti.

Definicija koncepta „primarnog računovodstvenog dokumenta” data je u članku 60-1 Poreznog zakona Rusije: primarni dokumenti su dokumentirani dokazi da je transakcija izvršena ili postoji događaj koji daje pravo na njezino izvršenje. Takvi dokumenti mogu biti u papirnatom obliku ili na elektroničkom mediju. Na temelju takve dokumentacije vodi se računovodstvo.

Članak 60. stavak 2. propisuje obrasce takvih dokumenata i uvjete za njihovo sastavljanje.

Još normativni akt, kojim je definirana primarna dokumentacija te definirani njezini oblici - zakon o računovodstvu i financijskom izvještavanju.

Rusija je zemlja u kojoj se zakonodavstvo o računovodstvu i plaćanju poreza povremeno mijenja. S obzirom na to da se obrasci mogu mijenjati ili dopunjavati, potrebno je pratiti koje su izmjene odobrene od strane različitih državnih tijela, uključujući i Ministarstvo financija. Na primjer, početkom 2019. godine odobren je obrazac računovodstvenog certifikata, koji je ranije imao besplatni obrazac.

Zakon o upravnim prekršajima predviđa niz sankcija za nepostojanje primarnih dokumenata u organizaciji, definirane su u članku 276. Zakonika.

Opće upute za uporabu

PD su temelj za pokretanje računovodstvenog vođenja pojedinih transakcija i knjiženje u knjigovodstveni registar. Takav dokument služi kao pisani dokaz o izvršenju poslovne transakcije.

Oni primarni knjigovodstvene isprave, čiji obrasci nisu službeno odobreni, odobrava voditelj organizacije, izdajući odgovarajući nalog. Moraju sadržavati sve obvezne podatke propisane zakonom.

Takva dokumentacija mora biti izrađena na papiru i potkrijepljena potpisom osobe koja je dokument sastavila. Ukoliko se koristi elektronički dokument, isti mora biti potpisan elektroničkim potpisom.

Unificirani obrasci PD nisu obvezni za korištenje. Iznimka su gotovinski dokumenti koje su odobrile ovlaštene strukture.

PD obrazac mora sadržavati sljedeće obvezne podatke:

• Naslov dokumenta;
• točan datum operacije;
• od čega se gospodarsko poslovanje sastoji u fizičkom i vrijednosnom smislu;
• naziv strukture koja sačinjava dokument;
• podatke o osobama koje su odgovorne za ispravno izvršenje dokumenta.

Takvi dokumenti podijeljeni su u sljedeće skupine:

• obračun plaća;
• knjiženje obavljenog gotovinskog prometa;
• računovodstvo dugotrajne imovine;
• računovodstvo građevinskih i popravnih radova.

Pravila popunjavanja

Izvještajne dokumente treba pripremiti uredno i pregledno.

Osnovna pravila:

• Dopušteno je koristiti kemijske i tintne olovke, možete koristiti računala i pisaći stroj;
• takva dokumentacija mora biti sastavljena u trenutku kada je transakcija tek planirana;
• dopušteno je sastavljanje dokumenata nakon operacije, ako za to postoje objektivni razlozi;
• dokument odražava sve moguće pojedinosti;
• Ako neki podatak nedostaje, mogu se dodati crtice.

U 2019. godini za izradu PD-a koriste se standardni obrasci. Dokumenti se dijele na eksterne i interne.

Prva organizacija prima izvana: od vladinih agencija, viših organizacija, bankarskih struktura, poreznih vlasti itd. Primjeri vanjski dokumenti: fakture, nalozi za plaćanje ili zahtjevi. Što se tiče internih dokumenata, oni se sastavljaju izravno u organizaciji.

Ako je dokument neispravno ispunjen, organizacija će imati poteškoća u određivanju porezne osnovice, a to može dovesti do neslaganja s poreznom službom.

Ispravak sadržaja

Događa se da čak i iskusni računovođa koji je više puta sastavljao dokument pogriješi. Moguće ga je ispraviti samo ako dokument nije prikazan u računovodstvu, odnosno nije knjižen. Morate zapamtiti da je ispravljanje pomoću poteza neprihvatljivo.

Možete koristiti samo sljedeće tri metode:

• dodatni unos;
• metoda storniranja;
• metoda lekture.

Potonje se primjenjuje kada je napravljena pogreška u računovodstvenom registru, ali ne utječe na korespondenciju računa. Ovu je metodu prikladno koristiti prije sastavljanja bilance. U tom slučaju netočan broj ili drugi znak mora biti precrtan tankom linijom i označen pored njega ispravna vrijednost. Sa strane naznačiti "ispravljeno vjeruje" i staviti datum i potpis.

Dodatni unos bio bi prikladan ako je iznos transakcije koja se provodi podcijenjen.

Metoda storniranja uključuje ispravljanje netočnog unosa pomoću negativnog broja. Pogrešni broj je označen crvenom tintom, a ispravan unos se odmah unosi, koji se ispisuje normalnom bojom.

Pojašnjenja o izvješću o usklađivanju

Akti usklađivanja pravno se ne odnose na primarne dokumente, stoga nisu regulirani regulatorni dokumenti. Prikazuju međusobne obračune za određeno razdoblje između društava koja imaju svojstvo pravne osobe ili samostalnih poduzetnika.

Ova vrsta dokumenta koristi se na inicijativu računovođa, jer je uz njegovu pomoć moguće riješiti niz kontroverzna pitanja koja štiti interese organizacije.

U kojim slučajevima je važno sastaviti izvještaj o usklađenju:

• kada prodavač nudi širok izbor robe;
• u slučaju odobravanja odgode plaćanja;
• ako je cijena proizvoda visoka;
• ako među strankama postoji odnos koji je redovite prirode.

Ovaj se dokument može koristiti na sudu u slučaju kontroverzne situacije između stranaka.

Rok trajanja

Odredba o pohranjivanju primarne dokumentacije ugrađena je na zakonodavnu razinu.

Za različiti tipovi Postoje različiti uvjeti čuvanja dokumenata:

Za jednu godinu	Potrebno je voditi korespondenciju s regulatornim tijelima o uvjetima za podnošenje izvještajne dokumentacije.
Najmanje 5 godina	Pohranjuju se gotovinska dokumentacija i papiri kao što su bilanca za kvartal, izvješće organizacije s objašnjenjem za kvartal; zapisnik sa sjednice o usvajanju tromjesečne bilance; primarna dokumentacija i knjiga blagajne; dokumenti o sustavnom i nesistemskom računovodstvu i drugi.
Najmanje 10 godina	Godišnja bilanca, inventurna lista, prijenosna bilanca, razdjelna bilanca, likvidacijska bilanca i drugi dokumenti moraju se voditi.
Najmanje 75 godina	Čuva se osobni račun svakog zaposlenika i platni listići.