Samostalna revizija kadrovske dokumentacije. Planirani nadzor inspekcije rada. Lokalni propisi, knjige, registri

Revizija je postupak za neovisnu procjenu aktivnosti organizacije, sustava, procesa, projekta ili proizvoda kako bi se identificirali rizici i konfliktne situacije. Revizija može biti interna, kada je provodi sama organizacija, i vanjska, kada su stručnjaci treće strane uključeni na ugovornoj osnovi za ocjenu aktivnosti u određenom području tvrtke. Najčešće se termin "revizija" koristi u odnosu na provjeru financijska izvješća poduzeća, ali postoje i druge vrste, npr. kadrovska revizija. Mnogi su čuli ovu frazu, ali ne znaju koja je bit ovog postupka. Danas ćemo posebno govoriti o reviziji kadrovske dokumentacije, reći ćemo vam zašto je potrebna, kada i tko je provodi.

Zašto vam je potrebna HR revizija?

Moramo odmah reći da je revizija osoblja neobavezan događaj i da se ne provodi često. Međutim, smatramo da bi se takav postupak trebao provesti za:

— priprema za inspekcijsku provjeru usklađenosti sa zahtjevima radnog, arhivskog, mirovinskog, migracijskog zakonodavstva itd.;

— procjena rizika povezanih s konkretnu situaciju(rizici koji mogu nastati tijekom inspekcijskih nadzora od strane regulatornih tijela, prilikom razmatranja radnog spora na sudu, tijekom sindikalne kontrole itd.);

– poboljšanje profesionalizma kadrovskih stručnjaka (obuka o učinjenim prekršajima);

- ocjenu profesionalnosti djelatnika kadrovske službe;

- izrada plana djelovanja za ispravljanje počinjenih prekršaja;

— optimiziranje rada kadrovske službe (minimiziranje troškova, izgradnja sustava za držanje odgovornosti, nagrade i sl.).

Osim toga, revizija će pomoći u procjeni i analizi stanja kadrovskih dokumenata prilikom prijenosa dokumenata tijekom reorganizacije, promjene uprave (uključujući vodstvo kadrovskog odjela), otpuštanja (zapošljavanja) zaposlenika kadrovske službe (HR).

Učinite to sami ili vanjski?

Ponavljamo da kadrovsku reviziju možete provesti sami ili možete koristiti usluge trećih tvrtki, budući da ih ima dovoljan broj i ima mnogo izbora. Ujedno, kadrovska revizija je vrlo odgovorna stvar, jer je izravno povezana s povjerljivim dokumentima tvrtke.

Ako planirate odabrati vanjskog revizora, važno je da uslugu pružaju kvalificirani stručnjaci koji na ovom području rade više od godinu dana. Pitajte koliko često revizorska kuća pruža usluge provjere upravljanja kadrovskom evidencijom, postoje li među vašim klijentima organizacije koje su po djelatnosti slične vašima. Ne zaboravite da usluge renomirane konzultantske tvrtke koja nudi HR revizije i zapošljava profesionalce ne mogu biti jeftine.

Uspjeh revizije ljudskih resursa od strane organizacije treće strane također ovisi o tome kako je tvrtka spremna komunicirati s revizorima. Stoga se najčešće prije početka revizije stvara radna skupina koju čine predstavnici tvrtke pozvane da provedu reviziju i predstavnici tvrtke kupca. Sastav i broj pozvanih revizora uvelike je određen terminima i opsegom predstojećeg posla, ali je svakako potrebno sudjelovanje pravnika i stručnjaka iz područja dokumentacijske potpore.

Ako nema želje za uključivanjem stručnjaka treće strane, a sredstva za to nisu osigurana, moguće je samostalno provesti reviziju osoblja. Međutim, postavljajući odgovarajući zadatak zaposlenicima kadrovske službe ustanove, treba imati na umu da oni nisu uvijek spremni dati objektivnu ocjenu trenutne situacije, jer će zapravo provjeriti svoj rad. Štoviše, zaposlenici mogu "zažmiriti" na neke pogreške, jer će ih morati ispraviti.

Vjerujemo da ako se ipak odluči u korist interne revizije, najbolje je napraviti mali strukturna podjela za to, ili povjerenstvo, u kojem mora biti stručnjak koji razumije radno zakonodavstvo i vođenje kadrovskih evidencija, ali ne ovisi o onim osobama čiji će rad provjeravati, na primjer, odvjetnik.

Regulatorni okvir za provjeru kadrovske dokumentacije

Za početak ćemo navesti glavne propise koje se moraju pridržavati prilikom provjere kadrovske dokumentacije. Glavni su:

- Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. N 225 "O radnim knjižicama" (zajedno s Pravilima za održavanje i čuvanje radne knjižice);

- Uredba Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. listopada 2003. N 69 "O odobravanju Uputa za popunjavanje radnih knjižica" (u daljnjem tekstu - Upute za popunjavanje radnih knjižica);

- Uredba Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 05.01.2004. N 1 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja" (u daljnjem tekstu - Uredba N 1);

- Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. N 558 "O odobravanju Popisa standardnih administrativnih arhivskih dokumenata nastalih tijekom aktivnosti državnih tijela, tijela lokalne samouprave i organizacije, navodeći uvjete skladištenja”;

— Savezni zakon od 27. srpnja 2006. N 152-FZ „O osobnim podacima”;

— GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju";

- Zakon o radu.

Osim toga, postoji dovoljan broj resornih propisa koji uređuju uredski rad, postupak vođenja osobnih dosjea ili uređuju druge aspekte radnih odnosa. Ove akte je također potrebno proučiti i primijeniti prilikom pregleda kadrovske dokumentacije.

Što provjeravamo?

Nećemo razmatrati kako konzultantska organizacija provodi reviziju na temelju građanskopravnog ugovora, već ćemo se usredotočiti na unutarnju reviziju. Redoslijed kojim se provodi ovisi o ciljevima. Možete provjeriti sva područja održavanja i izvođenja kadrovskih dokumenata, ili možete provjeriti samo jedno područje, npr. ugovori o radu. U svakom slučaju, prvi korak ka početku revizije bit će izdavanje naloga za provođenje revizije, kojim se imenuje inspektor ili formira revizijsko povjerenstvo. U narudžbi možete navesti predmet provjere.

Ovdje je primjer narudžbe.

Općinska proračunska obrazovna ustanova

"Srednja škola N 72"

Narudžba br. 42

o provođenju kadrovske revizije

Unaprijediti rad odjela ljudskih resursa i minimizirati rizike povezane s nepravilnim vođenjem kadrovske evidencije,

Naručujem:

1. Provesti internu kadrovsku reviziju na temu „Prijava radnog odnosa i pružanje godišnjeg plaćenog odmora“ od 28. svibnja do 05. lipnja 2012. godine.

2. Za predsjednika Povjerenstva za reviziju imenovati A. G. Volkovu, zamjenicu ravnatelja za odgojno-obrazovni rad.

3. U proviziju uključiti:

- zamjenik ravnatelja za administrativno-gospodarski rad O. L. Zolotov;

- nastavnik ruskog jezika i književnosti Paramonov V.S.;

- pravni savjetnik Lopukhov I.R.

4. Podnijeti izvješće o obavljenom očevidu do 08.06.2012.

5. Kontrola izvršenja ove naredbe povjerava se zamjenici ravnatelja za odgojno-obrazovni rad Volkova A. G.

Direktor Komova /L. V. Komova /

Upoznat s narudžbom:

Volkova A. G. 16.05.2012., Volkova

Zolotova O. L. 16.05.2012., Zolotova

Paramonova V. S. 16.05.2012., Paramonova

Lopukhov I. R. 16.05.2012., Lopukhov

Ako se odredi predmet revizije, tada voditelj kadrovskog odjela može pripremiti samo potrebne dokumente. Ako se revizija provodi pri promjeni vodstva kadrovske službe ili pri prijenosu predmeta s jednog stručnjaka na drugog, potrebno je odrediti popis dokumenata koji se trebaju pregledati.

Zapamtite da postoji popis obveznih dokumenata koji bi trebali biti u svakoj organizaciji, bez obzira na njen pravni oblik i oblik vlasništva. Ti dokumenti uključuju:

1. Kadrovi. Recimo odmah da se u Zakonu o radu spominje samo ovaj dokument, ali nema naznake obveze njegove izrade. Uredbom N 1 ujednačen je oblik ovog dokumenta - T-3. Napominjemo da regulatorna tijela, bilo da se radi o državnoj inspekciji rada, tužiteljstvu ili poreznim tijelima, gotovo uvijek to traže: struktura ustanove, fond plaća, naknade i doplate zaposlenicima jasno su iz rasporeda.

2. Raspored odmora. Obveza ovog dokumenta nije upitna, budući da čl. 123. Zakona o radu Ruske Federacije izričito navodi da se godišnji plaćeni godišnji odmori osiguravaju zaposlenicima u skladu s rasporedom godišnjih odmora koji je odobrio poslodavac, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela zaposlenika, najmanje dva tjedna prije početka rada. Nova godina. Obrazac rasporeda T-7 također je unificiran Rezolucijom br.

3. Osobne iskaznice - obrasci T-2 i T-2GS (MS). Moraju se voditi za svakog zaposlenika, jer je sa svakim upisom u radnu knjižicu poslodavac dužan upoznati radnika uz potpis u njegovoj osobnoj iskaznici - u njoj, temeljem članka 23. Pravilnika o vođenju i čuvanju radnih knjižica. , ponavlja se upis u radnu knjižicu.

4. Osobni poslovi. Obveza njihovog održavanja utvrđena je za određene kategorije namještenika, a to su državni službenici, općinski namještenici, carinici i dr.

Postupak vođenja osobnih dosjea državnih državnih službenika uspostavljen je Uredbom predsjednika Ruske Federacije od 30. svibnja 2005. N 609 „O odobravanju Pravilnika o osobnim podacima državnog službenika Ruska Federacija i vođenje njegovog osobnog dosjea. Za državne službenike sastavnice Ruske Federacije postupak vođenja osobnog dosjea utvrđuje se regulatornim aktima ovog sastavnog entiteta. Na primjer, za zaposlenike grada Moskve, to je određeno Uredbom gradonačelnika Moskve od 15.06.2011 N 44-UM, a za državne službenike Sankt Peterburga - Uredbom Vlade St. od 30.06.2008 N 773.

5. U svakoj ustanovi treba biti i evidencija radnog vremena (obrasci T-12, T-13), jer čl. 91. Zakona o radu Ruske Federacije obvezuje poslodavca da vodi evidenciju o stvarnom radnom vremenu svakog zaposlenika.

Bilješka! Raniji organi državna vlast, upravljanje državom izvanproračunska sredstva, odjeli teritorijalnih državnih izvanproračunskih fondova, lokalna samouprava, proračunske institucije, tijela koja pružaju gotovinske usluge za izvršenje proračuna proračunskog sustava Rusije, koristila su evidenciju radnog vremena u obliku 0504421, odobrenu Naredbom Ministarstva financija Ruske Federacije od 30. prosinca 2008. N 148n, za evidentiranje radnog vremena . Međutim, zbog činjenice da je postao nevažeći 1. siječnja 2011. (Naredba Ministarstva financija Ruske Federacije od 1. prosinca 2010. N 157n), obrazac iz Naredbe Ministarstva financija Ruske Federacije od Koristi se 15. prosinca 2010. N 173n - 0301008, a ovo je točna kopija obrasca T-13.

6. Radne knjižice utvrđenog oblika glavni su dokument o radna aktivnost i radno iskustvo djelatnika. Svaki poslodavac ih je dužan čuvati (osim poslodavaca - pojedinci koji nisu samostalni poduzetnici) za svakog zaposlenika koji je kod njega radio duže od pet dana, u slučaju kada je rad za ovog poslodavca je glavni za zaposlenika (članak 66. Zakona o radu Ruske Federacije).

Radna knjižica sadrži podatke o zaposleniku, rad koji on obavlja, prenosi na drugoga stalni posao i otkaz, te razloge za otkaz ugovora o radu i podatke o nagradama za uspjeh u radu. Podaci o kaznama se ne upisuju u knjigu, osim u slučajevima kada je otkaz disciplinska kazna.

Bilješka! Provjerite je li imenovana osoba odgovorna za vođenje radnih knjižica, jesu li svi upisani u knjigovodstvenu knjigu kretanja radnih knjižica i priloga u njih. Uz to pogledajte i upise u radne knjižice – moraju se napraviti na temelju naloga.

7. Ugovori o radu ili ugovori o djelu. Ugovor o radu je sporazum između poslodavca i zaposlenika, prema kojem se poslodavac obvezuje radniku osigurati rad prema predviđenoj radnoj funkciji, osigurati uvjete rada, pravodobno i u roku. punoj veličini isplatiti plaću, a radnik se obvezuje osobno obavljati radnu funkciju utvrđenu ovim ugovorom, poštivati ​​interne propise o radu koji vrijede za ovog poslodavca.

8. Narudžbe po osoblje:

- o zasnivanju radnog odnosa (obrasci T-1, T-1a);

- o premještaju na drugo radno mjesto (obrasci T-5, T-5a);

- o davanju dopusta (obrasci T-6, T-6a);

- o upućivanju na službeno putovanje (obrasci T-9, T-9a);

- o napredovanju (obrasci T-11, T-11a);

- o prestanku (prestanku) ugovora o radu (obrasci T-8, T-8a).

Ove jedinstvene obrasce moraju primjenjivati ​​sve organizacije koje djeluju na području Ruske Federacije, bez obzira na oblik vlasništva (članak 2. Rezolucije br. 1).

Prilikom provjere ovih naloga potrebno je provjeriti postoje li dokumenti – osnova za njihovo objavljivanje. Često ih nema - u narudžbi postoji poveznica na sporazum, izjavu ili drugi dokument, ali ona sama nije. Ovo je kršenje.

9. Nalozi za osnovne djelatnosti. Potrebno je provjeriti prisutnost potpisa voditelja, odobrenja vize. Podsjetimo da takve naredbe treba čuvati odvojeno od zapovijedi za osoblje.

Imajte na umu da je potrebno ne samo provjeriti dostupnost ovih dokumenata, već i obratiti pozornost na to kako su sastavljeni. Primjerice, prema zahtjevima čl. 67. Zakona o radu Ruske Federacije, ugovor o radu sklapa se u pisanom obliku, sastavljen u dva primjerka, od kojih svaki potpisuju strane. Jedan primjerak daje zaposleniku, drugi zadržava poslodavac. Zaprimanje preslike ugovora o radu od strane radnika mora biti potvrđeno svojim potpisom na preslici koju čuva poslodavac. Članak 57. Zakona o radu Ruske Federacije definira uvjete koji moraju biti uključeni u tekst ugovora o radu.

Ali s ugovorom o servisiranju sve je drugačije. Osim činjenice da savezni zakon utvrđuje njegov sadržaj, Uredbom predsjednika Ruske Federacije od 16. veljače 2005. N 159 odobren je približni oblik ugovora o prolasku državne državne službe i popunjavanju položaja države državna služba. Stoga provjerite jesu li ugovori u skladu sa zahtjevima zakona, ne samo sadržajno, već i oblikovno. A što se tiče sadržaja, napominjemo da je npr. najvažniji objekt ovjera rješenja o otkazu će u njima naznačiti razloge i razloge za razrješenje. Na temelju čl. 84.1 Zakona o radu Ruske Federacije, oni moraju biti naznačeni u strogom skladu s tekstom Zakona o radu Ruske Federacije ili drugog saveznog zakona i pozivanjem na relevantni članak, dio članka, stavak članka. Prilikom provjere sadržaja ugovora o radu usredotočite se na postojanje uvjeta koji temeljem čl. 57. Zakona o radu Ruske Federacije obvezni su za uključivanje u njihov tekst.

Lokalni propisi, knjige, registri

Krenimo od činjenice da na temelju čl. 8 Zakona o radu Ruske Federacije, poslodavci, s izuzetkom poslodavaca - pojedinaca koji nisu samostalni poduzetnici, donose lokalne propise koji sadrže norme radnog prava, u okviru svoje nadležnosti u skladu s radnim zakonodavstvom i drugim regulatornim pravnim aktima koji sadrže norme radnog prava. , kolektivni ugovori, ugovori. Odredbe takvih zakona ne bi smjele pogoršati položaj radnika u odnosu na ono što je utvrđeno radnim zakonodavstvom.

Također je potrebno provjeriti sljedeće dokumente.

1. Interni propisi o radu. Prema čl. 189 Zakona o radu Ruske Federacije, ovaj dokument regulira postupak zapošljavanja i otpuštanja zaposlenika, osnovna prava, obveze i odgovornosti stranaka ugovora o radu, radno vrijeme, odmore, poticaje i kazne koje se primjenjuju na zaposlenike, kao i druga pitanja uređenja radnih odnosa kod ovog poslodavca.

2. Upute za zaštitu na radu. Obično se sastoje od zahtjeva zaštite rada prije početka rada, tijekom i na kraju, a sadrže i postupke za postupanje u izvanrednim situacijama. Ove upute izrađuju se na temelju položaja zaposlenika, njegove struke ili vrste posla koji obavlja, na temelju međusektorskog ili sektorskog standardnog uputstva o zaštiti rada, međusektorskog ili sektorskog pravilnika o zaštiti rada, sigurnosnih zahtjeva navedenih u Operativna i popravna dokumentacija proizvođača opreme, tehnološka dokumentacija organizacije, uzimajući u obzir specifične uvjete proizvodnje na temelju Metodoloških preporuka.

3. Pravilnik o čuvanju i zaštiti osobnih podataka zaposlenika (ili drugi dokument kojim se utvrđuje postupak njihove pohrane i korištenja). Izrada ovog lokalnog akta obvezna je zbog zahtjeva čl. 87 Zakona o radu Ruske Federacije.

4. Pravilnik o plaćama ili drugi lokalni podzakonski akt kojim se uređuje sustav nagrađivanja u ustanovi i bonusa zaposlenicima. Ova je odredba obvezna prema čl. 135 Zakona o radu Ruske Federacije - sustavi plaća, uključujući veličinu tarifnih stopa, plaća (službene plaće), dodatna plaćanja i naknade kompenzacijske prirode, uključujući za rad u uvjetima koji odstupaju od normalnih, sustave dodatnih plaćanja i bonusi poticajne prirode i sustavi bonusa, utvrđuju se kolektivnim ugovorima, ugovorima, lokalnim propisima u skladu s radnim zakonodavstvom i drugim podzakonskim aktima koji sadrže norme radnog prava.

Osim spomenutih, postoje i drugi potrebni dokumenti koji su za neke organizacije obvezni zbog specifičnosti njihovog djelovanja, na primjer, raspored smjena, popis radnih mjesta s neredovitim radnim vremenom, ugovori o punom individualnom odgovornost, odredba o poslovnim ili drugim zakonom zaštićenim tajnama.

Ako je ustanova izradila druge lokalne propise koji uređuju neko područje radnih odnosa, preporučamo ih provjeriti na uvjete koji pogoršavaju položaj zaposlenika u odnosu na utvrđeno radno zakonodavstvo, te zakonsku snagu (da li je mišljenje predstavničkog tijela zaposlenika uzima se u obzir, odobrava je li dokument voditelj ustanove, jesu li zaposlenici upoznati s aktom i sl.). To može biti:

- kolektivni ugovor;

— ugovor o kolektivnoj odgovornosti;

— uredba o prilagodbi radnika;

- redoslijed prolaska probni rok;

- pravilnik o certificiranju radnika.

Preporučujemo da posebnu pozornost posvetite provjeravanju opisa poslova. S jedne strane nisu obvezni, s druge strane temeljem čl. 57. Zakona o radu Ruske Federacije, preduvjet za ugovor o radu je radna funkcija, a propisana je ili u ugovoru o radu ili, kako se ne bi opterećivala, u opisu posla. Stoga su ponekad upute jednostavno potrebne.

Prijeđimo na časopise, među kojima, kao i među lokalnim propisima, ima onih obveznih.

Osim navedenih obveznih časopisa, ustanova može voditi i druge časopise radi sistematizacije podataka o kadrovskoj evidenciji, kao što su:

- registri ugovora o radu, nalozi o osoblju, osobni dosjei, invalidski listovi;

— časopis za upoznavanje s lokalnim propisima;

— Dnevnik izdavanja putnih potvrda, potvrda.

Prilikom provjere dnevnika i računovodstvenih knjiga obratite pozornost na njihov dizajn. Svi listovi časopisa moraju biti numerirani, sami časopisi moraju biti vezani, zapečaćeni voštanim pečatom ili zapečaćeni i ovjereni od strane čelnika organizacije. Ispravci u zapisnicima nisu dopušteni. Također je potrebno paziti da su u knjizi obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njih popunjeni svi stupci, u njoj nema ispravaka, ova knjiga je vezana i zapečaćena.

Bilješka. Analiza sustava evidentiranja i sistematizacije dokumenata vrlo je važna, jer daje informacije o tome kako je organiziran sustav pohrane dokumenata u ustanovi.

Revizija softvera

Trenutno većina ustanova vodi kadrovsku evidenciju koristeći specijalizirane softverske proizvode, što znači da će se i ona morati provjeravati.

Prilikom pregleda svakako provjerite pruža li program mogućnost vođenja kadrovske evidencije u skladu sa zahtjevima važećeg zakonodavstva (moguće je da su programeri softverskog proizvoda "izgubili" određene potrebne detalje), jesu li svi jedinstveni obrasci sadržano u programu, koliko često se ažurira, jesu li relevantni svi oblici dokumenata.

Sljedeći važan aspekt koji treba provjeriti je redoslijed pristupa softveru i (ili) kreiranoj kadrovskoj dokumentaciji. Istodobno, potrebno je otkriti tko je od zaposlenika tvrtke povezan s obradom podataka o osoblju, te osigurati da sustav isključuje mogućnost pristupa elektroničkim oblicima dokumenata onih zaposlenika čije službene dužnosti ne uključuju rad s takvim podacima.

Revizija softver rad kadrovskog odjela omogućit će utvrđivanje mogućih kanala neovlaštenog pristupa ili gubitka osobnih podataka, kao i procjenu izvedivosti korištenja određenog softverskog proizvoda.

Dakle, tijekom revizije kadrovske dokumentacije provjerava se prisutnost obveznih dokumenata, ispravnost izvršenja, kao i usklađenost sadržaja dokumenata sa zahtjevima zakona.

Bolje je dokumentirati sam proces revizije, kako kasnije, prilikom sastavljanja završnog izvješća, ne zaboravite ništa bitno.

Rezultati revizije kadrovske dokumentacije

Posljednji korak u provjeri dokumenata bit će izrada izvještaja koji će opisati trenutno stanje stvari, naznačiti problematična područja i mogući rizici. Također, izvješće obično daje preporuke kako otkloniti utvrđena kršenja zakona o radu i nedostatke, te obavještava o mogućim kaznama ako se prekršaji ne otklone (vidi na str. 45).

U slučaju revizije kadrovske dokumentacije pri smjeni vodstva kadrovske službe ili stručnjaka za vođenje kadrovskih evidencija, potrebno je dodatno sastaviti akt o prihvaćanju i ustupanju predmeta kojemu će se u prilogu nalaziti popis radne knjižice (sa naznakom punog imena vlasnika, serije i broja radne knjižice i priloga (ako ih ima)).

Zaključno, napominjemo da tijekom periodične revizije kadrovske dokumentacije, poslodavac ima priliku izbjeći sankcije regulatornih tijela - novčane kazne, suspenziju organizacije, kaznenu odgovornost. Osim toga, ako se revizija provodi unutar tvrtke, kadrovski radnici imaju priliku poboljšati svoje profesionalnoj razini pronalaženjem i ispravljanjem vlastitih pogrešaka.

I zapamtite, ispravno vođenje kadrovske evidencije ključ je uspješnog rješavanja sukoba sa zaposlenicima i regulatornim tijelima.

Revizija kadrovskih dokumenata uradi sam
Kadrovski dokumenti - to je dio aktivnosti upravljanja osobljem, gdje uvijek treba biti red.

Vođenje kadrovske dokumentacije u skladu s utvrđenim pravilima osigurava društvu zaštitu od novčanih kazni inspekcijskih tijela i od radnih sporova sa zaposlenicima. HR revizija uključuje stručna procjena ispravnost upravljanja kadrovskom dokumentacijom, uključujući analizu teksta određenog dokumenta radi usklađenosti s njegovim zahtjevima radnog zakonodavstva i procjenu rizika od izricanja sankcija tijekom inspekcija i u slučaju radnog sukoba. Kadrovska revizija utvrdit će koji dokumenti još nisu dostupni u HR odjelu, ali bi se trebali pojaviti, koji bi trebali biti dovršeni, a koji se mogu ostaviti nepromijenjeni.

Kada je potrebna verifikacija?

Poduzeća obično provjeravaju status kadrovskih dokumenata u sljedećim slučajevima:

Državni inspektorat rada ima značajne ovlasti za provjeru usklađenosti poslodavaca sa zahtjevima zakona o radu. Pa koje dokumente provjerava inspekcija rada? Reći ćemo vam u članku.

Najčešće inspekcija rada dolazi s provjerama pritužbi. Budući da ne postoji jasno utvrđen popis koji se može provjeriti, preporučamo da pripremite za provjeru sve dokumente koji se odnose na osoblje - ugovore o radu, razne odredbe (o naknadama, bonusima, dnevnoj rutini), narudžbe, radne knjižice, platnice, evidencije radnog vremena, isprave o plaćanju i obračun plaća, zaštita rada i tako dalje.

Glavna pitanja provođenja inspekcija odražavaju se u Zakonu o radu Ruske Federacije u poglavlju 57 „Državna kontrola (nadzor) i kontrola odjela nad poštivanjem radnog zakonodavstva i drugih regulatornih pravnih akata koji sadrže norme radnog prava (članci 353-368 Zakona o radu). Kodeks Ruske Federacije).

Prema pravilu utvrđenom zakonom, inspekcijski nadzori koje provode državni inspektori rada u organizacijama mogu biti zakazani i neplanirani (koji se pak dijele na dokumentarne i terenske). Postupak provedbe revizije utvrđuje se zakonom. Za početak radnji provjere i u prvoj i u drugoj opciji, potrebni su razlozi (razlozi, slučajevi).

Razlozi za provođenje izvanrednog inspekcijskog nadzora od strane inspekcije rada

• neisplata (kašnjenje) ili nepotpuna isplata plaća na vrijeme;
• utvrđivanje plaća u iznosu manjem od onog predviđenog radnim zakonodavstvom, odnosno ispod minimalne plaće;
• nepoštivanje od strane poslodavca uputa inspektora rada;
• primitak informacija o činjenicama kršenja radnog zakonodavstva, što je dovelo do pojave prijetnje od štete po život i zdravlje zaposlenika;
• pritužba radnika o povredi radnih prava;
• zahtjev radnika za provjeru uvjeta i zaštite rada na svom radnom mjestu;
• nalog čelnika inspekcije rada odn Federalna služba o radu, objavljen na temelju uputa Vlade Ruske Federacije, predsjednika Ruske Federacije ili tužitelja.

Žalbe i izjave koje ne dopuštaju identifikaciju osobe koja se obratila Rostrudu ili njegovom teritorijalnom tijelu, kao ni žalbe i izjave koje ne sadrže podatke o tim činjenicama, ne mogu poslužiti kao osnova za neplaniranu reviziju poslodavca.

Poslodavac se o provođenju izvanredne inspekcije obavještava od strane ovlaštene službene osobe Rostruda ili njegovog teritorijalnog tijela, kojemu je povjereno provođenje inspekcijskog nadzora, najmanje dvadeset četiri sata prije početka njegovog provođenja svim raspoloživim sredstvima.

Neplanirani inspekcijski nadzor kod poslodavca može se provesti u obliku dokumentarnog pregleda i (ili) očevida na licu mjesta.

Planirani nadzor inspekcije rada

Planirana revizija je moguća za svaku organizaciju i obavlja se jednom u tri godine.

Za njegovu provedbu dovoljno je imati osnove navedene u Saveznom zakonu od 26. prosinca 2008. br. 294-FZ:

• protekle su tri godine od datuma državne registracije poslodavca;
• proteklo je trogodišnje razdoblje od završetka posljednjeg zakazanog pregleda;
• poslodavac zapravo provodi svoje poduzetničku djelatnost u roku od tri godine (od dana podnošenja posebne obavijesti ovlaštenom tijelu).

Ova lista osnova je zatvorena, odnosno inspektori ne smiju imenovati druge razloge za provođenje zakazanih provjera poštivanja normi zakona o radu.

1. Provjera kadrovskih dokumenata.
2. Provjera sigurnosti obavljenog posla.

Provjera kadrovskih dokumenata

Prije svega, kada se pripremate za inspekcijski posjet, trebali biste provjeriti sastav dokumenata. Inspekciju rada će zanimati materijali vezani uz radne odnose i zaštitu na radu. Morate biti sigurni da su ti dokumenti u savršenom redu.

Kadrovski dokumenti koji će se provjeravati:

• dokumenti o osnivanju;
• kolektivni ugovor;
• svi papiri vezani za plaće;
• interni radni propisi;
• ugovora o radu (članak 57. Zakona o radu Ruske Federacije utvrđuje bitnim uvjetima sklapanje ugovora o radu);
• kadroviranje;
• satnice;
• radnog vremena zaposlenika koji rade na opasnim poslovima;
• platne liste;
• bolovanje;
• raspored odmora;
• osobne kartice;
• nalozi za imenovanje;
• radne knjižice;
• knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i uložaka u njih;
• propis o naknadama i bonusima;
• propis o zaštiti osobnih podataka.

Uredba Državnog odbora za statistiku od 5. siječnja 2004. br. 1 "O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegove isplate" utvrđuje oblik naloga, osobnih iskaznica, rasporeda godišnjih odmora, osoblja, radnog vremena i drugih dokumenata vezano za kadrovsko računovodstvo, obračun radnih sati i plaća. Apsolutno sva poduzeća, bez obzira na oblik vlasništva, dužna su se pridržavati ove uredbe. Postoji niz iznimaka za proračunske organizacije.

Provjera lokalne interne dokumentacije

Obuhvaća kolektivni ugovor, interni pravilnik o radu, pravilnik o plaćama i bonusima, pravilnik o zaštiti osobnih podataka, pravilnik o poslovnoj tajni. Navedeni dokumenti moraju biti u skladu sa zakonom, ne smiju se međusobno proturječiti i ne pogoršavati položaj zaposlenika poduzeća u odnosu na zakonska pravila.

Sve te dokumente treba usporediti s ugovorima o radu, često sadrže različite načine rada. Također je potrebno usporediti kadrovsku tablicu, Uredbu o plaćama i bonusima s ugovorom o radu, kako bi se isključili različitim sustavima nadnice i različiti datumi primanje plaće.

Provjera rasporeda godišnjih odmora

Treba osigurati da posljednjih godina svi zaposlenici su otišli na godišnji odmor, dok rasporedi godišnjih odmora nisu prekršeni, obratite pozornost na to kako je isplaćen godišnji odmor. Ako netko od zaposlenika nije dobio traženi iznos, učinite to odmah. Ne zaboravite da se mora odobriti najkasnije dva tjedna prije kraja kalendarska godina. Obratite pažnju da li je trajanje godišnjeg odmora suprotno zakonu. U slučajevima kada je netko od zaposlenika otišao na godišnji odmor ne prema rasporedu, potrebno je izvršiti promjene prema nalozima i izjavama zaposlenika.

Provjera platnog spiska

Inspektori će svakako obratiti pažnju na to kako plaća(po zakonu se mora plaćati dva puta mjesečno). U Pravilima interni propisi, kolektivni ugovori i ugovori o radu trebaju odražavati podatke o vremenu i mjestu isplate plaća.

Inspektori će obratiti pozornost i na veličinu plaće, ne zaboravite da ona ne smije biti niža statutarno minimum.

Ako se zaposleniku isplaćuju dodaci, bonusi, organizacija mora dokumentirati data činjenica. Također treba provjeriti jesu li svi otpušteni radnici isplaćeni.

Provjera informacija vezanih uz zaštitu rada

Svaki poslodavac mora svojim zaposlenicima osigurati sigurne uvjete rada. Oni su navedeni u dokumentima o zaštiti rada, čija je prisutnost neophodna u svakoj organizaciji. To mogu biti razne upute, dokumenti koji potvrđuju da su zaposlenici prošli obuku za zaštitu na radu. Dokumenti ove vrste trebaju biti dostupni, bez obzira na veličinu organizacije i broj zaposlenika.

Prilikom provjere sigurnosti obavljenog posla, inspektori gledaju na sljedeće uvjete:

• zahtjevi koji se odnose na obuku i poduku radnika;
• sigurnosne mjere tijekom rada;
• osiguravanje zaposlenika zaštitnom opremom;
• organiziranje i provođenje certificiranja radnih mjesta u smislu uvjeta rada (sada SAUT), kao i korištenje rezultata automatiziranog radnog mjesta (SAUT) za pružanje beneficija i naknada zaposlenicima, provođenje periodičnih liječničkih pregleda i sl.

Tijekom revizije, inspektori državne inspekcije rada, osim provjere potrebni dokumenti, može pregledati sve prostore poduzeća, postavljati pitanja osoblju, tražiti informacije koje nedostaju od odgovornih djelatnika.

Rok za inspekciju

Po opće pravilo rok za obavljanje zakazanog inspekcijskog nadzora ne može biti duži od 20 radnih dana, a za poslovnice ukupno razdoblje ne više od 60 radnih dana. Ako govorimo o malim poduzećima, onda za malo poduzeće i mikropoduzeće ovo razdoblje iznosi 50 sati, odnosno 15 sati. Ovi propisi se ne odnose na neplanirane inspekcijske preglede. Po potrebi se rok zakazanog očevida produljuje za 20 radnih dana (ali ne više), o čemu je potrebno obavijestiti poslodavca 3 dana unaprijed.

Sistematizirajte ili ažurirajte svoje znanje, steknite praktične vještine i pronađite odgovore na svoja pitanja u Računovodstvenoj školi. Tečajevi su razvijeni uzimajući u obzir profesionalni standard "Računovođa".

29 381 pregleda

Kako vas provjera ne bi iznenadila, morate jasno znati koje dokumente državni inspektorat rada i mirovinski fond Ruske Federacije mogu provjeriti i imati ih na raspolaganju. Budući da su razlozi za imenovanje inspekcijskih nadzora od strane poreznih tijela različiti (planirani nadzor poštivanja odredbi radnog zakonodavstva, provjera činjenica o nesrećama na radu, žalbe sindikalnih tijela, zaposlenika na kršenje zakona, primljene informacije iz provedba zakona), tada se popis dokumenata koje treba provjeriti može značajno razlikovati. Poduzeća bi također trebala provoditi vlastite revizije ljudskih resursa kako bi izbjegla probleme.

Inspekcija rada je glavno tijelo nadležno za osiguranje zaštite prava i sloboda iz rada, uključujući pravo na sigurne uvjete rada i osiguravanje poštivanja zakona i drugih podzakonskih akata od strane poslodavaca.

Inspekcija rada je glavno tijelo nadležno za osiguravanje zaštite prava i sloboda iz rada, uključujući pravo na sigurne uvjete rada i osiguravanje usklađenosti poslodavaca sa zakonom i drugim podzakonskim aktima.

U vezi s dodijeljenim zadaćama definiraju se glavne ovlasti. Federalna inspekcija rada provodi inspekcijske nadzore, izvide, izdaje obavezne naloge za otklanjanje prekršaja, sastavlja protokole o upravnim prekršajima u granicama svojih ovlasti, priprema druge materijale (dokumente) o privođenju počinitelja pravdi u skladu sa saveznim zakonima i drugim propisima. pravni akti Ruske Federacije itd. .

Ako inspektori otkriju kršenja u organizaciji, tada se može kazniti voditelj, glavni računovođa i voditelj kadrovskog odjela. Ako je službena osoba već kažnjena za sličan upravni prekršaj, može se izuzeti od jedne do tri godine sukladno čl. 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Osim toga, mogu se izreći sankcije entiteta. Odbijanje i protivljenje inspekcijskom nadzoru kažnjivo je u skladu sa sankcijama iz čl. 19.4 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Kršenje radnog zakonodavstva također može rezultirati obustavom aktivnosti organizacije do 90 dana.

Kazne: upravna odgovornost poslodavca

Poslodavac može snositi administrativnu odgovornost u sljedećim slučajevima:

• ometanje aktivnosti državnih inspektora rada, posebno nepoštivanje njihovih uputa, korištenje prijetnje nasiljem ili nasilnih radnji protiv samih inspektora (članak 363. Zakona o radu Ruske Federacije). Na temelju čl. 19.4 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, nepoštivanje zakonite naredbe ili zahtjeva službenika tijela koje vrši državnu kontrolu, kao i ometanje obavljanja službenih dužnosti od strane ovog službenika, podrazumijeva upozorenje ili izricanje upravne novčana kazna službenicima;
• povreda zakonom utvrđenog postupka za prikupljanje, pohranu, korištenje ili širenje informacija o građanima (osobni podaci). Za ove prekršaje predviđena je sankcija u vidu upozorenja ili izricanja administrativne novčane kazne službenim osobama;
• neprihvaćanje, odlukom tijela koje je razmatralo slučaj upravnog prekršaja, mjera za otklanjanje uzroka i uvjeta koji su doprinijeli počinjenju upravni prekršaj. Ovdje dužnosnici podliježu takvoj mjeri kao upravna kazna;
• nedostavljanje ili neblagovremeno podnošenje u Vladina agencija informacije koje su zakonom predviđene i potrebne za provedbu legitimne djelatnosti ovog tijela, kao i prijenos informacija službenicima i inspektorima u nepotpunom ili iskrivljenom obliku. U ovom slučaju, administrativna kazna se odnosi ne samo na službene osobe, već i na pravne osobe.

Provjera u tvrtki: potrebni razlozi

Razlozi za imenovanje inspekcijskih nadzora od strane inspekcije mogu biti:

• planove rada za praćenje poštivanja odredbi zakona o radu;
• činjenice o nesrećama na radu;
• žalbe sindikalnih tijela, zaposlenika ili drugih osoba o činjenicama kršenja odredbi zakona o radu, druga pitanja koja su u nadležnosti savezne inspekcije rada;
• informacije dobivene od agencija za provođenje zakona.

Planirana revizija se provodi najviše jednom u dvije godine. Ako je poduzeće malo poduzeće, revizori nemaju pravo revizije njegovih aktivnosti u roku od 3 godine od dana . Obično se revizija prijavljuje jedan ili dva dana prije početka, osim kada ta informacija, po mišljenju inspekcije, može naštetiti rezultatima revizije i omogućiti tvrtki da se brzo sakrije. Također, zakazana inspekcija može biti sveobuhvatna, kada je određeno područje aktivnosti organizacije u vezi s poštivanjem Zakona o radu Ruske Federacije podvrgnuto dubinskoj studiji.

Treba obratiti pozornost na probleme s provjerom. Inspektori ne mogu ići dalje od svojih granica. Primjerice, ako je predmet provjere obračun i isplata plaća, onda provjerite dokumente koji se odnose na otpuštanje zaposlenika, kontrolora.

S tim u vezi, prije svega, potrebno je utvrditi cijeli popis dokumenata koji se mogu provjeriti. Jedinstveni zajednički popis dokumenata koji bi trebao biti u svakoj organizaciji nije utvrđen zakonom. Različiti pravni akti upućuju na potrebu vođenja određenih časopisa, naredbi i drugih dokumenata. S tim u vezi, a ovisno o djelatnosti kojoj tvrtka pripada, potrebno je sastaviti popis dokumenata koji, sukladno zakonskim aktima, moraju biti u organizaciji.

Revizija organizacije: koji se dokumenti mogu provjeriti

Dokumenti se mogu podijeliti u sljedeće vrste:

• Pojedinačni lokalni propisi (vidi tablicu 1);
• Obvezni lokalni akti organizacije (vidi tablicu 2);
• Lokalni propisi odobreni uzimajući u obzir mišljenje sindikalnog odbora (vidi tablicu 3).

stol 1

Pojedinačni lokalni propisi

Sažmi emisiju

tablica 2

Obvezni lokalni akti organizacije

Sažmi emisiju

Tablica 3

Lokalni propisi odobreni uzimajući u obzir mišljenje sindikalnog odbora

Sažmi emisiju

Sistematizacija informacija: kako organizirati tijek rada

Prema izjavama zaposlenika o povredi njihovih prava (namet disciplinski postupak, nezakoniti otkaz) mogu se tražiti i sljedeći dokumenti:

• sporazum o kolektivnoj odgovornosti (članak 245. Zakona o radu Ruske Federacije);
• sporazumi o punoj individualnoj odgovornosti (članak 244. Zakona o radu Ruske Federacije);
• propis o zaštiti poslovne tajne;
• propis o prilagodbi radnika;
• propis o postupku polaganja probnog rada;
• pravilnik o certificiranju radnika.

poseban pozornost treba posvetiti sistematizaciji podataka o kadrovskoj evidenciji . U tu svrhu preporuča se vođenje sljedećih časopisa u institucijama i organizacijama:

u našem slučaju:

• registar izdavanja radnih knjižica. Potreba za njezinim održavanjem uvjetovana je pravom radnika da traži isprave u vezi s radom, kao i obvezom izdavanja radne knjižice na dan otpuštanja radnika. U slučaju sporne situacije, poslodavac će radniku moći potvrditi izdavanje radne knjižice;
• registar ugovora o radu. Posebno korisno u slučaju veliki broj primljenih djelatnika, kao i prilikom sklapanja ugovora o radu na određeno vrijeme, kako biste mogli pratiti njihove datume isteka. To je potrebno u vezi sa zahtjevom utvrđenim čl. 79 Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem zaposlenik mora biti upozoren na prestanak ugovora o radu na određeno vrijeme zbog njegovog isteka najmanje tri kalendarskih dana prije otpuštanja. U suprotnom, uvjet o hitnosti ugovora o radu postaje nevažeći i ugovor o radu se smatra sklopljenim na neodređeno vrijeme (članak 58. Zakona o radu Ruske Federacije);
• registar naloga za osoblje. Potrebno je točno zabilježiti serijske brojeve personalnih naloga. Ovisno o broju zaposlenika tvrtke, možete voditi jedan dnevnik za sve naloge (primanje, prijenos, otpuštanje i sl.) ili svaku vrstu naloga registrirati u zasebnom dnevniku;
• časopis za upoznavanje s lokalnim propisima. Potreba za njegovim održavanjem proizlazi iz čl. 68 Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem poslodavac mora upoznati zaposlenika s lokalnim propisima uz potpis pri zapošljavanju i prije potpisivanja ugovora o radu;
• dnevnik sigurnosnih brifinga u skladu s odjeljkom 10. Zakona o radu Ruske Federacije;
• dnevnik zaposlenika koji su prošli obvezni liječnički pregled sukladno čl. 69 Zakona o radu Ruske Federacije.

Nakon provedenog usklađivanja dokumenata, provjerava se kvaliteta izrade postojećih u smislu zakonskih uvjeta.

Dakle, revizori će provjeriti održavanje u organizaciji primarnu dokumentaciju o računovodstvu osoblja, računovodstvu korištenja radnog vremena i obračunima s osobljem za plaće. Pri čemu potrebni dokumenti moraju biti u skladu s jedinstvenim obrascima odobrenim Uredbom Državnog odbora za statistiku Rusije od 6. travnja 2001. br. 26 (osobne iskaznice zaposlenika, kadrovski nalozi (pri zapošljavanju, premještaju, na godišnjem odmoru, pri otkazu, na službenom putu, o poticajima i sl.), kadrovski raspored, satnica, obračun plaća i plaća itd.).

Treba napomenuti da tvrtka možda nema neke od gore navedenih dokumenata, npr. opis posla, a radne obveze mogu biti uključene u odredbe ugovora o radu.

Također možete istaknuti neke specifičnosti vođenja pojedinačnih dokumenata. Dakle, ako organizacija ima zaposlenike s neredovitim radnim vremenom, potrebno je sastaviti popis radnih mjesta takvih zaposlenika. Ako ugovor o radu sadrži odredbu o čuvanju poslovne tajne od strane radnika, onda mora postojati odredba o zaštiti te tajne. Istodobno, popis podataka koji čine poslovnu tajnu mora biti jasno definiran, a zaposlenici moraju biti upoznati s tim podacima uz potpis. Interni pravilnik o radu je obvezni dokument, ali može biti aneks kolektivnog ugovora

Raspored godišnjih odmora izrađuje se dva tjedna prije nove kalendarske godine. Svi zaposlenici organizacije trebaju biti upoznati s tim. Često se događa da se zaposlenici zbog raznih okolnosti zapravo ne odmaraju prema rasporedu, međutim raspored na papiru ostaje nepromijenjen, a zaposlenicima se u radnom listu daju radni dani. Ove prekršaje mogu otkriti i inspektori. S tim u vezi, ako se raspored ne poklapa sa stvarnim ostatkom zaposlenika, preporučljivo je poduzeti prijave zaposlenika o izmjenama rasporeda i okolnosti prijenosa godišnjeg odmora te izvršiti izmjene rasporeda. O vremenu početka godišnjeg odmora zaposlenik se također mora obavijestiti uz potpis najkasnije dva tjedna prije početka godišnjeg odmora. Odsustvo se mora odobriti u skladu s nalogom. Neće biti suvišno uzeti potvrdu od honorarnog radnika da je otišao na godišnji odmor na svom glavnom poslu.

Uobičajeno je da inspektori zahtijevaju da svaki list ugovora o radu sadrži potpise radnika i poslodavca. U praksi se to često ne radi. Poslodavcu je zgodno da se ugovor o radu jednostavno zapečati spajalicom. Listovi takvog sporazuma mogu se lako zamijeniti. Ugovor koji nije potpisan na svakom listu, naravno, priznat će se kao uredno sklopljen, jer zakon ne sadrži zahtjev da svaki list ugovora potpišu obje strane. Istodobno, ustaljena praksa potpisivanja građanskih ugovora ukazuje na svrsishodnost takvog dokumenta. Ova praksa se često prenosi na radne odnose.

Treba napomenuti da se kršenja zakona odnose upravo na plaćanja (nepružanje dodatna plaćanja u svezi s radom vikendom i praznicima, neisplata bonusa, isplata naknada).

U nekim tvrtkama zaposlenici dobivaju slobodno vrijeme za prekovremeni rad, a ne novčana nagrada, što predstavlja povredu čl. 54, 55, 88, 89 i 90 Zakona o radu Ruske Federacije, a mogu ih provjeriti i inspektori.

U slučaju prijava inspekciji rada o kašnjenju plaća, pogrešnom obračunu isplata, inspektori će od vas svakako tražiti da dostavite naloge, izvode iz osobnog računa, isplatne dokumente koji će im omogućiti da utvrde vrijeme isplate pri otkazu ili odmor. Zapamtite da je organizacija dužna izračunati zaposlenika na dan otpuštanja, a na odmoru -. Ako se iz nekog razloga prekrše rokovi propisani zakonom, zaposlenici će morati isplatiti plaće s kamatama u iznosu od najmanje 1/300 stope refinanciranja Središnje banke Ruske Federacije za svaki dan kašnjenja u skladu s čl. . 236 Zakona o radu Ruske Federacije. Za kršenje uvjeta plaćanja - kao sprječavanje recidiva - revizori mogu kazniti čelnika tvrtke ili glavnog računovođu u iznosu od 1.000 do 5.000 rubalja. (članak 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Pitanje certificiranja radnih mjesta može privući pozornost inspektora u slučaju nesreće u poduzeću. Sva radna mjesta dostupna u organizaciji podliježu certificiranju radnih mjesta u smislu radnih uvjeta. Podrazumijeva ocjenu radnih mjesta u smislu higijenskih pokazatelja, u smislu sigurnosti od ozljeda i opskrbe radnika osobnom zaštitnom opremom. Ova se certifikacija mora provesti najmanje jednom svakih pet godina. Dokumenti o atestiranju radnih mjesta čuvaju se u organizaciji 45 godina. Za svakoga radno mjesto treba izraditi kartu atestiranja radnog mjesta.

Sadržaj lokalnih propisa o radnička prava i dužnosti, treba znati svakom zaposleniku. S obzirom dokumentiranje lokalnim propisima, prije svega treba obratiti pažnju na činjenicu da, kao pisani dokument, akt koji se proučava ima određene zahtjeve u pogledu oblika, jezika, stila prezentacije, strukture i sadržaja, dostupnosti relevantnih detalja (datum donošenja, broj, naziv, registracija i sl. .), regulirana je zahtjevima uredskog rada i mjesnim propisi, donesen na centraliziran način nalogom za poduzeće (organizaciju). Dokumenti moraju biti međusobno usklađeni.

Složena pitanja revizije: sudska praksa

Važno je poštivati ​​povjerljivost osobnih podataka. Propis o tajnosti osobnih podataka u organizaciji je dokument kojim se utvrđuju temeljna pravila zaštite podataka koji čine osobne podatke zaposlenika. Pravila utvrđuju norme i zahtjeve koji se moraju ispuniti. Potreba za stupanjem na snagu ovog dokumenta proizlazi iz sadržaja pogl. 14 Zakona o radu Ruske Federacije. Ovaj dokument prvenstveno treba osigurati zaštitu osobnih podataka zaposlenika organizacije u svim fazama procesa statutarnog djelovanja određene organizacije, uključujući i one neautomatizirane. U odluci Devetog žalbenog arbitražnog suda od 7. lipnja 2006., 14. lipnja 2006. br. 09AP-4259 / 2006-AK u predmetu br. A40-8448 / 06-119-84, suci su naveli da poslodavac mora stvoriti tehničke uvjete za zaštitu osobnih podataka zaposlenika od njihove zlouporabe, posebno osigurati poseban tretman pristup prostorijama u kojima se pohranjuju relevantni podaci, opremiti mjesta za njihovo pohranjivanje, isključujući neovlašteni pristup informacijama i sl.

Također treba obratiti pozornost na reguliranje pitanja različitih plaćanja, uključujući poticajna i kompenzacijske isplate, utvrđene lokalnim propisima. Primjer je Odluka Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 26. siječnja 2005. br. 16141/04. Prema Vrhovnom arbitražnom sudu Ruske Federacije, ni norme dnevnica niti postupak njihovog utvrđivanja u odnosu na porez na dohodak nisu definirani zakonodavstvom o porezima i pristojbama: opći postupak za utvrđivanje takvih normi i ograničavanje njihove veličine predviđeni su samo radnim zakonodavstvom . Prema čl. 168 Zakona o radu Ruske Federacije u slučaju slanja na Poslovni put poslodavac je dužan radniku nadoknaditi dodatne troškove vezane uz život izvan mjesta prebivališta (dnevnice). Trenutno, zbog velikog prelaska poslodavaca na sustav isplate plaća putem bankovnih računa (kartica), potrebno je ugovorom o radu predvidjeti uvjet takve isplate. U protivnom će svi novoprimljeni zaposlenici morati uzeti pismenu suglasnost za prijenos plaća na svoj kartični račun. Zakonom o radu utvrđeno je da se plaća radniku isplaćuje najmanje svakih pola mjeseca na dan utvrđen pravilnikom o radu, kolektivnim ugovorom,.

Statistički podaci jasno pokazuju da su pogreške poslodavaca u pitanjima zaštite na radu vrlo česte i da dominiraju među ostalim prekršajima. Posebno treba napomenuti da svi navedeni dokumenti moraju biti uredni, bez obzira na to kako se zapravo odvijao odnos između poslodavca i radnika.

Fusnote

Sažmi emisiju

Razlozi za pokretanje revizije rada kadrovskog odjela mogu biti različiti, na primjer, promjena kadrovskog službenika ili uprave, priprema za reviziju GIT-a. Istodobno, sam postupak mogu provoditi i tvrtke ili stručnjaci trećih strana i samostalno. Ako se odluka donese u korist druge opcije, potrebno je proučiti važna pitanja: koje materijale prikupiti, što provjeriti i općenito, kako provesti reviziju osoblja. Štoviše, revizija se mora provesti kvalitetno, jer je tvrtka odgovorna za pogreške kadrovskog službenika ili službenika novcem, što znači i dijelom dobiti.

Glavna pitanja

Provođenje kadrovske revizije je procjena aktivnosti cijelog kadrovskog odjela ili određenog područja. Prije pokretanja postupka morate odlučiti koja je vrsta provjere potrebna: sveobuhvatna ili selektivna.

Ako postoje pritužbe na rad određenog odjela kadrovskog odjela, možete se ograničiti na slučajnu provjeru, odnosno trebate provjeriti samo rad ovog odjeljka. Ako je razlog revizije promjena vodstva ili nadolazeća zakazana inspekcija Državne inspekcije rada, trebate provjeriti rad cijelog kadrovskog odjela.

Također morate shvatiti što provjeriti:

• ispravnost vođenja evidencije;
• raspored okvira.

Provjera usklađenosti osoblja s potrebama tvrtke prilično je ozbiljan postupak koji zahtijeva veliku pozornost. Postupak za provođenje takve provjere objavljen je u zasebnoj publikaciji, ali ovdje ćemo detaljno razmotriti kako točno provjeriti kadrovske dokumente na njihovu usklađenost sa zakonima.

Gdje početi

Polazna točka kadrovske revizije je izdavanje naloga( ). U redu
imperativ je identificirati zadatke revizije (selektivne ili sveobuhvatne), trajanje i sastav komisije. Komisija mora uključivati:

• kadrovski službenik (i načelnik OK, ako postoji takva stožerna jedinica);
• odvjetnik
• računovođa;
• predstavnik uprave.

Nakon izvršenja naloga, algoritam revizije će se sastojati od tri faze:

• izbor metodoloških i pravnih dokumenata;
• provjera dostupnosti obveznih dokumenata i predmeta;
• oblikovanje izvješća.

Biramo nastavne materijale

Da biste započeli test, morate se pripremiti regulatorni okvir: zakoni i akti koji uređuju vođenje kadrovske evidencije (ispravno izvođenje dokumentacije o osoblju). Popis mora uključivati trenutne verzije:

• Zakon o radu;
• Uredbe Ministarstva kulture br. 558 (o uvjetima skladištenja);
• Uredba Vlade broj 225 (o radnim knjižicama);
• Uredba broj 69 (uputa za izradu radnih knjižica).

Taj se posao može povjeriti odvjetniku tvrtke, a aktualne verzije pravnih akata nalaze se na web stranici SPS Consultant+.

Provjera poslovnih dokumenata

Da biste utvrdili dostupnost i stanje dokumenata, potrebno je sastaviti izjavu, u
koji će onda metodički morati unositi podatke. Naslovna stranica izjave treba sadržavati:

• naslov (“Provjerni list za kadrovske dokumente”);
• osnova (detalji narudžbe);
• sastav komisije;
• razdoblje revizije.

Tijelo samog iskaza mora biti oblikovano kao tablica s nazivima stupaca:

• "serijski broj";
• "Nedostaje dokument";
• “Dokument je tu, ali ga treba promijeniti”;
• "Dokument je u skladu sa zakonom."

Važno

Podaci o osobnim dokumentima unose se u izjavu u odnosu na svakog zaposlenika, na primjer 1. Ugovor o radu Ivanova I.I., 2. Ugovor o radu Petrov P.P. itd.

Sve dokumente koji bi trebali biti u OK slučajevima potrebno je unijeti u izjavu:

Popis dokumenata

• ugovori o radu, sporazumi, ugovori i dodatni ugovori uz njih;
• radne knjižice;
• popunjavanje osoblja;
• knjiga ili dnevnik obračuna kretanja radnih knjižica;
• raspored odmora;
• satnica;
• osobne kartice;
• nalozi za posao;
• nalozi za premještaje, otkaz;
• zapovijedi o disciplini, na službenim putovanjima, odmorima;
• nalozi za osnovne djelatnosti (u vezi s OK);
• Osobne stvari;
• izjave zaposlenika (mogu se podnijeti uz naloge);
• pravila unutarnjeg reda;
• odredbe: o plaćanju, o poslovnoj tajni, o zaštiti osobnih podataka;
• upute o zaštiti na radu;
• časopisi upoznavanja s LNA;
• kolektivni ugovor (ako postoji);
• opis poslova (ako obveze nisu izravno navedene u ugovorima);
• popis radnih mjesta zaposlenika s nepunim radnim vremenom;
• raspored smjena;
• ugovori o odgovornosti (timski, individualni).

Osim dokumenata, OK datoteke moraju sadržavati zapisnike registracije:

• obrasci radnih knjižica i priloga;
• računovodstvene provjere;
• ugovori o radu;
• nalozi za osoblje i za osnovne djelatnosti;
• izjave.

Svaki dokument mora se provjeriti u skladu sa zakonom, na primjer:

• da li su obvezni uvjeti uključeni u ugovore, visina plaće nije niža od minimalne plaće, je li zaprimljena kopija;
• jesu li svi osobni dokumenti i nalozi potpisani;
• jesu li radne knjižice ispravno popunjene;
• jesu li dnevnici za registraciju prošiveni i zapečaćeni;
• poštuju li se rokovi čuvanja dokumenata i sl.

Popunjenu izjavu moraju potpisati svi članovi povjerenstva., a na temelju rezultata njegovog završetka sastavlja se izvješće.

Izrada izvještaja

Završna faza kadrovske revizije je izrada izvješća. Sastavljen je u slobodan oblik i može sadržavati elemente strukture:

• naziv i datum dokumenta;
• informacije o statusu kadrovskih dokumenata (u redu ili postoje nedostaci);
• podaci o uočenim nedostacima (ukratko);
• preporuke koje ukazuju na sankcije u slučaju nepoduzimanja radnji (vidi uzorak ovdje).

Primjerak izjave prilaže se izvješću.

važno

Ako je razlog revizije bila promjena kadrovskog službenika, izjava se može koristiti kao prilog aktu o prihvaćanju i prijenosu predmeta, što će uvelike pojednostaviti ulazak novog zaposlenika na radno mjesto.

Konačno savjet : ako se odluči redovito provoditi takve provjere, moguće je izraditi i odobriti propis ili uputu, u kojem se fiksiraju osnovna pravila o tome kako provesti reviziju osoblja, redovitost revizije i algoritam.